Класифікація документів бухгалтерському обліку

Для оформлення різного роду господарських операцій, які здійснюються на підприємстві, використовують різні за своєю фор­мою і змістом бухгалтерські документи.

Бухгалтерські документи незалежно від їх носія класифіку­ються за наступними ознаками: за призначенням, за характером задокументованих операцій, за порядком складання, за кількістю охоплених операцій, за місцем складання, за способом складання і опрацювання.

За призначенням документи поділяються на: розпорядчі, виконавчі (виправдні), бухгалтерського оформлення, комбіновані. Розпорядчими називаються документи, в яких міститься роз­порядження (наказ, завдання) щодо здійснення певної господарської операції. Вони представлені такими бухгалтерськими документами, як: платіжне доручення для перерахування грошових коштів з розра­хункового рахунку підприємства іншому підприємству, довіреність на отримання матеріальних цінностей, чек грошової чекової книжки для отримання грошей із банку у касу та ін. Поряд з цим треба заува­жити, що розпорядчі документи не засвідчують факту здійснення са­мої господарської операції, а отже, виступають лише підставою для їх здійснення. Виконавчими (виправдними) називають ті документи, які засвідчують факт здійснення господарської операції, а отже, є підставою для відображення їх у обліку. Вони представлені такими бухгалтерськими документами, як: виписка із розрахункового ра­хунку підприємства, авансовий звіт щодо використання коштів підзвітною особою та ін. Для виконавців такі документи є ви­правдними щодо здійснення певних операцій, або витрачання гро­шових коштів. Документи бухгалтерського оформлення складаються в бухгалтерії на підставі розпорядчих або виконавчих документів, а також даних поточного обліку в процесі підготовки для здійснення відповідних облікових записів. До таких документів належать різного роду бухгалтерські довідки, групувальні відомості, розра­хунки (розподілу амортизації за підрозділами підприємства, роз­поділу загальновиробничих витрат, калькуляційні картки) та ін. Треба зауважити, що документи бухгалтерського оформлення не відображають безпосередньо факт здійснення господарської опе­рації, а є лише підставою для здійснення облікових записів.

В практиці бухгалтерського обліку широке застосування знайшли документи, які поєднують в собі ознаки розпорядчих до­кументів, виконавчих, а також документів бухгалтерського оформ­лення. Документи, які поєднують функції перелічених вище доку­ментів, називаються комбінованими. Прикладом таких документів можуть бути: видатковий касовий ордер, в якому міститься як роз­порядження керівника щодо видачі грошей із каси, так і підтверд­ження виконання операції (підписи касира і одержувача); видатко­ва накладна, яка містить як розпорядження щодо видачі із складу певних виробничих запасів, так і підтвердження виконання опе­рації (підписи комірника і одержувача) та ін. За характером задокументованих операцій бухгалтерські документи поділяються на: грошові, матеріальні, розрахункові. За За допомогою грошових документів оформляються опе­рації, які пов'язані із рухом грошових коштів на підприємстві. Та­кими документами є, зокрема: прибутковий та видатковий касові ордери, чек грошової чекової книжки для отримання коштів із бан­ку у касу, об'ява на внесення готівки для здачі грошей із підприємства у банк.

Матеріальними документами оформляються операції, які пов язані із рухом товарно-матеріальних цінностей на підприємстві. Вони представлені такими документами, як: прибуткова на­кладна, видаткова накладна, лімітно-забірна картка та ін. Документи, за допомогою яких здійснюються розрахунки між підприємствами, організаціями та установами — називаються розрахунковими. Такі документи представлені зокрема платіжним дорученням, платіжною вимогою-дорученням, за допомогою яких здійснюються операції на розрахунковому рахунку.

За порядком складання бухгалтерські документи поділя­ються на: первинні та зведені.

Первинні документи складаються безпосередньо під час здійснення господарської операції. Вони представлені такими до­кументами як: прибуткові та видаткові касові ордери, прибуткові та видаткові накладні, товарно-транспортні накладні, наряди на відрядну роботу працівників та ін.

В свою чергу зведені бухгалтерські документи складають­ся на підставі даних кожного первинного документа шляхом групу­вання і підрахунку (зведення) їх показників. Такі документи пред­ставлені, зокрема, такими як: касовий звіт, авансовий звіт, книга складського обліку, звіт про рух товарно-матеріальних цінностей, які складаються на підставі даних первинних облікових доку­ментів.

За кількістю охоплених операцій бухгалтерські докумен­ти поділяються на: разові та накопичувальні.

Для оформлення однієї або декількох операцій, виконання яких передбачено відразу, використовують разові документи. Після складання разові документи є підставою для здійснення на їх основі відповідних бухгалтерських проводок. Разові документи представлені зокрема такими як: первинні документи (прибутко­вий і видатковий касові ордери, накладні на оприбуткування і відпуск виробничих запасів зі складу (як одного так і декількох найменувань виробничих запасів одночасно), платіжне доручення, довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей та ін.), а також зведені документи (звіт про рух товарно-матеріальних цінностей, касовий звіт, виписка банку із розрахункового рахунку підприємства, авансовий звіт та ін.). Накопичувальні документи використовуються з метою оформлення декількох однорідних господарських операцій, вико­нання яких передбачене на протязі певного періоду (тижня, дека­ди, місяця). Треба зауважити, що дані документи є підставою для здійснення на їх основі подальших облікових записів лише за умови відображення у них останньої операції і закриття документа, тобто виведення підсумку по всіх записах. Прикладом накопичу­вальних документів можуть бути: лімітно-забірна картка, наряди на відрядну роботу (як індивідуальний, так і для бригади) та ін.

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють­ся на внутрішні та зовнішні.

Внутрішніми називаються такі документи, які були скла­дені на тому підприємстві, де здійснилася та чи інша господарська операція. Зовнішніми називаються документи, які надійшли на адре­су підприємства від інших підприємств, організацій, установ.

За технікою складання і опрацювання бухгалтерські до­кументи поділяються на такі, які оформляються вручну, а також за допомогою ЕОМ. Треба зауважити, що фактично всі бухгалтерські документи в межах всієї системи обліку можуть бути одночасно і такими, які оформляються вручну і такими, які складаються за допомогою ЕОМ. Поділ і розмежування документів можливий лише на окремо взятому підприємстві, яке характеризується конкретним ступенем механізації ділянок облікової роботи. Так, на одному підприємстві, в силу механізації певних ділянок облікової роботи, одні докумен­ти можуть бути такими, які оформляються вручну, інші — за допо­могою ЕОМ, а в цей же час на іншому підприємстві все може бути навпаки.

Розглянуту класифікацію бухгалтерських документів мож­на узагальнити за допомогою рис. 6.1.

Класифікація бухгалтерських документів за певними озна­ками показала, що фактично кожен документ належить одночасно до різних класифікаційних груп. Так, наприклад, платіжне дору­чення для перерахунку грошей постачальнику через установу бан­ку за призначенням є розпорядчим документом, за характером за­документованих операцій — грошовим, за порядком складання — первинним, за кількістю охоплених операцій —разовим, за місцем складання — внутрішнім, та за способом складання — як такий, Що складається вручну, або за допомогою ЕОМ, залежно від рівня механізації облікової роботи на конкретному підприємстві.

Рис. 6.1. Класифікація бухгалтерських документів