Організація обліку нематеріальних активів

Для обліку руху і наявності об'єктів інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів запроваджено спеціальні носії інформації та визначено порядок їх складання. Вони мо­жуть також застосовуватися для оформлення операцій з іншими нематеріальними активами та ведення аналітичного обліку. Для цього необхідно у них зазначати назви і реквізити форми з обліку нематеріальних активів.

Уведення в експлуатацію нематеріальних активів оформля­ється Актом введення в господарський оборот об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. НА-1). Акт складається в одному примірнику для кожного об'єкту приймальною комісією, призначеною наказом (розпоря­дженням) власника або уповноваженого органу (посадової особи), який здійснює керівництво підприємством. Акт заповнюється на основі технічної, науково-технічної та інших документів, що під­тверджують майнові права на об'єкт нематеріальних активів (до­говору на використання майнових прав інтелектуальної влас­ності, ліцензійного договору, авторського свідоцтва, свідоцтва на знак для товарів і послуг, патенту (деклараційного патенту) на ви­нахід, деклараційного патенту на корисну модель, патенту на про­мисловий зразок тощо). В акті наводиться характеристика такого об'єкта, яка містить докладний його опис і порядок використання (письмовий та/або образотворчий опис з формулою, креслення, схема, зразок, дискета, аудіо-, відеокасета тощо), особливості і пе­реваги, зазначаються основні якісні та кількісні показники об'єкта права інтелектуальної власності, вартість, строк корисного вико­ристання, особа, відповідальна за використання об'єкта., особли­вості і переваги.

Акт введення в господарський оборот права на використання вигод від скорочення викидів парникових газів складається за на­явності верифікаційного висновку про обсяги скорочення антро­погенних викидів парникових газів. Первинні документи про ви­трати на об'єкт нематеріальних активів, отриманий в результаті розробки, повинні, зокрема, містити інформацію про зміст витрат (виконання робіт зі створення нематеріального активу, витрачан­ня матеріальних цінностей на створення об'єкта), кількісні і вар­тісні показники таких витрат, підписи уповноважених посадових осіб. Оформлений акт підписується головою та членами комісії, особою, відповідальною за прийняття для використання об'єкта права інтелектуальної власності, головним бухгалтером та затверджується керівником підприємства чи особою на те уповноваже­ною.

На кожний об'єкт нематеріальних активів бухгалтерія за показ­ними Акта ф. НА-1 відкриває Інвентарну картку обліку об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних ак­тивів (ф. НА-2). Одна інвентарна картка може застосовуватись для аналітичного обліку групи однотипних за призначенням та умовами використання об'єктів, що уводяться (надійшли) в екс­плуатацію в одному календарному місяці та закріплюються за однією відповідальною за їх використання особою. У картках за­значають назву об'єкта права інтелектуальної власності та назву документації, на підставі якої об'єкт введено в експлуатацію (до­говір на використання майнових прав інтелектуальної власності, ліцензійний договір тощо), а також наводять основні, притаманні цьому об'єкту ознаки або властивості.

Вибуття об'єкта права інтелектуальної власності в інвентарній картці відмічають на підставі Акту вибуття (ліквідації) об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних ак­тивів (ф. № НА-3). Акт складається комісією у двох примірниках на кожний окремий об'єкт нематеріальних активів. У ньому за­значаються причини вибуття (закінчення строку дії: майнових прав інтелектуальної власності, договору на використання майно­вих прав інтелектуальної власності, зберігання інформації щодо об'єктів права інтелектуальної власності як комерційної таємни­ці, ліцензійного договору; дострокове припинення ліцензійного договору тощо). Перший примірник акта передається до бухгал­терії, другий залишається у особи, що була відповідальною за використання об'єкта права інтелектуальної власності. Регістри аналітичного обліку об'єктів нематеріальних активів, що вибули, додаються до документів, якими оформлені операції вибуття цих об'єктів.

Інвентаризаційний опис об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. № НА-4) склада­ється в одному примірнику при проведенні інвентаризації окремо за кожним місцезнаходженням об'єктів та за кожною особою, від­повідальною за їх використання. В інвентарний опис включаєть­ся кожний окремий об'єкт права інтелектуальної власності. При складанні інвентаризаційного опису особа, відповідальна за вико­ристання об'єктів права інтелектуальної власності, дає розписку про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи передані до бухгалтерії і всі об'єкти, одержані для ви­користання і зберігання, оприбутковані, а ті об'єкти, що вибули (ліквідовані), списані.

Для систематизації на рахунках бухгалтерського обліку інфор­мації, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах щодо операцій з нематеріальними активами, застосовуються регі­стри синтетичного та аналітичного обліку журнал 4, відомість 4.1 аналітичного обліку капітальних інвестицій і відомість 4.3 аналітичного обліку нематеріальних активів, форми яких за­тверджені наказом Міністерства фінансів України, або відо­мість 4-м, форма якої затверджена іншим наказом Міністерства фінансів України.