Использование табличного процессора MS Excel

Для запуска MS Excel выбрать команду программы из главного меню или нажать в окне каталога правую кнопку «мыши» – «Создать» – «Лист MS Excel». Появляется книга, содержащая три рабочих листа.

В поле имени отображается адрес активной (выделенной) в данный момент ячейки, в которую вводятся данные. Ячейки расположены на пересечениях строк и столбцов. Каждая ячейка однозначно определяется адресом (например А1), состоящим из буквы столбца и номера строки. Для перемещения по листу используются горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки. Для вставки ещё одного рабочего листа используется его ярлык внизу экрана или вкладка меню «Вставка» – «Лист».

Для присвоения имени рабочему листу необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой «мыши» на его ярлыке внизу экрана, ввести новое имя и нажать клавишу Enter или в контекстном меню выбрать соответствующую команду.

Для ввода содержимого в ячейку необходимо щелкнуть на неё левой кнопкой «мыши», ввести информацию (либо в строку формул или непосредственно в ячейку) и нажать зелёный значок «птичка» в строке формул или клавишу Enter.

Для изменения по содержимому в ячейках ширины столбца следует произвести двойной щелчок левой кнопкой «мыши» на правой границе в заголовке столбца или перетащить границу столбца вручную. Для изменения по содержимому всех столбцов нужно их выделить и далее: лента Главная – панель Ячейки – кнопка Формат – Автоподбор ширины.

Редактирование предпочтительней производить в строке формул. Для редактирования содержимого непосредственно в ячейке необходимо дважды щелкнуть на неё левой кнопкой или нажать клавишу F2.

Для выделения диапазона ячеек следует, нажав левую кнопку «мыши», перемещать курсор по диагонали от первой до последней ячейки диапазона. Для выделения несмежных ячеек диапазона производить вышеуказанные действия при нажатой клавише Ctrl.

Для копирования и вставки содержимого ячеек можно использовать нажатие правой кнопки «мыши» и выбор соответствующих команд из контекстного меню. Для вставки по отдельности только значений, только формул или только формата используется команда Специальная вставка, которая находится на ленте Главная в группе Буфер обмена (кнопка Вставить – Специальная вставка) или из контекстного меню.

Для вставки столбца или строки используются соответствующие команды ленты Главная панели Ячейки группы Вставить илипри нажатии правой кнопки «мыши».

Для изменения каких-либо параметров содержимого ячейки следует нажать правую кнопку «мыши», выбрать «Формат ячеек» и интересующую вкладку (или лента Главная – панель Число).

Для отображения формул на экране выбрать команду Показать формулы группы Зависимости Формул ленты Формулы.

Для сортировки данных в таблице нужно произвести выделение таблицы, а затем нажать: лента Данные – группа Сортировка и фильтр – кнопка Сртировка или лента Главная – группа Редактирование – кнопка Сортировка и фильтр – Настраиваемая сортировка.

Для фильтрации каких-либо данных в таблице следует нажать: лента Данные – группа Сортировка и фильтр – кнопка Фильтр, после чего выбрать из списка нужный параметр или создать необходимое условие (или лента Главная – группа Редактирование – кнопка Сортировка и фильтр –Фильтр).

Для создания абсолютной ссылки нужно в формуле выделить соответствующий адрес ячейки и нажать клавишу F4.

Для автоматизации создания числовой или формульной прогрессии можно использовать протягивание маркера заполнения или лента Главная – группа Редактирование – кнопка Заполнить.

При вводе данных необходимо соблюдать соответствие форматов ячейки: числовые данные должны иметь числовой или денежный формат, дата – формат даты, текстовые данные – общий формат.

Значения ячеек в последней строке (строке «Итого») необходимо вычислять только в том случае, если значение имеет смысл.

Пример работы с таблицей

1. Заполнить столбцы таблицы (произвольными данными с количеством строк - не менее 20.

2. Рассчитать итоговые суммы по строкам.

3. Рассчитать итоговые суммы по столбцам, применяя кнопку Автосумма на панели Редактирование ленты Главная, для чего после установки курсора в ячейку, где будет записываться результат, нажать кнопку Автосумма и обвести штриховой рамкой суммируемый диапазон.

4. Выделить числовой диапазон таблицы, вызвать диалоговое окно панели Число ленты Главная (или из контекстного меню «Формат ячеек») и выбрать из вкладки Число финансовый формат, установив количество дробных разрядов в соответствии со значащими разрядами.

5. Отформатировать таблицу в соответствии с требованиями, изложенными ниже.

6. Отсортировать таблицу по какому-либо столбцу.

7. Создать копию таблицы и применить к ней автофильтр по какому-либо условию (должно остаться не более 7 значений параметров).

8. На базе отфильтрованной таблицы построить диаграмму в соответствии с разделом «Создание, редактирование и оформление диаграмм».

Пример вычисления функции

1. Для вычисления функции (п. 3 задания) например, y = a*x + b*cos(x), нужно занести в выбранные ячейки В1, В2 и В3 значения заданных коэффициентов (констант) a, b и h.

2. Выбрать строку 5 для записи аргумента функции x, ввести в ячейку А5 начальное значение отрезка, на котором будет показана функция. В ячейку В5 занести формулу: = А5+В3 (расчет следующего значения по оси ОХ). Адресу ячейки В3 придать абсолютную ссылку, нажав F4, и, получив формулу в ячейке В5: = А5+$В$3. Протягивая маркер заполнения, создать в ячейках В5… О5 ряд чисел в качестве аргументов.

3. В ячейку А6 занести функцию y, щелкая на соответствующих формуле адресах ячеек, знаках операций и вводя соответствующую стандартную функцию:

= В1*А5+В2*cos(А5)

Стандартная функция выбирается выделением символа f_x, выбора в списке нужной функции и указания в строке параметров адреса ячейки, в которой записан коэффициент b (т. е. ячейки В2).

4. Адресам ячеек В1 и В2 необходимо придать абсолютные ссылки, т. к. их значения в формуле не изменяются, т. е. являются константами. Для быстрого создания ссылок используется клавиша F4, в результате формула примет вид:

= $В$1*А5+$В$2*cos (А5).

5. Используя маркер заполнения, необходимо распространить формулу в ячейках В6 … О6 для вычисления ряда значений функции.

6. Результаты вычислений округлить до одного дробного разряда, используя кнопки повышения или понижения разрядности на панели инструментов Число ленты Главная.

7. Выделить диапазон результатов вычисления функции А5: O6 и построить на её базе график в соответствии с разделом «Создание, редактирование и оформление диаграмм» (график тоже считается диаграммой).

Оформление таблицы

Для оформления всей таблицы или ее фрагментанеобходимо предварительно выделить соответствующуюобласть.

При редактировании различных параметров содержимого ячеек использовать команды ленты Главная или правая кнопка «мыши» – «Формат ячеек», а далее выбор соответствующего параметра: «Число», «Выравнивание», «Шрифт», «Граница», «Вид».

Установка размеров столбцов и строк по содержимому осуществляется командами ленты Главная – панели Ячейки – кнопки Формат.

При выполнении и оформлении таблиц необходимо выполнить следующие требования:

- текст заголовков в полях должен быть центрирован;

- все числовые параметры в заголовках должны иметь единицы измерения;

- заголовки и текст в текстовых полях должны начинаться с прописной буквы;

- текстовые данные выравниваются по левой границе с небольшим отступом;

- числовые данные в каждом из полей должны иметь одинаковую разрядность, определяемую самым младшим значащим разрядом в столбце;

- в числовых полях не должно быть нулевых дробных разрядов (если в данном столбце нет хотя бы одного числа со значащим дробным разрядом);

- числовые данные, как целые, так и дробные должны выравниваться по правой границе ячеек;

- текст заголовков и итоговых строк должен выделяться жирным шрифтом;

- толщина рамок ячеек внутри таблицы и заливка таблицы цветом не должны мешать чтению содержимого.

Создание, редактирование и оформление диаграмм

Для построения диаграммы необходимо выделить в таблице область исходных данных. При этом следует всегда принимать во внимание то, что левое поле, т. е., например, поле наименования продукции, названия предприятия, табельного номера, номера склада, дня месяца, имени функции и т. п. обязательно должно иметь текстовый формат. Иначе при создании диаграммы её вид будет искажаться.

Диаграмма создается инструментами панели Диаграмма ленты Втавка.

Редактирование диаграммы осуществляется щелчком правой кнопкой «мыши» на соответствующем элементедиаграммы ивыбором соответствующей команды из контекстного меню или с помощью дополнительной ленты Работа с диаграммами.

Для редактирования одного из элементов ряда диаграммы следует после выделения ряда ещё раз нажать левую кнопку «мыши» на нужном элементе.

Сохранить созданную книгу под любым (желательно информативным) именем на жестком диске или внешнем носителе.

При выполнении и оформлении диаграмм необходимо выполнить следующие требования:

- в диаграммы не должны включаться итоговые значения параметров;

- каждая диаграмма обязана иметь заголовок;

- оси координат должны иметь наименования параметров и единиц измерения;

- заголовки и наименования должны начинаться с прописной буквы;

- диаграммы не должны быть перегружены данными (иметь от 7 до 10 элементов в ряду) и легко читаться;

- каждая диаграмма должна быть корректной по смыслу (нельзя сравнивать или смешивать на диаграмме литры с кирпичами, килограммы с рублями, штуки с минутами и т. п.), информативной и понятной для чтения.