Первинні документи та вимоги щодо їх оформлення

Законом України " Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні", стаття 9 " Первинні облікові документи та регістри бухгал­терського обліку", та " Положенням про документальне забезпечен­ня записів у бухгалтерському обліку", затвердженим наказом Мініс­терства фінансів України від 24 травня 1995 p., № 88 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 5.06.1995 року № 168/704), визнача­ється порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерсько­му обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регі­стрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім установ банків) незалежно від форми власності та специфіки установ і організацій.

Особливістю бухгалтерського облі­ку є суцільне й безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються в підприємствах, організаціях та уста­новах. Для проведення такого спостереження кожну господарську операцію необхідно документально оформити.

Бухгалтерський документ (термін " документ" походить від ' латинського documentum, що означає " свідоцтво, доказ") є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпо­рядженням на право її здійснення.

Сукупність бухгалтерських документів, що складаються на всі господарські операції, називається документацією.

Документи, які складаються в момент здійснення господарських операцій, Називаються первинними документами

Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку. Зазначимо, що жодна господарська операція не може бути відо­бражена в обліку без належного її оформлення відповідним первин­ним документом. Це спосіб первинного спостереження за господар­ськими операціями і обов'язкова умова відображення їх в обліку.

Значення документації в господарській роботі підприємств не обмежується тільки тим, що її використовують для обґрунтування облікових записів. Документація відіграє важливу роль в управлінні господарством. Для працівників документи є підставою для обґрун­тування здійснених ними операцій. Особливо важливим є значення документів для попереднього та наступного контролю за доцільніс­тю й законністю господарських операцій, додержанням державної дисципліни.

Первинні документи (на паперових і машинозчитуваних носіях інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити:

- назва підприємства, установи, від імені яких складений документ;

- назва документа (форми);

- код форми;

- дата і місце складання;

- зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі);

- посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного доку­мента.

При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтех­ніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду. Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засо­бах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати осо­бу, яка здійснила господарську операцію.

Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулько­вих ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та за­побігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання докумен­тів, передачу їх у встановлені графіком документообороту терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці до­кументи.

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці пра­цівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув’язка окремих показників.

Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, вста­новленому порядку приймання, зберігання і витрачання фондових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушу­ють договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.