Начисление пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком

Начиная с 2011 г. порядок расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком до полутора лет производится согласно правилам, установленным Федеральным законом от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Пособие по временной нетрудоспособности (БЛ) в случае, если страховой стаж работника превышает 6 месяцев, начисляется следующим образом:

БЛ = ДЗср × Кст × Дбол,

где ДЗср – средний дневной заработок, руб.; Кст – коэффициент страхового стажа работы; Дбол – число оплачиваемых календарных дней болезни, включая нерабочие праздничные дни.

Пособие по беременности и родам рассчитывается без учета страхового стажа работы:

БЛ = ДЗср × Дбол.

Пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам исчисляются исходя из среднего дневного заработка застрахованного лица (ДЗср), рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы у другого страхователя (до 2011 г. – за 12 месяцев, предшествующих наступлению указанных событий).

Средний дневной заработок для исчисления пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам (ДЗср) определяется:

ДЗср = ЗПрп / 730,

где ЗПрп – суммы начисленного заработка за два календарных года, предшествующих году наступления указанных событий; 730 – число календарных дней за два года.

В сумму начисленного заработка включаются все выплаты, на которые начисляются взносы в ФСС РФ без всякого исключения (до 2011 г. в данную сумму включали все выплаты, на которые начисляются взносы в ФСС РФ, за вычетом ряда выплат, исключаемых из расчета; из числа календарных дней исключались дни, приходящиеся на выплаты, исключаемые из расчета).

Сумма заработка (ЗПрп), исходя из которой исчисляется средний дневной заработок, учитывается за каждый календарный год в сумме, не превышающей установленную на соответствующий календарный год предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ. В 2009 г. и 2010 г. предельная величина равна 415 000 руб., начиная с 2011 г. данная величина устанавливается Правительством РФ (в 2011 г. она равна 463 000 руб., в 2012 г. – 512 000 руб., в 2013 г. – 568 000 руб., в 2014 г. – 624 000 руб.; в 2015 г. – 670 000 руб.). В случае если назначение и выплата застрахованному лицу пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются несколькими страхователями, средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия, учитывается за каждый календарный год в сумме, не превышающей указанную предельную величину при исчислении данных пособий каждым из этих страхователей.

Работодатель имеет право выплатить пособие исходя из фактической средней зарплаты работника. Сумму превышения выплаты над максимальной величиной пособия работодатель включает в расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль.

По отпускам по беременности и родам, наступившим в период с 1 января 2011 года по 31 декабря 2012 года (включительно), застрахованным лицам было разрешено выбирать наиболее выгодный вариант расчета пособий по беременности и родам: либо по правилам, действующим до 1 января 2011 г., либо по новым правилам. Расчет пособий по беременности и родам по прежним правилам производилось на основе заявления, поданного застрахованным лицом. При определении среднего заработка, исходя из которого исчисляются указанные пособия, в этом случае используется предельная величина базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ, установленная Федеральным законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ в 2010 году.

С 2013 г. средний дневной заработок для исчисления пособия по беременности и родам (ДЗср), согласно п. 3.1 ст. 14 федерального закона № 255-ФЗ, определяется следующим образом:

ДЗср = ЗПрп / (730 – Диск),

где ЗПрп – сумма начисленного заработка за два предшествующих года; Диск - календарные дни, исключаемые из расчета.

Из расчета исключаются дни, приходящиеся на следующие периоды:

1) периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;

2) дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом;

3) период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС РФ в соответствии с Федеральным законом " О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" не начислялись.

Средний дневной заработок (кроме среднего дневного заработка для расчета пособия по беременности и родам) корректируется на коэффициент страхового стажа (Кст), величина которого равна при страховом стаже:

· до 5 лет – 60 %;

· от 5 до 8 лет – 80 %;

· свыше 8 лет – 100 %.

В страховой стаж для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности включаются периоды работы застрахованного лица по трудовому договору, государственной гражданской или муниципальной службы, а также периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Исчисление страхового стажа производится в календарном порядке и рассчитывается на день наступления страхового случая. В случае совпадения по времени нескольких периодов, засчитываемых в страховой стаж, учитывается один из таких периодов по выбору застрахованного лица.

Правила подсчета и подтверждения страхового стажа установлены Приказом Минздравсоцразвития России от 06 февраля 2007 г. № 91. Согласно этим правилам основным документом, на основании которого определяется страховой стаж, является трудовая книжка.

Пособие по временной нетрудоспособности при утрате трудоспособности вследствие заболевания или травмы выплачивается застрахованным лицам в размере 60 процентов среднего заработка в случае заболевания или травмы, наступивших в течение 30 календарных дней после прекращения работы по трудовому договору, служебной или иной деятельности, в течение которой они подлежат обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Средний дневной заработок, исходя из которого исчисляются пособия, рассчитывается исходя из минимального размера оплаты труда, установленного на день наступления страхового случая, в следующих случаях:

- если стаж работника менее шести месяцев;

- если застрахованное лицо за предыдущие два года не имело заработка;

- если средний заработок, рассчитанный за эти периоды, в расчете за полный календарный месяц ниже минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом на день наступления страхового случая.

Пособие по временной нетрудоспособности в этом случае рассчитывается следующим образом:

БЛ = ДЗмрот × Кст × Дбол,

где ДЗмрот – средний дневной заработок, исчисленный исходя из размера МРОТ, установленного законодательством, руб.; Кст – коэффициент страхового стажа; Дбол – число календарных дней болезни, подлежащее оплате, дни.

Средний дневной заработок (ДЗмрот) в этом случае определяется:

ДЗмрот =24× МРОТ / 730,

где 24 × МРОТ – заработок за два года исходя из минимального размера оплаты труда в месяц, установленного законодательно на день наступления страхового случая, руб.; 730 – число календарных дней в расчетном периоде, дни.

При расчете пособий по беременности и родам коэффициент страхового стажа не учитывается.

В случае если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая:

· занято у нескольких страхователей и в двух предшествующих календарных годах было занято у них же, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам назначаются и выплачиваются ему страхователями по всем местам работы, а ежемесячное пособие по уходу за ребенком - страхователем по одному месту работы (службы, иной деятельности) по выбору застрахованного лица и исчисляются исходя из среднего заработка за время работы (службы, иной деятельности) у страхователя, назначающего и выплачивающего пособие;

· занято у нескольких страхователей, а в двух предшествующих календарных годах было занято у других страхователей, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком назначаются и выплачиваются ему страхователем по одному из последних мест работы (службы, иной деятельности) по выбору застрахованного лица;

· занято у нескольких страхователей, а в двух предшествующих календарных годах было занято как у этих, так и у других страхователей, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам назначаются и выплачиваются ему либо:

- страхователями по всем местам работы исходя из среднего заработка за время работы у страхователя, назначающего и выплачивающего пособие;

- страхователем по одному из последних мест работы (службы, иной деятельности) по выбору застрахованного лица.

Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам застрахованное лицо представляет листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией, и справки о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других страхователей за предыдущие два года.

Страхователи обязаны выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы или по его письменному заявлению не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, по установленной форме.

Застрахованным лицам за первые три дня (до 2011 г. – за первые два дня) временной нетрудоспособности пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются за счет средств страхователя, а за остальной период, начиная с 4-го дня временной нетрудоспособности, за счет средств бюджета ФСС РФ.

Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности (установления инвалидности), а также окончания периода освобождения от работы в случаях ухода за больным членом семьи, карантина, протезирования и долечивания.

Пособие по беременности и родам назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня окончания отпуска по беременности и родам.

При обращении за пособием по временной нетрудоспособности, по беременности и родам по истечении шестимесячного срока решение о назначении пособия принимается территориальным органом ФСС РФ при наличии уважительных причин пропуска срока обращения за пособием.

Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам застрахованное лицо предоставляет листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией. В случае если застрахованное лицо работает у нескольких работодателей, медицинскими организациями выдаются листки нетрудоспособности для каждого места работы.

Работодатель назначает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам в течение 10 календарных дней со дня обращения застрахованного лица за его получением с необходимыми документами. Выплата пособий осуществляется работодателем в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.

Назначенное, но не полученное застрахованным лицом своевременно пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам выплачивается за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих обращению за ним. Пособие, не полученное застрахованным лицом полностью или частично по вине работодателя или территориального органа Фонда социального страхования РФ, выплачивается за все прошлое время без ограничения каким-либо сроком.

Суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, излишне выплаченные застрахованному лицу, не могут быть с него взысканы, за исключением случаев счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя (представление документов с заведомо неверными сведениями, сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер, другие случаи). Удержание в этом случае производится в размере не более 20 % суммы, причитающейся застрахованному лицу при каждой последующей выплате пособия, либо его заработной платы. При прекращении выплаты пособия либо заработной платы оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.

Начисленные суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, не полученные в связи со смертью застрахованного лица, выплачиваются в порядке, установленном гражданским законодательством РФ.

Расчет ежемесячного пособия по уходу за ребенком (ДП) производится следующим образом:

ДП = ДЗср × КДср × Ппос/100,

где ДЗср – средний дневной заработок работника, руб.; КДср – среднемесячное число календарных дней в году (принимается равным 30, 4 = 365/12), дни; Ппос – установленный законом процент среднего заработка (равен 40%), %.

Порядок расчета среднего дневного заработка работника (ДЗср) для ежемесячного пособия по уходу за ребенком аналогичен порядку его расчета для пособий по беременности и родам и описан выше. В 2011 и 2012 г. расчет среднего мог быть рассчитан либо по правилам, действующим до 1 января 2011 г. (по заявлению застрахованного лица), либо по новым правилам. С 2013 г. расчет среднего заработка производится согласно п. 3.1 ст. 14 федерального закона № 255-ФЗ.

Размер ежемесячного пособия по уходу за ребенком не должен быть ниже его минимальной величины, проиндексированной на коэффиципент-дефлятор:

- 1500 руб. – если отпуск предоставлен по уходу за первым ребенком;

- 3000 руб. – если отпуск предоставлен по уходу за вторым и последующими детьми.

Максимальная величина пособия не должна превышать установленный лимит исходя из предельной величины базы для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды на день наступления страхового случая (например, в 2014 г. – 624 000 руб. / 12 мес. × 40/100; в 2015 г. – 670 000 руб. / 12 мес. × 40/100).

В случае если отпуск по уходу за ребенком длится только часть месяца, то расчет пособия производится так:

ДП = (ДЗср/КДмес) × КДотп × Ппос/100,

где КДмес – количество календарных дней в месяце, дни; КДотп – количество календарных дней отпуска по уходу за ребенком в данном месяце, дни.

В районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, минимальный и максимальный размеры пособия определяются с учетом этих коэффициентов.

В случае ухода за двумя и более детьми до достижения ими возраста полутора лет размер ежемесячного пособия по уходу за ребенком суммируется. При этом суммированный размер пособия, исчисленный исходя из среднего заработка, не может превышать 100 % указанного заработка, но не может быть менее суммированного минимального размера пособия.

В случае если застрахованное лицо работает у нескольких работодателей, пособия назначаются и выплачиваются ему по одному месту работы по выбору застрахованного лица.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком выплачивается в сроки, установленные для выплаты заработной платы.

Для назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком представляются:

• заявление о назначении пособия;

• копия свидетельства о рождении (усыновлении) ребенка, за которым осуществляется уход;

• копия свидетельства о рождении (усыновлении, смерти) предыдущего ребенка (детей);

• выписка из решения об установлении над ребенком опеки;

• справка с места работы матери (отца, обоих родителей) ребенка о том, что она (он, они) не использует указанный отпуск и не получает пособия, а в случае, если мать (отец, оба родителя) ребенка не работает (не учится, не служит), - справка из органов социальной защиты населения по месту жительства матери, отца ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком - для одного из родителей в соответствующих случаях, а также для лиц, фактически осуществляющих уход за ребенком вместо матери (отца, обоих родителей) ребенка.

Основанием для назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком является решение организации о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком назначается, если обращение за ним последовало не позднее 6 месяцев со дня достижения ребенком возраста полутора лет.

При этом ежемесячное пособие по уходу за ребенком выплачивается за весь период, в течение которого лицо, осуществляющее уход за ребенком, имело право на выплату пособия, в размере, предусмотренном законодательством РФ на соответствующий период.

Если срок обращения пропущен, пособие могут назначить только при наличии уважительных причин, таких как обстоятельства непреодолимой силы, временная нетрудоспособность более шести месяцев застрахованного лица, переезд на место жительства в другой населенный пункт, вынужденный прогул при незаконном увольнении, повреждение здоровья или смерть близких родственников, иные уважительные причины.

Государственные пособия гражданам, имеющим детей, индексируются. При расчете детских пособий должна учитываться и ранее произведенная индексация. Например, проиндексированные пособия составляют:

- единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности: в 2014 г.- 515, 33 руб.; в 2015 г. – 543, 67 руб.;

- единовременное пособие при рождении ребенка: в 2014 г. – 13741, 99 руб.; в 2015 г. – 14497, 8 руб.;

- минимальный размер ежемесячного пособия по уходу за ребенком до полутора лет: в 2014 г. – за первым ребенком - 2576, 63 руб., за вторым ребенком и последующими детьми - 5153, 24 руб.; в 2015 г. – за первым ребенком - 2718, 34 руб., за вторым ребенком и последующими детьми - 5436, 67 руб.;

Округление суммы пособий до целых рублей законодательством РФ не предусмотрено (письмо ФСС РФ от 28.12.2011 № 14-03-18/05-16244).

Следует отметить, что индексация не применяется к максимальному размеру ежемесячного пособия по уходу за ребенком, а также к указанному пособию, исчисленному из заработной платы в размере 40 процентов среднего заработка (письмо ФНС РФ от 28.12.2011 № 14-03-18/05-16244).

Учет удержаний из заработной платы и расчетов с работниками организации

Из начисленной заработной платы работников производятся следующие удержания: налог на доходы физических лиц; по исполнительным документам в пользу других организаций и лиц; своевременно не возвращенные подотчетные суммы; за причиненный материальный ущерб; по полученным займам; профвзносы и др.

Налог на доходы физических лиц удерживается в соответствии с гл. 23 Налогового кодекса РФ. В зависимости от вида доходов, получаемых работниками, при расчете налога на доходы физических лиц применяются следующие ставки:

· 13% - в отношении всех доходов физических лиц, кроме указанных ниже;

· 13% - в отношении дивидендов, начисленных физическим лицам-резидентам (с 2015 г.; до 2015 г. ставка – 9%);

· 15% - в отношении дивидендов, начисленных физическим лицам-нерезидентам;

· 30% - в отношении доходов физических лиц-нерезидентов;

· 35% - в отношении следующих доходов:

– выигрыши и призы, получаемые в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях, проводимых в целях рекламы товаров, работ, услуг, в суммах, превышающих 4000 руб.; налоговая база по данному виду дохода равна сумме выигрыша, за вычетом 4000 руб.;

– процентных доходов по вкладам в банках в части превышения суммы, рассчитанной исходя из действующей ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации плюс 5 %, в течение периода, за который начислены проценты, по рублевым вкладам и 9 % годовых по вкладам в иностранной валюте;

– суммы экономии на процентах при получении физическими лицами заемных средств в части превышения суммы процентов на пользование заемными средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из 2/3 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ на дату получения таких средств (с 2009 г.; до 2009 г. – ¾ ставки рефинансирования ЦБ РФ), над суммой процентов, исчисленных исходя из условий договора, и в части превышения суммы процентов за пользование заемными средствами, выраженными в иностранной валюте, исчисленной исходя из 9% годовых, над суммой процентов, исчисленных исходя из условий договора.

Сумма налога на доходы физического лица, облагаемого по ставке 13 %, исчисляется нарастающим итогом с начала налогового периода (года) по итогам каждого месяца с зачетом налога, начисленного с начала года до предыдущего месяца.

При расчете налога на доходы физического лица, облагаемого по ставке 13%, из налоговой базы исключаются стандартные налоговые вычеты за каждый месяц налогового периода в следующих размерах:

· 3000 руб. – лицам, получившим или перенесшим лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС либо с работами по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС; инвалидам Великой Отечественной войны и др.;

· 500 руб. – Героям Советского Союза и Героям Российской Федерации, а также лицам, награжденным орденом Славы трех степеней; участникам Великой Отечественной войны, боевых операций по защите СССР из числа военнослужащих, проходивших службу в воинских частях, штабах и учреждениях, входивших в состав армии, и бывших партизан, и др.;

· 1400 руб. на первого ребенка (3000 руб. – на второго и последующих детей) распространяется на налогоплательщиков, на обеспечении которых находится ребенок, являющихся родителями или супругами родителей, опекунами или попечителями, приемными родителями и действует до месяца, в котором их доход, облагаемый по ставке 13% и исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода работодателем, предоставляющим данный стандартный налоговый вычет, превысил 280 000 руб. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 280 000 руб., налоговый вычет в размере 1400 руб. (3000 руб.) не применяется.

Налоговый вычет расходов осуществляется на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет у родителей и (или) супругов, опекунов или попечителей, приемных родителей. Указанный налоговый вычет удваивается на детей - инвалидов;

· 3000 руб. на каждого ребенка осуществляется единственному родителю. Предоставление указанного вычета единственному родителю прекращается с месяца, следующего за вступлением его в брак.

Кроме того, работающим по договорам подряда, а также получающим авторские вознаграждения или вознаграждения за создание науки, литературы, искусства и т.п. предоставляются профессиональные налоговые вычеты в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов или по нормам, установленным законом (от 20 до 40 % от суммы начисленного дохода в зависимости от вида деятельности).

Сумма налога по доходам физического лица, облагаемого по ставкам 30 и 35%, исчисляется организацией отдельно по каждой сумме дохода.

Суммы налога удерживаются организацией - налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых физическому лицу, но при этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплаты.

При невозможности удержать у физического лица сумму налога организация обязана в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обязательств сообщить письменно в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности физического лица.

Организации обязаны перечислять суммы удержанного с физических лиц налога не позднее дня фактического получения денег в банке для выплаты дохода либо перечисления денег на счета физического лица. В иных случаях суммы налога перечисляются не позднее дня фактического получения физическим лицом дохода в денежной форме и не позднее дня, следующего за днем фактического удержания налога по доходам, полученным физическим лицом в натуральной форме либо в виде материальной выгоды.

Удержание по исполнительным документам производится на основании поступивших в организацию исполнительных документов:

· алименты на содержание детей удерживаются в следующих размерах от заработка после удержания налогов: на 1 ребенка – 25%; на 2 детей – 33%; на трех и более детей – 50%;

· размер алиментов на родителей устанавливается судом;

· размер удержаний по исполнительным документам по прочим причинам устанавливаются также судом.

Материальный ущерб, нанесенный работником организации, удерживается в соответствии с установленной материальной ответственностью, которая бывает частичной или полной.

При частичной ответственности, например, за допущенный брак, материальный ущерб возмещается в пределах среднего месячного заработка работника. При полной ответственности – например недостача в кассе у материально-ответственного лица, материальный ущерб возмещается полностью.

Удержание в счет погашения займа, выданного работнику, осуществляется в соответствии с договором займа, заключенным с работником.

На суммы удержаний из заработной платы и других доходов уменьшается задолженность организации перед работниками, что отражается по дебету счета 70. На суммы удержанного налога на доходы физических лиц увеличивается задолженность организации бюджету (Д-т сч. 70, К-т сч. 68); на удержания в пользу других организаций и лиц – увеличивается кредиторская задолженность другим организациям и лицам (Д-т сч. 70, К-т сч. 76); на удержания в пользу организации – уменьшается дебиторская задолженность работника организации (Д-т сч. 70, К-т сч. 73).

Размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 %, в том числе и при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам.

В некоторых случаях размер удержаний не может превышать 70 %: взыскание алиментов на несовершеннолетних детей; возмещение ущерба, причиненного преступлением; возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца и др.