Организация помещения

Организационные вопросы

7.1. Место проведения презентации

Решение, где будет проходить презентация (если это решаете вы), должно быть принято на ранних стадиях планирования. При этом следует принять во внимание следующие соображения:

• Удобно ли будет слушателям добираться до места?

• Если у вас есть возможность провести презентацию в своем доме, сде­лайте это. Это значительно снижает количество непредвиденных и не­контролируемых моментов.

• Если вам приходится выбирать между залом, который чуть маловат, и тем, который слишком велик, выбирайте меньший, так как много пустого пространства действует угнетающе.

• Если здание напоминает лабиринт, сделайте в коридорах указатели, чтобы посетители могли найти дорогу в гардеробы, буфеты, бары и т.д. и обратно.

• Иногда избранное клиентом место проведения бывает так загружено, что прак­тически невозможно провести на месте генеральную репетицию. Если в целом презентация важная и сложная, то это очень большая ответственность, и поэтому стоит как следует подумать о ее проведении где-то в другом месте.

• Генеральная репетиция должна пройти, когда уже назначен срок са­мой презентации, обычно на предыдущий день. Утро в день презента­ции не так удачно: меньше времени на подготовку и никаких шансов поспать.

• Не выбирайте комнату, в которой говорящие кажутся силуэтами на фоне яркого света, например, из окна, что мешает зрителям видеть их лица, или в окне за спиной у ведущего на виду у всей аудитории будет происходить что-то интересное, что будет всех отвлекать; или если ведущий оказывается рядом с единственной дверью, в комнату, так что все посыльные, незваные гости и просто опоздавшие внезапно будут становиться частью презентации, как только откроют дверь.

• Если вы никогда раньше не использовали это место для презентации, постарайтесь найти того, кому доводилось, позвоните ему, чтобы вы­яснить, нет ли там каких-нибудь заминок или хитростей, о которых нужно знать заранее.

• Задолго до на­значенного срока проверьте все технические детали (освещение, ток, какое оборудование уже есть на месте проведения, вентиляция, пра­вила пожарной безопасности), чтобы в случае необходимости внести какие-то изменения.

7.2. Перечень вопросов для проверки оборудования

1. Предполагаемое место выступления оборудовано необходимыми устройствами: эпидиапроектором, слайдоскопом, экраном, монитором, ви­деомагнитофоном и микрофоном. Да/Нет.

2. В вашем распоряжении имеется квалифицированный специалист, который перед началом выступления включит оборудование и убедится в его исправности. Да/Нет.

3. Для оборудования, которое вы принесете с собой, имеется достаточ­ное количество электрических розеток — нужной конфигурации и распо­ложенных в нужных местах. Да/Нет.

4. Имеется достаточное количество подставок для установки оборудо­вания. Да/Нет.

5. Высота потолка в помещении позволяет видеть экран из задних ря­дов. Да/Нет.

6. К потолку не подвешено никаких конструкций, например, освети­тельных, которые способны помешать лучу проектора. Да/Нет.

7. При демонстрации 35 мм слайдов помещение может быть в доста­точной степени затемнено, чтобы присутствующие могли без труда уви­деть изображение. Да/Нет.

8. Качество картинки, получаемое при по­мощи эпидиапроектора или слайдоскопа, удовле­творительно. Да/Нет.

9. Линзы проектора чистые; под рукой имеются запасные лампы и предохранители. Да/Нет.

10. В помещении поддерживается ком­фортная для слушателей температура. Да/Нет.

Последний пункт очень важен, потому что практически невозможно эффективно об­щаться с людьми, которые дрожат от холода или обливаются потом от жары.

Организация помещения

Если вы принимаете участие в подготовке помещения, убедитесь, что учитываются следующие моменты. Персонал многих отелей — даже если они утверждают, что специализируются на предоставлении помещений для конференций, — не имеет ни малейшего представления, как нужно располагать кресла, проектор и экран, чтобы все присутствующие четко и безо всяких усилий видели ваши наглядные пособия.

Ниже приведен пример неправильной организации помещения. Обра­тите внимание, что только тем, кто сидит в заштрихованных зонах, обес­печен хороший обзор, тогда как слушатели в правой или левой части зала либо плохо видят экран, либо не видят его совсем. В довершение всего вы, стоя на возвышении, закрываете обзор аудитории.

Изображенный ниже альтернативный вариант организации помеще­ния устраняет некоторые препятствия — но не все.

Теперь вся ваша аудитория — теоретически — может видеть экран, од­нако вы по-прежнему мешаете некоторым из слушателей. Оптимальное место для вас — точка А. Тем не менее при использовании диапозитивов вам придется ходить туда-сюда, чтобы вставлять их в эпидиапроектор. Это бу­дет отвлекать слушателей.

Если помещение длинное и узкое, возможно, придется установить эк­ран большего размера, чтобы сидящие сзади не напрягали зрения. Эту проблему можно решить с помощью правила «6х». Оно гласит: «Расстоя­ние от экрана до самого дальнего слушателя не должно превышать шири­ны экрана, умноженной на шесть». Другими словами, для комнаты дли­ной 10 м вам понадобится экран шириной не менее 1, 5 м, чтобы сидящие сзади хорошо видели ваши слайды.

На рисунке вверху показано оптимальное расположение экрана для той же комнаты. Поместив экран в угол, вы обеспечиваете хороший обзор для всей аудитории, а также свободу собственного перемещения внутри заштрихованной зоны без риска помешать присутствующим.

В соответствующих ситуациях можно прибегнуть к одному из рассмат­риваемых ниже вариантов.