Композиционно – языковые особенности деловых бумаг и рекламы.

Язык служебных документов имеет некоторые особенности:

а) резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств;

б) высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Рассмотрим эти особенности:

1. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок.

Основная задача составителя документа – предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказывается, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных слов и фразеологических оборотов в деловой речи не допустимо. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме).

Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

1. Другая важнейшая особенность деловой речи – высокая частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Например, абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеет более сложную грамматическую организацию.

Главная причина этого явления сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

В документах не допускается:

а) использование неологизмов, если они не имеют терминологического смысла.

б) при использовании терминов искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов:

служебное письмо – составляется (не пишется) и направляется (не посылается);

выговор – объявляется;

порицание - устанавливается.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких гитампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением); в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономики).

Подобные выражения нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации. Ту же роль играют так называемые канцеляризмы слова типа исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), мало употребляемые в других стилях языка.

Некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1 Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) – определенно личные:

В целях … необходимо выделить …,

В случае … придется сократить …,

Приказываю …, Обращаем Ваше внимание …

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определенными, условными, причины и цели. Придаточные места и времени малоупотребительны.

1 Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:

а) распространенностью предложений:

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

б) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более).

в) используются причастные обороты и обособленные дополнения.

Деепричастные обороты встречаются редко, представляют устойчивые конструкции типа «исходя из…»; «принимая во внимание …»; «учитывая, что…».

1 Активное использование страдательных конструкций типа «представляется возможность…», «комиссией было обнаружено…» и безличных форм, хотя в целом документ составляется как правило от третьего лица.

2 Использование нетипичных для других языковых стилей способов слово изложения, например, развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как «закончить строительство», «принять с хорошим качеством», «передать по принадлежности».

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка – и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т.е. особый функциональный стиль.

В унифицированную систему организационно - распорядительной документации входит комплект государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы акта, делового письма, докладной записки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объяснительной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решение устава и др.

Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности распоряжения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, разные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.

Элементы содержания – это структурные части основного текста: обращение, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.

Фома документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ, как правило, имеет стандартную форму и составляет в строгом соответствии с типовым формулярам, принятым для документов данной разновидности.

В соответствии с ГОСТ 6.39 – 72 формуляр – образец устанавливает следующий состав реквизитов и их расположение:

1) Государственный герб;

2) Эмблема организации (или предприятия);

3) Изображение наград;

4) Код организации по классификатору предприятий и организаций;

5) Код документа по классификатору управленческой документации;

6) Наименование министерства или ведомства;

7) Наименование учреждения, организации или предприятия;

8) Наименование структурного подразделения;

9) Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, номер телефона, факса, номер расчетного счета в банке;

10)Название вида документа;

11)Дата;

12)Индекс;

13)Ссылка на индекс и дату входящего документа;

14)Место составления или издания;

15)Гриф ограничения или доступа к документу;

16)Адресат;

17)Гриф утверждения;

18)Резолюция;

19)Заголовок к тексту;

20)Отметка о контроле;

21)Текст;

22)Отметка о наличии предложения;

23)Подпись;

24)Гриф согласования;

25)Визы;

26)Печать;

27)Отметка о заверении копии;

28)Фамилия исполнения и номер его телефона;

29)Отметка об исполнении документа;

30)Отметка о переносе данных на машинный носитель;

31)Отметка о поступлении.

В типовом формуляре закрепляются:

1 Состав обязательных элементов оформления документа, обеспечивающий его юридическую и практическую полноценность.

2 Логическая система документа, т.е. такое взаимное расположение его частей, которое дает наибольшие удобства в работе с документом. Например. В бланках писем печатают:

1. эмблему учреждения (если она имеется);

2. наименование ведомства;

3. наименование структурного подразделения;

4. наименование организации;

5. адрес, номер телефона, телеграфный шрифт, номер телетайпа, номер расчетного счета в банке;

6. ограничительные линии для полей, индекс, даты, ссылки на номер и дату;

7. трафаретные части текста.

Каждый реквизит имеет строго установленный состав сведений и место их расположения.

Стандартизация формы значительно упрощает работу с массовой документацией – ее составление, оценку, обработку и т.д. Напротив, нарушение требований, предъявляемых к документу типовым формуляром, существенно осложняет работу. Так отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы.

Отсутствие нужного адреса или ссылки на другие документы нередко требует наведения справок, а это неизбежно ведет к затрате времени, сил и средств.

Неправильное расположение обусловленного типовым формуляром материала очень затрудняет использование документа.

Сияние исходит на подготовленную почву,

озарению всегда предшествует труд.

Р. Гамзатов

Тема: Культура публичной речи.

Терминологический словарь:

1. Аргумент –(лат. arqumentum) – логический довод, служащий основанием доказательства.

2. Гипотеза (греч. hipothesis – основание, предположение) – научное предположение, выдвигаемое для объяснения какого-либо явления и требующее проверки на опыте и теоретического обоснования для того, чтобы стать достоверной научной теорией.

3. Оратор (лат.orare – говорить) – тот, кто произносит речи и обладает даром красноречия.

4. Риторика (греч.rhetorike – искусство красноречия) – теория выразительности речи, красноречия, ораторского искусства.

5. Синоним (греч. synonymos – одноименный). Слова, близкие или тождественные по своему значению, но различающиеся оттенками значения или стилистической окраской.

6. Тема – то, о чем говорится в тексте.

7. Композиция – закономерное, мотивированное содержание и замыслом расположение всех частей выступления и целесообразное их соотношение, система организации материала.

8. Термин – (лат. Terminus – предел, граница, пограничный знак.) – слово или словосочетание, точно обозначающее какое – либо понятие, применяемое в науке, технике, искусстве.

9. Формы речи – разновидности речи, различающиеся внешними средствами выражения высказывания (устная и письменная формы речи).

10.Этика – это учение о морали, система норм нравственного поведения.

11.Этикет – установленный, принятый обществом порядок поведения, отраженный в речевых формах.

12.Публичная речь – это общественно значимое, социально обусловленное выступление.