Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено:

· развитием государственности, аппарата управления

· связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.

Интернациональные свойства делового письма − следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно − служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования:

· достоверность (объективность),

· актуальность (необходимость, новизна, своевременность),

· убедительность (аргументированность),

· полнота (достаточность информации).

Документирование − регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования − создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные. Общие функции документа:

· информационная: любой документ создается для сохранения информации;

· социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

· коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

· культурная: документ − средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

· управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

· правовая: документ является средством закрепления иизменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;

· функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

Так, например, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов − обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо адресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом. В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30 − 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформлению деловых бумаг. Эти требования складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения.

Официальность и регламентированность деловых отношений, т. е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания.