Функции документа

Слово «функция» означает обязанность, круг деятельности, назначение, роль. Любой документ выполняет несколько функций, при его создании могут преследовать несколько целей, и он может использоваться для решения нескольких задач.

Различают общие и частные функции документа [45]. К общим относят функции, которые документ выполняет независимо от воли создавшего его человека и которые возникают в момент запечатления в документе информации. К частным относят функции документа, для выполнения которых его целенаправленно составляют.

Общие функции документа

1. Социальная функция

Документ создает человек и для человека, что сразу подчеркивает его социальную природу («социальный», от латинского socialis — общественный, связанный с жизнью и отношением людей в обществе).

Конкретный документ создают в определенной социальной среде, он отражает социальные процессы, происходящие в обществе, и сложившиеся в нем социальные отношения. Отдельные виды документов сами активно воздействуют на формирование этих отношений (конституции, законодательные акты, уставы, положения, отношения, договоры между гражданами или гражданином и государством и т.д.).

2. Функция закрепления информации

Человек фиксирует (закрепляет) информацию в документе прежде всего для того, чтобы иметь возможность вернуться к ней спустя какое-то время или передать ее на расстояние. Все, что не задокументировано (не записано, не сфотографировано и т.д.), не может быть сохранено.

3. Коммуникативная функция

С помощью коммуникативной функции документа (передачи информации в пространстве) осуществляются все информационные связи общества: вертикальные (от управляющих органов к управляемым, и наоборот, от нижестоящих к вышестоящим) и горизонтальные (между отдельными организациями и гражданами). Человечество постоянно ищет способы наиболее быстрой реализации коммуникативной функции: самый быстроходный гонец, фельдъегерская тройка, телеграф (телеграмма), телефон (телефонограмма), радио (радиограмма), факс, и, наконец, электронная почта.

4. Функция сохранения информации

Закрепив информацию, документ позволяет сохранить ее для передачи не только в пространстве, но и во времени (на годы, века и даже тысячелетия). Некоторые документы используют единожды или неоднократно в текущей деятельности. Но лишь очень небольшую часть документов в силу ценности отраженной в них информации бережно хранят постоянно, и для ее хранения создают специальные архивы. Архивные документы выполняют функцию исторического источника и позволяют при их ретроспективном анализе восстановить события прошедших лет и минувших эпох.

5. Культурная функция

Документ может выполнять культурную функцию, отражая культурные нормы, сложившиеся в обществе, и передавая от поколения к поколению накопленное культурное наследие: традиции, нравственно-этические нормы и т.д.

Частные функции документа

1. Управленческая функция

Подавляющую часть документов создают именно в сфере управления. Их составляют для решения различных управленческих задач. С помощью организационных документов (уставов, положений, инструкций, правил и т.д.) строят систему управления предприятием. Через издание распорядительных документов (приказов, распоряжений, постановлений и т.д.) управленческие решения доводят до сведения исполнителей. Посредством документов идет обмен информацией о состоянии дел на предприятии (отчетные, плановые, первичные учетные документы, информационно-справочные документы: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы).

После передачи и использования информации, а также исполнения сформулированных в документе поручений, управленческая функция документа исчерпывается, и он переходит в стадию хранения, оставаясь свидетельством деятельности предприятия и выполнения его обязательств.

2. Правовая функция

Правовая функция документа заключается в установлении и закреплении правовых норм и правоотношений в обществе и является одной из наиболее ранних и востребованных функций документа. К документам, выполняющим правовую функцию, относят, например:

• правовые акты органов власти и управления: законы, указы, постановления и др.;

• нормативные акты организаций и предприятий, которые влекут за собой определенные юридические последствия;

• договоры: международные и межгосударственные, между организациями, между гражданами и организациями (например трудовые), между частными лицами;

• документы, удостоверяющие личность (паспорта, удостоверения), дипломы об образовании, различные справки.

Для таких документов их правовая функция самая главная, их оформляют с особой тщательностью, учитывая их юридическую значимость. Но многие другие документы предприятия при необходимости могут выполнять правовую функцию, выступая доказательством какого-либо факта, события, явления.

3. Учетная функция

Учетная функция — одна из древнейших функций документа. Например, человек всегда хотел знать размеры принадлежащего ему имущества, а повелитель страны с древнейших времен хотел знать, судьбами скольких людей он может распоряжаться.

Документы, выполняющие учетную функцию, обычно содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах (первичные учетные документы, бухгалтерские, различные регистрационные журналы). Эти документы в настоящее время почти все представлены унифицированными формами, многие из которых предназначены для компьютерной обработки.

Иногда дополнительно выделяют следующие частные функции документа:

• познавательная (способность документа служить средством получения и передачи знаний);

• организационная (с помощью документа воздействуют на людей для организации и координации их действий);

• воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус);

• гедоническая (способность документа служить средством отдыха и развлечения) и т.д.

Таким образом, документ всегда полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций. Одни из них — общие, присущие любому документу. Частными функциями документ целенаправленно наделяет при его создании человек. Выполнив эти функции, документ затем их утрачивает, продолжая выполнять общие функции.

4. ТИПОЛОГИЯ И КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В п. 1.1 рассмотрена классификация документов по способу фиксации и представления информации. В основу их классификации могут быть положены и другие характеристики управленческих документов [35; с. 97—102].

По происхождению документов различают личные документы (личная переписка, мемуары, дневники), которые создают вне служебной или общественной деятельности человека, и официальные документы, создаваемые юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением этих документов в установленном порядке.

В зависимости от отношения к аппарату управления различают входящие (поступившие в организацию), исходящие (созданные в организации и отправленные внешним адресатам) и внутренние (создаваемые и используемые внутри организации) документы.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые (содержат изложение одного вопроса) и сложные (включают несколько вопросов).

По ограничению доступа выделяют секретные документы, документы для служебного пользования (ДСП) и несекретные (простые). Работа с секретными документами осуществляется по особой технологии и требует специального разрешения.

По способу изложения текста индивидуальные документы отличаются от типовых и трафаретных. Создание индивидуальных документов связано с нестандартной управленческой ситуацией, поэтому содержание их текста оригинально.

Типовые документы используют для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций и составляют на основе образца (например, типовые инструкции, договоры, письма).

В трафаретных документах, например анкетах или справках, текст содержит заранее подготовленные стандартные фразы или их части и пропуски для заполнения переменной информацией.

Использование трафаретов и типовых документов сокращает время подготовки документов и повышает их качество.

По степени подлинности документы делят на подлинники (оригиналы), копии, дубликаты.

Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, называют подлинным (аутентичным) документом. Синоним подлинника — оригинал.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа, все его реквизиты и внешние признаки. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Копии могут воспроизводить весь документ или его часть (выписка). Все копии должны быть официально заверены.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая пометкой «Дубликат».

По срокам хранения документы делят на документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяют на управленческие, научные, технические, производственные и т.д.