Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте (правка январь 2015)

Командированному за рубеж возмещаются следующие расходы:

· по проезду, в том числе по проезду на вокзал (аэропорт, пристань), а также с вокзала (из аэропорта, с пристани); расходы на наем такси из страны в страну или из пункта прибытия к пункту назначения; аэродромные, страховые и комиссионные сборы;

· по провозу багажа;

· на получение заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;

· комиссионные по обмену денежных чеков в банке на иностранную валюту;

· проживание;

· суточные.

Организации вправе без ограничений и специальных разрешений ЦБ РФ покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке Российской Федерации для командировочных расходов.

Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета по курсу ЦБ РФ на день совершения операции.

Юридические лица вправе покупать безналичную иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников указанных юридических лиц в иностранные государства, с зачислением куп­ленной иностранной валюты на их текущие валютные счета в уполномоченных банках.

Получение иностранной валюты с текущего валютного счета для оплаты командировоч­ных расходов может осуществляться юридическими лицами — резидентами на основании представляемых соответствующими юридическими лицами — резидентами в уполномоченные банки заявлений, в которых указываются номера и даты приказов по орга­низации о командировании их работников за границу.

Работник организации, командируемый в иностранные государства, получает валюту из кассы организации под отчет или непосредственно в банке.

При возвращении из командировки работник организации сдает авансовый отчет с при­ложением оправдательных документов.

Остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в ва­люте или в рублях, полученных путем пересчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией работнику в валюте или в рублях, полученных путем пересчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

При учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм — по курсу валюты на дату утверждения отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 " Прочие доходы и расходы":

· положительная – Д сч. 71, К сч. 91-1;

· отрицательная – Д сч. 91-2, К сч. 71.

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории РФ.

Для целей исчисления налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. № 93 по заграничным командировкам были установлены нормы по суточным по каждой стране пребывания в долларах США. С 1 января 2009 г. данные нормы отменены и организация устанавливает данные нормы самостоятельно, утвердив их в трудовых и (или) в коллективных договорах.

С 2008 г. установлен максимальный лимит суточных, с которого не надо удерживать НДФЛ при командировках за границу, – 2500 руб. в сутки. Также не облагается НДФЛ и расходы на проживание при командировках за границу при отсутствии подтверждающих документов – 2500 руб. в сутки.

Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в Российской Федерации, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из Российской Федерации, и за каждый день пребывания в командировке на иностранной территории — в ино­странной валюте.

При направлении работника в загранкомандировку в две страны и более за день переме­щения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и т.п.).

Командировочное удостоверение командированному за рубеж не выписывается. Факт пребывания командированного лица в зарубежной командировке подтверждается отметками на границе в его загранпаспорте.

Пример (курсы валют являются условными).

1. Подотчетному лицу было выдано на командировку в Швецию 25 000 шведских крон по курсу ЦБ РФ на дату выдачи 4, 5 руб. за шведскую крону и 7000 руб.

2. Подотчетное лицо представило авансовый отчет:

• авиабилеты в Стокгольм (туда и обратно, рейс выполняется Аэрофлотом)—6000 руб.;

• квитанция гостиницы за 30 дней— 10 500 шв. крон;

• суточные за 30 дней пребывания в Швеции (500 шв. крон в сутки — 500 шв. крон × 30 дней) — 15 000 шв. крон;

· суточные за день въезда в Российскую Федерацию – 700 руб.

Курс шведской кроны на дату утверждения авансового отчета составил 5 руб. за крону.