Документ – це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Вступ. Поняття “документ” та “документація”.

Загальні відомості про стандартизацію

План лекції

1. Вступ. Функції документа.

2. Система документації.

3. Стандарти, їх застосування.

4. Види стандартів.

5. Позначення та нормативних документів.

6. Види технічної документації, її особливості.

7. Основні поняття про конструкторську та технологічну документацію.

Документ – це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Слово походить від латинського слова " docere" (знати, свідчити). Буквальний переклад слова " document" – свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94: " Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності ".

ДСТУ 3017-95: " Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі ".

ДСТУ 2732: 2004: " Документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. ".

Будь-який документ є складовою частиною відповідної системи документації.

Система документації – це сукупність певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначенням, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

Управління документацією охоплює усі види документів, що застосовують підприємства, які прагнуть досягти переваги завдяки впровадженню системи управління якістю під час постачання прийнятної для замовників продукції, задля постійної відповідності вимогам.

Метою управління документацією є встановлення та забезпечення виконання правил її розроблення, погодження, затвердження, підтримання у робочому стані (актуалізації), правил забезпечення користувачів документацією, необхідною для ефективного планування, функціонування та контролю процесів на підприємстві, впровадження та поліпшення системи управління якістю.

Управління документацією на галузевому рівні спрямовано на створення умов для організації взаємодії підприємств галузі за допомогою встановлення раціональних процедур і форматів обміну даними та документацією.

Основною метою застосування документації на підприємстві згідно з керівними вказівками щодо документації є передавання інформації (забезпечення необхідною інформацією для виконання поставлених завдань), підтвердження відповідності (забезпечення доказів виконання того, що було заплановано), розповсюдження знань (передавання і збереження досвіду, накопиченого підприємством).

Документація, що підлягає управлінню на підприємствах у загальному випадку містить таке:

- настанову з якості – на підприємствах;

- задокументовані методики, інструкції та інші документи системи управління якістю – на галузевому рівні та на підприємствах;

- форми;

- програми якості (за потреби) - на галузевому рівні та на підприємствах;

- нормативні документи;

- технічну документацію (конструкторську, технологічну, програмну тощо).

Для управління документацією спільно застосовують нормативні документи галузевої системи управління якістю та стандарти організації (підприємства) – (далі - стандарти підприємства), які уточнюють та доповнюють положення конкретних видів документів, а також застосовують нормативні документи національної стандартизації, міждержавні стандарти тощо.