Официально-деловой стиль. Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.

Основная задача официально-деловой письменной речи – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

Итогом документирования является создание документа. Любой документ выполняет общие и специальные функции.

К общим функциям относятся:

· Информационная – любой документ создаётся для сохранения информации.

· Социальная – документ является социально значимым объектом, так как порождён той или иной социальной потребностью.

· Коммуникативная – документ выступает в качестве средства связи (например, между учреждениями).

· Культурная – документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Среди специальных функций выделяют:

· Управленческую – документ является инструментом управления (этой функцией наделены управленческие документы – отчётные, организационно-распорядительные и т.д.).

· Правовую – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе (это законодательные и правовые нормативные акты, документы, приобретающие правовую функцию на время).

· Функцию исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции определяют группы документов:

1. Организационно-распорядительные – законы, постановления, приказы, положения, уставы и т.д.

2. Информационно-справочные – планы, акты, отчёты, протоколы, справки, деловые письма, докладные записки и т.д.

3. Частные деловые бумаги – автобиографии, заявления, доверенности, расписки, характеристики и т.д.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой Государственной Системе Делопроизводства (ЕГСД). Каждый документ обеспечивается комплексом реквизитов. Реквизиты представляют собой обязательные элементы оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата и т.д.).

Совокупность таких реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа, который регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране.

Тем не менее, неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформлению деловых бумаг. Эти требования обусловлены особенностями делового общения:

· официальность и регламентированность – подчинённость установленным правилам и ограничениям (соблюдение норм делового этикета);

· участники делового общения выступают как субъекты правоотношений; в языковом отношении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательным существительным (руководство, администрация, дирекция…);

· широкое употребление языковых формул – устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде (сообщаем, что…, просим Вас рассмотреть…, и прочие).

Особенности делового общения повлекли за собой унификацию языка деловых бумаг. Это значит, что все документы были приведены к единой системе, форме, структуре. Унификация языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации общения. Выбор языковых моделей зависит от цели, которую ставит перед собой инициатор делового общения. От цели зависит и тип деловой бумаги.

Обобщённо основные документы и используемые в них языковые модели можно представить в таблице (Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева):

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм – моделей.

Устная официально-деловая речь реализуется, прежде всего, в виде деловой беседы.

Деловая беседа – беседа с официальным лицом, как правило, в официальной обстановке. В деловой беседе обычно преследуются практические намерения: получить нужную информацию или обменяться ею, договориться по интересующему вопросу, убедить партнёра в чём-либо и т.д.

Важным элементом деловой речи как в письменном, так и в устном виде является соблюдение речевого этикета (уместное использование различных этикетных формул). Этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры человека.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации и т.д.

Перечислим некоторые правила этикета письменной деловой речи (П.В. Весёлов):

1. Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения является: Уважаемый господин…(фамилия)! Уважаемые господа! При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления возможно обращение с указанием должности и без фамилии (Уважаемый господин президент!). В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству (Уважаемый Петр Иванович!).

1. Правильное использование категорий одушевлённости – неодушевлённости. Например, текст «больные, не посетившие амбулаторию в течении трёх лет, выписываются в архив, а затем уничтожаются» может нанести обиду тем, кому он адресован.

2. Употребление вводных слов и оборотов направлено на снятие напряжённости тона изложения. Сравните: «Ваша просьба не может быть выполнена» или «К сожалению, ваша просьба не может быть выполнена».

3. Местоимение «Я» в деловой переписке утрачивает своё место.

4. Тон служебного документа должен быть нейтральным, что достигается объективностью содержания документа. Официальные письма пишутся в доброжелательном тоне, не допускается проявление грубости. Не следует впадать и в другую крайность – использование чрезмерной вежливости.

В устной деловой беседе должны соблюдаться следующие правила этикета:

1. проявлять уважительность, доброжелательность к собеседнику – не оскорблять ни косвенно, ни, тем более, напрямую;

2. вежливо относиться к собеседнику – учитывать его возраст, пол, служебное положение, его социальные позиции; рекомендуется смягчать свою речь, снимать излишнюю напряжённость;

3. не выпячивать собственное «Я» - быть скромным в самооценке, не навязывать своё мнение; поставить в центр внимания слушающего – постоянно поддерживать контакт с собеседником (вы, конечно, знаете…, вам, наверное, хотелось бы узнать…);

4. тема коммуникации должна быть понятна, уместна и интересна;

5. в речи использовать короткие фразы и не превышать время непрерывного говорения (45 сек. – 1, 5 мин.);

6. учитывать невербальные средства – соблюдать дистанцию общения, посылать доброжелательные мимические и жестовые сигналы.