Уніфікація і стандартизація документації

Розвиток систем автоматизованої обробки інформації зажадало уніфікації і стандартизації всієї документації, які призначені для відображення економічної інформації. Уніфікація документації була проведена в державному масштабі в 1970-х роках Так, постановою Держкомітету стандартів " Уніфіковані системи документації, які використовуються в АСУ" оприділені вимоги до уніфікованої системи документації (УСД). Вона включає комплекс взаємопов'язаних документів, які відповідають єдиним правилам і вимогам побудови. В склад УСД входе облікова, звітно-статистична, фінансова, банківська, розрахунково-платіжна та інша інформація. Кожному документу привласнений код у відповідності з загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ОКУД).

Уніфікація видвинула наступні вимоги до документів:

Ø стандартна форма побудови;

Ø пристосування до автоматизованої обробки;

Ø мінімізація показників;

Ø виключення дублювання;

Ø включення всіх необхідних для цілей управління показників.

Документація, яка діє у фінансово-кредитних установах являється повністю уніфікованою для всіх організацій. Що стосується первинної документації для бухгалтерського обліку, то створити повністю уніфіковані системи документації по всім ділянкам поки що не представляється можливим в наслідок різноманіття галузевих форм і методик для деяких ділянок обліку.

Так для обліку основних засобів, фінансових операцій створені єдині для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані документи. Для праці і заробітної плати, обліку матеріалів розроблені галузеві типові форми документів, які пристосовуються до діючих обліковим методикам і даній галузі.

Вимоги до уніфікованої документації вимагають документам мати стандартну форму побудови, яка передбачає виділення в документі трьох частин: заголовочної, змістовної, що оформляє.

На попередній стадії проектування автоматизованої обробки вивчаються всі види і форми первинних документів, які використовуються при рішенні задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані документи,. а також виясняється можливість заміни діючих документів уніфікованими. Коли така змога не представляється, то здійснюється розробка нових первинних документів, тобто заміна діючих документів новими. які повинні бути пристосованими до автоматизованої обробки. Ця робота виконується спеціалістами по автоматизації спільно з користувачами.