Характеристика позамашинної інформаційної бази

Позамашинна ІБ —сукупність повідомлень, сигналів і документів, що використовуються при функціонуванні ІС, яка використовується без застосування засобів обчислювальної техніки. Основним носієм інформації у позамашинному середавищі є документи (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо).

Всі документи, які мають відношення до ІС можна розбити на вхідні і вихідні (результатні).

Вхідна документація містить первинну, не оброблену інформацію, що відображує стан об’єкта управління і заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів. Вихідна документація включає в себе зведено-групові данні, які одержані у результаті автоматизованої обробки.

Документи класифікуються по ряду ознак, наприклад:

Ø по сфері діяльності (планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові, бухгалтерські тощо);

Ø по відношенню до об’єкту управління (вхідні-первинні, вихідні-звітні, проміжні, архівні);

Ø по змісту господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);

Ø по призначенню (розпорядні, виконавчі, комбіновані);

Ø по об’єму операцій які відображаються (одноразові і звітні);

Ø по способу використання (разові і накопичувальні);

Ø по способу заповнення (вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку).

Вхідні документи в свою чергу діляться на оперативні і нормативно-довідкові. Оперативні відображають факти фінансово-господарської діяльності підприємства. Ця інформація змінюється за кожної фіксації. До оперативних документів відносяться накладні, платіжні документи, прибуткові документи, видаткові тощо.

Вхідні інформаційні повідомлення (документи) і розміщена в них інформація класифікується:

За строками подання:

Ø регламентні-документи, для яких визначений строк виконання і подання;

Ø нерегламентовані-документи виконуються за запитом;

За функціональними напрямками діяльності:

Ø правові і нормативно-довідкові документи (закони, укази, постанови органів державної влади та управління) і організаційно-методичні документи (прикази, директиви, інструкції, методики, рішення колегій тощо);

Ø документи обчислення і обліку;

Ø документи з контрольної роботи.

Групування документів по функціональним напрямкам у відповідності з особливостями і призначенням розміщеною в них інформацією визначає основні потоки інформації в структурі функціонування.

Вихідні документи формуються в процесі автоматизованої обробки і видаються як результат. Вихідні документи також мають свою класифікацію. Вони діляться на:

Ø які призначені кінцевому користувачу,

Ø які використовуються інформаційною системою при рішенні інших задач (транзити);

Ø які використовуються для рішення задач в наступний період рішення.

Вихідна інформація включає звітно-группировочні дані, які одержані у результаті автоматизованої обробки і одержується, головним чином, на друкованому пристрої ЕОМ.

До вихідних зведень пред’являються наступні вимоги. Склад показників, які в них містяться, повинен бути достатнім для управлінських цілей. Особлива увага приділяється достовірності даних які відображаються, їх логічному розміщенню. Звіти повинні видаватися в указані терміни, у регламентному режимі і при відповіді на запит. Все це дозволяє одержати на ЕОМ готову вихідну форму, яка має юридичну силу і придатну для використання на любому рівні управління.

Розробка форм первинних і зведених документів виконується на стадії складання робочого проекту автоматизованої обробки економічної інформації і знаходить відображення в проектній документації, зв’язаній з розробкою інформаційного забезпечення.

В бухгалтерському обліку прийняті форми документації регулюються діючими єдиними нормативними актами, правилами і інструкціями. Вся документована інформація забезпечує приведення безлічі економічних показників в певну систему з ціллю установлення термінологічного єдності, однозначення опису, взаємозв'язку між показниками. Наприклад, структура системи показників в бухгалтерському обліку розподіляється по різним ділянкам обліку: труду і заробітної плати, матеріалам, основним засобам тощо.

Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої інформації і містять матеріальні, трудові, технологічні і інші норми та нормативи, ціни, а також всі довідкові дані (П.І.Б., найменування тощо). На основі цих документів здійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації (НДІ), які утворюють нормативно-довідкову базу інформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать довідники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо.

Розглянемо технологію використання електронного документообігу.

Велике значення при вивченні інформаційних потоків придається правильній організації документообігу, тобто послідовності проходження документу від моменту виконання першого запису до здачі його в архів. Документообіг виявляється на стадії обстеження економічного об’єкту.

Будь-яка економічна задача оброблюється на основі певної кількості первинних документів що проходять різні стадії обробки: рух документів до обробки, в процесі обробки і після обробки.

Критеріями вибору системи автоматизації документообігу являються масштаби організації. При виборі системи потрібно ураховувати такі критерії: інтеграції з іншими автоматизованими системами і базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпеченість роботи в мережах, надійність системи і захист від несанкціонованого доступу.

Вдосконалення документообігу проходить на основі систем електронної пошти і електронного підпису, що значно підвищує ефективність банківських операцій.