Жизненные цели

Личные желания:

долгосрочные (жизненные цели);

среднесрочные (5 лет);

краткосрочные (12 месяцев).

Профессиональные цели:

долгосрочные (цели карьеры);

среднесрочные (5 лет);

краткосрочные (ближайшие 12 месяцев). На предпоследнем этапе нахождения личных целей подробнее рассмотрим сферу «профессия».

Выделите свои профессиональные ориентиры!

Чем бы вы охотнее всего занимались в профессиональном отношении? Если бы вы могли свободно выбрать служебное положение, функцию, звание, отрасль, организацию, предприятие или институт, кем бы вы охотнее всего были или стали?

Примеры:

Стать управляющим в средней фирме XY-отрасли.

Стать членом правления фирмы Х или Y.

Основать или руководить зарубежным филиалом (в какой стране?).

Быть причисленным к ведущим специалистам.

Достичь должности в государственном аппарате.

Добиться звания профессора или доктора.

Занимать нынешнюю должность до выхода на пенсию и укреплять свое положение.

Работать самостоятельно (не по найму) в качестве...

Через пять лет «выйти из игры» и стать пастухом в Араратской долине.

И т.д.

Последняя фаза процесса - постановка целей - конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования.

План жизни и карьеры

Перенесите ваши сформулированные жизненные и карьерные цели из заполненных ранее рабочих бланков в нижеследующие формуляры.

Установить сроки — сформулировать результаты!

Каждая цель, как мы выяснили в начале этой главы, имеет смысл только тогда, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты. Сформулируйте теперь их применительно к своим желаемым и практическим целям и перепроверьте свои планы с точки зрения того, насколько они реалистичны. Критерии устанавливаете вы!

Помните при этом и о таких аспектах, как физическое состояние, здоровье, поскольку хорошее здоровье и конституция являются предпосылкой активной жизни и успешного самоменеджмента.

Для этого предусматривайте в своих периодических планах (годовых, месячных, недельных и дневных) мероприятия для сферы «Здоровье»: лыжные пробеги, спортивные каникулы, лечение, плавание каждую неделю, ежедневные пробежки на свежем воздухе, занятия йогой и т.п.; а также профилактические осмотры.

Не забывайте также о самообразовании, о повышении уровня знаний и квалификации, о своем культурном просвещении (путешествия, участие в культурных мероприятиях и т.д.).

Не берите на себя слишком много, поскольку нереальные задачи имеют мало шансов быть выполненными. Чем больше цели вы себе поставите, тем больше вам придется менять в вашей прежней жизни, тем больше придется развивать активность.

Устанавливайте также конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением ваших долгосрочных глобальных целей. При стремлении к долгосрочным целям вы должны считаться с изменением внешних условий и возникновением новых тенденций. Поэтому наряду с общими целями важно с точки зрения психологической мотивации ставить перед собой и краткосрочные достижимые подцели и добиваться промежуточных успехов.

Пример: жизненный план (извлечение).

Для формулировки практических целей в профессиональной сфере требуется из первых рук и умение ориентироваться в вопросах, касающихся предприятий, отраслей и рынка. Здесь важную роль сыграют ваше профессиональное самообразование, накопление специальных знаний, делового опыта.

Какова самая вероятная (ближайшая во времени) возможность вашего продвижения по службе в предстоящие 2-3 года?

Наименование должности ________________________________________

Сфера ответственности __________________________________________

Дополнительно требуемые:

деловые качества _______________________________________________

качества руководителя __________________________________________

личные способности ____________________________________________

Другие критерии _______________________________________________

Для планирования карьеры важно знать следующее.

Малый шаг, предпринимаемый сразу, дает подчас больше эффекта, чем обширные, стратегические и грандиозные замыслы, за которыми следуют затяжные действия.

Каков ваш очередной шаг?

Активная цель (ближайший шаг) __________________________________

Требуемая информация __________________________________________

Необходимые ресурсы, помощь со стороны и т.п. ____________________

Ожидаемые трудности, проблемы _________________________________

Акции, мероприятия ________________ Сроки ______________________

Прочее ________________________________________________________

Зафиксируйте этот первый ближайший шаг в своем плане карьеры!

Пример: План карьеры (извлечение).

ПЛАНИРОВАНИЕ: КАК ГОТОВИТЬ ВЫПОЛНЕНИЕ

СВОИХ ЗАДАЧ

Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе.

Народная мудрость

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния - времени, а именно:

либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);

либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Вряд ли необходимо вам как руководителю доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. Вместе с тем мы хотели бы вас призвать к следующему:

Станьте в своей деловой сфере

сами для себя предпринимателем

и планируйте использование своего ограниченного времени для

достижения своих целей!

«Кто регулярно в течение 10 минут

подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно

сэкономить 2 часа, а также вернее

и лучше справиться с важными делами».

Принципы правила планирования времени

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справиться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований. Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручить менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

Чтобы вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.

Основное соотношение (60: 40)ОценкаПримечание

Составляйте план лишь на определен-

ную часть своего рабочего времени, как по-

казывает опыт, лучше всего на 60 %

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (поглотители времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка Соответственно свое время надо распределять между тремя блоками.

Основное правило планирования времени

60 % - запланированная активность;

20 % - непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия);

20 % — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).

Рабочее время

Фиксация результатов вместо

действийОценкаПримечание

Фиксируйте в планах результаты или

цели (конечное состояние), а не просто

какие-либо действия

Пример:

вместо: «позвонить т. Соколову»

лучше: «согласовать с т. Соколовым

программу для ЭВМ»

Таким образом, ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например, обсуждения того, что вам спонтанно приходит на ум

Постоянно задавайтесь вопросами:

В чем цель этого разговора, этой работы и т.п.?

Чего я хочу достичь?

Установление временных нормОценкаПримечание

Задавайте точные временные нормы,

предусматривайте в своем плане ровно

столько времени на то или иное дело,

сколько оно действительно требует.

Опыт показывает:

На работу, как правило, тратится столько времени,

сколько его имеется в распоряжении.

Если вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно 2 часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.

Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае с.г.» (продолжительность — 90 мин.) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание - не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.

Срок исполненияОценкаПримечание

Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом вы приучаете себя к самодисциплине, избегайте нерешительности, промедления и откладывания дел.

Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «Как можно скорее». Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2-3 недели?

Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!» или «Я еще в среду вам сказал: «Как можно скорее!» А вы приносите мне отчет только сегодня!»

Заключайте конкретные соглашения («минидоговора») относительно срока окончания работ! Спрашивайте или говорите, к какому сроку задание должно быть выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой стороны. Если ваши предложения не совпадают, вы можете прийти к другому, более реалистичному соглашению.

Установление приоритетов

(степени важности)ОценкаПримечание

Точно определяйте, какому делу

какого рода приоритеты вы отдаете

Избавление от «тирании»

спешностиОценкаПримечание

Учитесь отличать важнейшее

от спешного и избавляйтесь от

«тирании» спешных дел

Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному, и только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.

Делегирование (перепоручение дел)ОценкаПримечание

С самого начала устанавливайте

в своих планах, какую работу вы

должны выполнять лично, а какую

можно перепоручить (делегировать)

«Поглотители» времени и резервы времениОценкаПримечание

Оставляйте определенный процент

своего временя в качестве резерва для

неожиданных посетителей, телефонных

разговоров, кризисов или на случай

недооценки продолжительности

отдельных дел и старайтесь сократить

количество и объем «помех»

(«поглотителей») вашего времени

Свободное времяОценкаПримечание

Планируйте и используйте с толком

свое свободное время, которое уходит на

поездки и ожидания (например, для

проработки материалов или концептуальных

размышлений). Здесь вам поможет дневник

времени, в котором вы фиксируете все самое

важное

Время для планирования и творчестваОценкаПримечание

Резервируйте определенную часть

своего времени дня плановой, подготови-

тельной и творческой работы, а также

для повышения квалификации. Если это

время теряется в повседневных делах,

позаботьтесь о том, чтобы восполнить

потери на следующей неделе

Система планирования времени

В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие стратегически долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели Установление периодов времени, которые требуются для достижения вами личных и профессиональных целей, дает вам чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении.

План на несколько лет вперед

Если вы под влиянием того, что узнали из этой главы, решили составить план жизни, то он послужит вам исходным пунктом процесса планирования На основе плана жизни вы выводите свои долгосрочные цели на ближайшие годы и составляете план на несколько лет вперед.

План на 1990-1994 годы

Годовой план

Из плана на несколько лет вперед вы выводите годовой план, перенося в него из соответствующего (годового столбца) все те задачи и цели, которые вы наметили. Следите за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям.

В конце уходящего года (самое позднее - в начало следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы Во всяком случае, вы можете запланировать только имеющиеся в вашем распоряжении рабочие дни, поскольку большая часть вашего рабочего времени уходит на рутинную работу, совещания, командировки и т.п.

Квартальный план

Квартальный план служит аргументом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени вы побуждаете себя к тому, чтобы обдумать события истекшего периода и при необходимости внести изменения или перенести сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала можете установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие -перенести, а какие - добавить.

Месячные план

Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана, а также в случае надобности из плана истекшего месяца. Поскольку приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи планируются уже с большей детализацией (расход времени ведется в часах).

Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что вы определяете еще и так называемое свободно планируемое время. Предусматривайте в своем временном плане также резервы времени («буферы») для решения дополнительных и непредвиденных задач так, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.

Декадный план

Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходяиз своего месячного плана составьте на неделю распорядок всех своих дел и задач в соответствии с их объемом и необходимым дляих исполнения временем.

Вспомогательные вопросы для планирования

работы в течение недели

На чем я должен сконцентрироваться в первую очередь на этой неделе (центральная задача)?

Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат времени?

Какие другое дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)?

Какую рутинную работу (писанина, телефонные разговоры, совещания и т.п.) я должен выполнить?

К каким нерешенным вопросам следовало бы приступить (возможные задачи)?

Что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать?

Какие события могут быть предусмотрены?

Дневной план

Дневной план строится на базе декадного плана. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего Дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.

Дневной план представляет собой последнюю и

одновременно самую важную ступень в системе

планирования времени, конкретное воплощение

(реализацию) поставленных целей!

Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени. В дальнейшем на примере дневного плана рассматриваются пять стадий системного планирования времени.

Чтобы организовать использование времени в настоящем, надо подготовить его распределение, когда оно еще в будущем.

Составление планов дня с помощью метода «Альпы»

Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей.

В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий вас мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), то есть если вы имеете конкретный план расхода времени.

Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.

Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.

Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.

Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.

Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что чем более достижимыми вы считаете поставленные цели, тем больше сил концентрируете и мобилизуете на их реализацию.

Пять стадий метода «Альпы»

Предлагаемый вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мнемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.

Даже если вам кажется, что вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».

Метод включает пять стадий:

1. Составление заданий;

2. Оценка длительности акций;

3. Резервирование времени (в соотношения 60: 40);

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5. Контроль (учет несделанного).