Жанры официально-делового стиля

Деловое письмо в России традиционно характеризуется тем, что документы не циркулируют изолированно. Они объединены в унифицированные системы документации (УСД), каждая из которых имеет свои требования к форме и содержанию документа. Функционирование учреждений, независимо от уровня подчиненности и формы собственности, невозможно во многом без документирования. При этом в каждом учр-ии можно выявить комплекс документов, необходимых и достаточных для нормальной работы. Этот комплекс выделяется по критериям:

· Круг вопросов, решаемых в процессе деятельности

· Количество уровней принятия решений

· Объем и характер компетенции учреждения

· Порядок решения вопросов (коллегиальность или единоначалие)

· Объем и характер взаимосвязей с другими учреждениями.

Сейчас действует около 20 УСД, например отчетно-статистическая, финансовая, снабженческо-сбытовая, организационно-распорядительная и др.

Архаичные жанры официально-делового стиля

Ведение − уведомление о чем-либо, употреблялось для переписки Сената с Синодом (высших органов светской и церковной власти).

Доношение − сообщение нижестоящих должностных лиц вышестоящим представителям власти.

Промемория − документ, посредством которого осуществлялась связь между равными по положению органами власти.

Рапорт − документ отчетного характера, предназначенный для переписки нижестоящих органов власти с вышестоящими (любого ранга).

Реляция − документ, равный по своим функциям рапорту и доношению, однако употреблялся только в военной и дипломатических сферах общения.

Рескрипт − был введен для деловой переписки императора с приближенными к нему должностными лицами.

Дипломатические жанры официально-делового стиля

Нота − официальное дипломатическое письменное обращение одного правительства к другому.

Меморандум (лат.) − дипломатический документ, детально излагающий существо вопросов, являющихся предметом дипломатической переписки.

Коммюнике (франц.) − официальное правительственное сообщение о международных переговорах и соглашениях, достигнутых между государствами о важных событиях во внутренней жизни страны, о ходе военных действий и т.д.

Конвенция (лат.) − международный договор, соглашение по какому-либо специальному вопросу, например «коммюнике об охране авторских прав, почтово-телеграфное коммюнике» и т.д.)

Современные жанры официально-делового стиля

Протокол. В разных системах документации действует свои виды протоколов: ГИБДД – акт о нарушении правил движения, милиция – акт о нарушении общественного порядка, следственные органы – протокол осмотра, вскрытия и т.п. Происхождение греческое, обозначало первый лист, приклеиваемый к свитку манускрипта, с обозначением даты и имени писца или владельца.

В управлении протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Если не предусматривается принятия какого-либо решения, ведение протокола теряет смысл. Протокол ведется во время заседания сначала в черновой записи, далее редактируется и подписывается. Если ход заседания стенографируется или записывается на магнитофон, протокол составляется после расшифровки записей. Ведет его секретарь или специально назначенное лицо (избранное) лицо, от квалификации которого во многом зависит качество документа, ясность и четкость его текста.

Форма протокола включает следующие реквизиты:

1. Наименование учреждения (структурного подразделения)

2. Указание вида документа (протокол)

3. Дата, номер и место заседания

4. Заголовок

5. Текст

6. Подписание

Иногда проставляется гриф утверждения. На протоколе выставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания. Если заседание продолжается несколько дней, то делают так: 09. 01. – 12.01.99. Номер протокола – порядковый номер заседания в течение года. В реквизите «место» – населенный пункт, где проходило заседание.

Заголовок, например – «Заседание комиссии по делам семьи, материнства и детства», «Собрание трудового коллектива». Печатается текст протокола по следующей схеме:

1. Указывается председатель, который вел заседание, и секретарь, который вел протокол:

Председатель – Вотиков А.С.,

Секретарь – Аверина Л.Т.

При проведении оперативных совещаний, при использовании протокола в функции приказа эта часть опускается. Далее отметка о количестве присутствующих. Возможны два варианта: если немного, то они перечисляются в алфавитной последовательности ниже отметки о секретаре, если много – регистрация ведется отдельно, а в тексте – отметка: Присутствовали: 26 чел. (список прилагается). Эта отметка необходима, чтобы зафиксировать, что решение, принятое на совещании, имеет юридическую силу, то есть кворум.

2. Далее приводится повестка дня, в ней перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Они нумеруются и записываются в предложном порядке

Повестка дня

1. О социальной работе с инвалидами микрорайона. Докладывает председатель комиссии И.П.Челнов.

2. Далее следует содержательная часть текста: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), каждый из которых начинается с соответствующего слова, напечатанного прописными буквами без разрядки между строкой.

В разделе СЛУШАЛИ – фамилия и инициалы докладчика и кратко излагается суть его выступления. С этого раздела начинается протоколирование каждого вопроса повестки дня. Если же у докладчика имеется письменный текст (или тезисы) выступления, то необходимость в протоколировании отпадает и делается следующая запись:

СЛУШАЛИ:

1. Челнов И.П. – текст прилагается.

По этой же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИЛИ. Если в ходе обсуждения докладчику были заданы вопросы, то они и ответы к ним записываются в протокол в порядке поступления, по каждому вопросу.

Сиников В.Н. – Выделены ли группы инвалидов по видам инвалидности?

Андреева О.Г. – Эта работа в стадии завершения.

Раздел РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) оформляется, как распорядительная часть приказа, то есть состоит из пунктов с порядковой нумерацией. Пункт – по схеме: кому? что? в какой срок? – и может содержать только одно указание:

РЕШИЛИ:

Андреевой О. Г. завершить социологический анализ групп инвалидов микрорайона до 10.12.99 г

Когда в одном пункте необходимо изложить несколько указаний, он разбивается на подпункты с поднумерацией. При выборах должностных лиц указываются результаты голосования, причем отдельно по каждой кандидатуре.

С точки зрения полноты освещения хода событий протоколы делятся на краткие и полные. В кратких указываются лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопросов, его рекомендуется вести в случаях, когда:

- протоколируемое событие стенографируется

- тексты докладов и выступлений будут приложены

- протоколируется событие оперативного характера.

Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, то есть содержать запись выступлений.

Завершается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу:

Председатель (подпись) С.П.Вотиков

Секретарь (подпись) А.Н.Аверина

Договор – документ, юридически оформляющий взаимные обязательства равноправных партнеров: договор поставки, купли-продажи, обслуживания и т.д. При приеме на работу – контракт. Какие бы отношения не оформлялись в виде договора, есть элементы текста, которые обязательны для каждого договора, без них документ будет неполным:

1 Обозначение сторон, вступающих в договорные обязательства. Здесь принято указывать название организаций и фамилии должностных (частных) лиц, подписывающих договор; основания, на которых они действуют; условные обозначения, которые будут заменять их в тексте документа. Должностное лицо, подписавшее договор, должно быть полномочно это делать. Основанием служит устав организации, предусматривающий осуществление деятельности. Если лицензия, то ее номер и дата выдачи. Условные обозначения сторон: «Заказчик» и «Исполнитель», «Продавец» и «Покупатель», «Фирма» и «Клиент» и др.

2 Предмет договора. Указывается, что именно является общей целью договора: творческое содружество, поставка товара, туристическое обслуживание, подготовка кадров и др.

3 Обязательства сторон. Четко формулируется, какие именно обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. Эта часть должна быть особенно продуманной, так как последствия упущенного или непонятого могут быть весьма существенными. Не следует брать на себя обязательства, в выполнении которых нет твердой уверенности, а также лишних обязательств, не влияющих на выполнение предмета договора.

4 Финансовые взаимоотношения. Записываются условия оплаты выполненных по договору работ. В одних случаях финансовые обязательства берет на себя одна сторона (оплата труда нанимаемого работника, оплата туристских, юридических, переводческих услуг), в других – обе стороны (оплата взаимопоставок). Нередко финансовые отношения расшифровываются в смете, которая приводится в приложении и является неотъемлемой частью договора.

5 Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательства. «При невыполнении условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством».

6 Форс-мажор. При действии обстоятельств непреодолимой силы (пожара, наводнения, террористического акта, объявления войны, изменения законодательства и др.) выполнение договора может быть прекращено или приостановлено и стороны ответственности за это не несут.

7 Прочие условия договора. Указывается срок действия договора, количество экземпляров документа, имеющих юридическую силу, порядок продления, дополнения или досрочного расторжения договора, порядок внесения изменений и иные условия.

8 Юридические адреса и подписи сторон. Указываются почтовые адреса сторон, банковские реквизиты (для юридических лиц), проставляются подписи лиц, указанных в первой части договора, и печати организаций, вступивших в договор.

Деловые письма, под которыми подразумевается обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

В зависимости от содержания: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, арбитражные и т.д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д. Письма, направляемые вышестоящими подведомственным предприятиям и организациям содержат приказания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения. А наоборот – отчеты, запросы, пояснения, предложения и т.д. составляются только на фирменных бланках – лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.

Текст содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во второй приводятся выводы, просьбы, предложения.

Каждая разновидность делового письма характеризуется аспектом содержания и языковой формулой. Если аспект содержания – выражение гарантии, то потребуется гарантийное письмо и т.д. под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающие вид, характер той или иной управленческой, производственной или профессиональной функции. Языковая формула гарантийного письма будет выражение «гарантируется», «оплату гарантируем» и т.п.; письма-напоминания – «напоминаем». По языковой формуле можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Оформление деловых писем осуществляется в соответствии с ГОСТ 6.38− 90. Этим стандартом определяется содержание и форма, а также место проставления на бланке документа реквизитов делового письма: авторские реквизиты, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если есть), подписание, отметка о составителе. Распространилось мнение, что деловые письма теряют свою актуальность, особенно в связи с распространением телефаксовой формы передачи информации и электронной почты. Информация, передаваемая по факсу или по электронной почте, предварительно должна быть оформлена на бумаге по существу в виде делового письма со всеми необходимыми реквизитами.

Сопроводительное письмо (СП) подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. СП, копия которого остается в деле текущего хранения, используются как средство контроля исполнения документа и его сохранности. Пример:

Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещений под Центр социальной помощи семье.

Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес.

Приложение: договор об аренде на 8 л. в 3 экз.

Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организациям, так и отдельным лицам. Гарантировать можно оплату труда, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жилплощади, предоставление работы по специальности и т.д. Гарантийное письмо состоит из двух частей: выражения просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случаях – только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выполнением каких-то финансовых операций подписывают руководитель и бухгалтер. Должна проставляться основная печать организации.

Пример гарантийного письма:

Просим произвести текущий ремонт помещений Центра социальной помощи семье.

Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой.

Наш расчетный счет №__________ в ___________ отделении банка.

Приложение: смета на 3 л. в 2 экз.

Директор (подпись) А.П.Петров

Гл.бухгалтер (подпись) О.Н.Иванова.

Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому текст должен быть изложен предельно четко и ясно.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии.

Пример текста:

Приглашаем Вас принять участие в работе международной конференции «Региональные проблемы организации туристической деятельности и подготовки специалистов по сервису и туризму в рыночных условиях», которая состоится в актовом зале Ставропольского государственного университета 7− 11 сентября 2014 года.

Тезисы докладов объемом 1 машинописная страница через 1, 5/2 интервала должны быть получены не позднее 1 июня 2014 года, в противном случае доклад будет не включен в программу конференции.

Рассмотрение писем граждан – важный участок работы большинства государственных органов, общественных организаций и ответственных должностных лиц. Основные группы:

· Предложение – это одна из форм участия гражданина в управлении государством, продиктовано желанием улучшить работу в производстве, экономике, управлении, социально-культурной сфере.

· Заявление – это форма выражения гражданами своих прав. Составляется на очередной отпуск, получение жилья, о приеме в институт, на оформление пенсии и др.

· Жалоба – это форма выражения несогласия гражданина с действиями организации и должностных лиц.

· Запрос – это обращение в организацию, содержащее просьбу разъяснить положение законодательства, сообщить от наличии вакансий и т.д.

С точки зрения составления текста наибольшую трудность представляет ответ на жалобу. Повод для написания жалобы может быть самым непредсказуемым, но во всех случаях ответ должен быть объективным и по существу.

Текст ответного документа состоит из трех логических элементов – ссылка на содержание письма заявителя, ход рассмотрения вопросов, результат рассмотрения. Начинать текст рекомендуется с соответствующей по этикету формы обращения, а заканчивать (в случае определенной степени вины администрации в причинении материального или морального ущерба гражданину) – принесением извинений. Пример:

Официально-деловой стиль реализуется почти исключительно в письменной форме, устными могут быть такие его жанры, как доклады на деловых совещаниях, выступления на заседаниях, служебный диалог.