Перелік номенклатур з обліку запасів

Документування операцій з руху запасів є важливим елемен­том контролю наявності та збереження цінностей, тому його не­обхідно ретельно організувати. Перелік документів, які будуть ви­користовуватись для обліку запасів, визначає головний бухгалтер виходячи з певних організаційно-технічних умов (специфіки ви­робництва, частоти відпуску запасів, тощо). На вибір документів впливають конфігурація комп'ютерної програми з обліку запасів та склад вихідної інформації, а перевагу необхідно надавати ба­гаторядковим, накопичувальним документам багаторазового ви­користання. Форма документа та порядок його оформлення зале­жать від способу складання та обробки (ручний, механізований, комп'ютерний). При документуванні операцій з руху запасів пе­реважно використовується ручний спосіб складання документів, тому необхідно запроваджувати більш сучасні способи, зокрема, автоматизований, що значно зменшить обсяги облікової роботи та підвищить її якість.

Носієм нормативно-довідкової інформації є Класифікатор си­ровини, матеріалів та комплектуючих виробів та Довідник спеціа­лізованих норм затрат матеріалів на одиницю продукції у деталь­ному розрізі.

Склад та зміст вихідної інформації визначаються потребами управління та оперативного економічного контролю, балансового узагальнення, складання звітності. Вихідна інформація видається у різних формах, що залежить від форми бухгалтерського обліку, методу кількісно-сортового обліку запасів, показників звітності та організаційно-технічного оснащення бухгалтерії.

Організація обліку надходження запасів на склади підпри­ємства включає: встановлення порядку приймання запасів на склад; вибір форм первинних документів; розробку методики та техніки їх складання; розробку та затвердження графіків докумен­тообігу з руху запасів, встановлення порядку аналітичного і синте­тичного облік руху запасів.

Для раціональної організації обліку надходження запасів на підприємство необхідно розробити спеціальну інструкцію про по­рядок приймання завідувачами складів (комірниками) вантажів, що надходять на склад; зважування, перерахунку та обміру товар­но-матеріальних цінностей; встановлення їх якості та комплек­тності поставок; складання первинних документів. В інструкціях також слід розробити порядок приймання вантажів експедитора­ми та іншими працівниками транспортно-експедиційного відділу

підприємства на залізничних станціях та інших місцях (морських і річкових портах, аеропортах), складання комерційних актів, до­кументування вантажів та здавання на склади підприємства.

Надходження матеріальних цінностей на підприємство здій­снюється на основі супровідних документів, якими оформлюють їх відвантаження у постачальників (товарно-транспортних наклад­них, накладних на відпуск матеріалів, тощо). їх реєструють у від­ділі постачання у журналі обліку вантажів, що надійшли (ф. № М-1) та передають до бухгалтерії. Після перевірки суті, законності операції та правильності арифметичних підрахунків документи передають на склад для приймання вантажу.

При прийманні запасів на склад комірник шляхом ретельного перерахування, переважування та переміряння матеріальних цін­ностей встановлює фактичну кількість кожної партії запасів та її відповідність показникам супровідних документів (пакувальних листів, накладних, тощо). Якість запасів визначають за встанов­леним зразком, також перевіряють комплектність (наявність усіх предметів, що входять до цього комплекту), цілісність тари, відпо­відність упаковки та маркування встановленим вимогам, а також показникам супровідних документів (сертифікату якості, санітар­ному сертифікату). Якщо при прийнятті запасів на склад не вияв­лено ніяких розбіжностей, вони оприбутковуються безпосередньо комірником (рис. 8.2).

Для документування операцій при надходженні запасів на склад є два варіанта:

1) складання прибуткового ордеру (ф. № М-4);

2) використання супровідних документів постачальників. При першому методі комірник складає прибутковий ордер в одному примірнику на фактичну кількість запасів, що надійшли. Іншим варіантом є відмітка про приймання запасів на супровідних документах постачальників. Комірник на них про­ставляє штамп, у якому зазначає кількість оприбуткованих запа­сів, дату здійснення операції та ставить підпис.

У разі надходження запасів без документів («невідфактурова­ні поставки») або виявлення у процесі приймання недостач, по­рушення цілісності тари або упаковки, їх невідповідності вимогам стандартів, технічних умов, кресленням, зразкам договору або по­казникам, зазначеним у супровідних документах, комірник при­пиняє процес приймання. Такі цінності приймає спеціальна по­стійно діюча комісія, призначена наказом по підприємству. До її складу включають бухгалтера матеріального відділу бухгалтерії, завідувача складом та представника постачальника або сторон­ньої незацікавленої організації. Комісія встановлює фактичну на­явність запасів, їх якість, тощо та складає акт приймання мате­ріалів (ф. № М-7). У ньому зазначають найменування матеріалів, одиницю їх виміру, шифр субрахунку, номенклатурний номер, фактичну кількість і вартість. Акт складається у двох примірни­ках. Один примірник використовують для обліку прийнятих мате­ріальних цінностей, другий - для оформлення претензійного лис­та, що направляється Постачальнику.

Запаси, придбані підзвітною особою за готівку, здаються на склад у разі, якщо їх вартість перевищує межу суттєвості для опри­буткування запасів на баланс, або така межа на підприємстві не встановлена. Комірник засвідчує приймання запасів штампом на супровідних документах (накладних, товарних чеках), зазначає їх кількість, дату операції та підписується. На основі супровідних документів із відмітками комірника складається звіт про викорис­тання сум, виданих у підзвіт та на відрядження, який підзвітна особа передає до бухгалтерії для списання підзвітних сум та опри­буткування цінностей.

Організація обліку вибуття запасів включає: визначення об'єктів організації обліку, складу і змісту вхідної та вихідної ін­формації, системи обробки показників документів; переліку до­кументів, необхідних для оформлення кожної операції (видача на виробничі потреби, передавання між структурними підрозділами, продаж, списання у разі невідповідності критеріям визнання ак­тивом); розробку робочої інструкції про порядок видачі зі складу кожного виду матеріальних цінностей; розробку робочої інструкції зі складання документів; розробку графіків документообігу та по­рядку аналітичного і синтетичного обліку вибуття запасів.

У підсистемі обліку вибуття запасів об'єктами організації є:

1) облік видачі матеріалів із складу у структурні підрозділи підприємства за рахунками обліку виробничих витрат та об'єктами обліку;

2) облік видачі матеріалів із цехових складів на виробництво за рахунками обліку витрат та робочими місцями;

3) виявлення відхилень фактичних матеріальних витрат від норм затрат;

4) виявлення залишків матеріалів на виробничих дільницях;

5) облік зайвих та непотрібних виробничим підрозділам мате­ріалів, що повертаються на склад;

6) облік відходів матеріалів та їх повернення з виробничих дільниць на склади.

Носії вхідної оперативної інформації вибирають окремо для кожної з дільниць обліку із альбому первинних документів. Джере­лом нормативно-довідкової інформації є Класифікатор сировини. матеріалів та комплектуючих виробів та Довідник спеціалізованих норм затрат матеріалів на одиницю продукції у детальному розрі­зі (шифр цеха, дільниці, деталі, матеріалу, одиниці його виміру та норм витрат). Класифікатор і довідник розробляються безпосеред­ньо на підприємстві.

Оперативна, нормативно-довідкова інформація обробляєть­ся із використанням комп'ютерної техніки у відповідності із кон­фігурацією програми. Виходячи із потреб управління, а також прийнятої системи обробки показників про рух та використання матеріалів у виробництві, визначаються склад та зміст вихідної інформації.

Сировина, матеріали та комплектуючі вироби відпускаються зі складу матеріально-відповідальною особою за видатковими доку­ментами, їх необхідно ретельно перевірити і встановити наявність всіх реквізитів і підписів, передбачених формою документа. Поря­док документального оформлення операцій з відпуску виробни­чих запасів зі складів підприємства залежить від частоти відпуску (систематично на виробничі потреби або одноразово на адміні­стративні, виробничі та інші потреби), від технології й організації виробництва, форми обліку.

Відпуск виробничих запасів на виробничі потреби оформ­ляють лімітно-забірними картками (ф. № М-8, М-9). Лімітно-забірні картки є багаторядковим накопичувальним до­кументом багаторазового використання, тому їх застосування значно скорочує обсяги документообігу та облікової роботи. Вони використовуються для систематичного відпуску у виробництво певного номенклатурного номеру (або декількох номерів) запасів у межах місячного ліміту, необхідного для виготовлення одного виду продукції. Ліміт визначається на основі виробничої програми з ви­готовлення цього виду продукції та діючих норм витрат з ураху­ванням залишків невикористаних матеріалів у цехах на початок місяця. Лімітно-забірні картки виписуються у двох примірниках відділом постачання або економічним відділом на основі техноло­гічних карт по виготовленню продукції. Один примірник картки видають цеху-одержувачеві, а другий передають на склад комірни­кові. Видачу матеріалів комірник відмічає в обох лімітно-забірних карток та у картці складського обліку, а одержувач підтверджує здійснення операції у ній власним підписом. У обох примірниках лімітно-забірної картки комірник визначає залишок (сальдо) не­використаного протягом місяця ліміту виробничих запасів.

Понадлімітний і одноразовий відпуск матеріалів безпосеред­ньо у виробництво зі складу й заміна одних видів матеріалів інши­ми допускається тільки з дозволу керівника, головного інженера чи іншої уповноваженої особи підприємства (організації) після по­годження з відповідними відділами підприємства. До понадліміт­ного відпуску матеріалів відносять їх перевитрачання по поважній причині та на відшкодування браку. Він оформлюється актом-вимогою на додатковий відпуск (заміну) матеріалів (ф. № М-10). Акт виписують у двох примірниках: один примірник - для одержувача, другий - для складу. Здають акти-вимоги до бухгалтерії піс­ля видачі всієї кількості зазначених у них запасів.

Для обліку руху матеріальних цінностей усередині підприєм­ства, а також при їх відпуску стороннім юридичним або фізичним особам виписується накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф.№ М-11) у двох примірниках. Накладна обов'язково підписується головним бухгалтером. Накладною-вимогою оформлюють оприбуткування запасів із підроз­ділів підприємства, зокрема, поворотних відходів, відходів від бра­ку, від ліквідації основних засобів, списання малоцінних та швид­козношуваних предметів та розбирання тимчасових не титульних споруд.

Товарно-транспортну накладну (ф. № ТН-1) виписують при перевезенні запасів вантажним автотранспортом. Вона є підставою для списання матеріальних цінностей у продавця та оприбуткування їх у покупця, а також для обліку транспортної роботи. У ній вказують увесь перелік цінностей, що буде перево­зитись певним автомобілем, та наводять їх характеристики. На­кладну оформлює вантажовідправник окремо на колену поїздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача. Вона підписуєть­ся керівником підприємства або іншою уповноваженою особою та головним бухгалтером. ТТН виписують у чотирьох примірни­ках. Перший примірник накладної залишається на складі ван­тажовідправника для підтвердження операції з відвантаження цінностей. Другий, третій та четвертий примірники, завірені під­писами й печатками (штампами) вантажовідправника, віддають водію. Другий примірник водій віддає вантажоодержувачу разом із матеріальними цінностями. Третій і четвертий примірники во­дій передає перевізникам. Третій примірник, котрий є підставою для розрахунків за надання автотранспортних послуг, перевізник надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення. Четвертий примірник додають до подорожнього листа. Він вико­ристовується для обліку транспортної роботи й нарахування заро­бітної плати водієві.

Первинні документи зі складу до бухгалтерії комірники здають за реєстром приймання-здачі документів (ф.№ М-13). Реєстр оформлюють у двох примірниках. До нього записують назви і фор­ми документів, що належить здати до бухгалтерії. Лімітно-забірні картки здають до бухгалтерії одразу після використання ліміту та обов'язково по завершенню звітного місяця навіть якщо ліміт за деякими картками не вичерпаний. Інші документи здаються од­разу після виконання операції з приймання або видачі запасів за графіком документообігу. Після перевірки і приймання документів бухгалтер підписує реєстр, один примірник повертає комірникові, а другий залишає у бухгалтерії.

Невід'ємною складовою організації обліку видачі запасів є ор­ганізація контролю за використанням виробничих запасів у виробництві. Вона включає: вибір методів контролю за кожною групою виробничих запасів (сигнального документування, порціонного розкрою, інвентарного, розрахункового); розробку схеми оперативного контролю у процесі бухгалтерського обліку запасів кожним з працівників матеріального відділу бухгалтерії або опера­тивними працівниками; розробку класифікатора причин і вину­ватців від норм матеріальних витрат; визначення центрів відпо­відальності та посадових осіб, відповідальних за постановку та ді­євість контролю; визначення переліку посадових осіб структурних підрозділів, що мають право одержувати для них виробничі запа­си та підписувати документи, розробку інструкції про порядок та техніку відображення в обліку запасів, які були видані зі складу у виробничі підрозділи, але залишились невикористаними.

При використанні методу сигнального документування фак­тичні витрати матеріалів визначають на підставі первинних до­кументів (лімітно-забірних карт, актів-вимог). Кількість викорис­таних матеріалів розраховують із урахуванням фактичних обсягів виробництва продукції. Цей метод доцільно використовувати на підприємствах, де відсутнє незавершене виробництво.

Облік матеріальних витрат за партіями запасів використовують у тих виробництвах, де можливо проконтро­лювати кожну партію розкрою (наприклад, розкрій металів, тканини, шкіри). При цьому попередньо визначають вихід деталей за окремою партією, який заносять до акту розкрою. Порівнян­ня фактичних витрат матеріалів із розрахунковим дозволяє про­контролювати дотримання норм витрат матеріалів та виходу го­тової продукції.

При використанні інвентарного методу у кінці кожного звітно­го місяця інвентаризують залишки невикористаних матеріалів, що були відпущені у виробництво. Після цього визначають вар­тість фактично витрачених матеріалів; до початкового залишку матеріалів у цеху додають відпущені матеріали і віднімають наяв­ний залишок. Інвентарний метод дозволяє також визначити матеріали, обробка яких розпочата на кінець звітного періоду. Такий метод доцільно використовувати підприємствам, у яких матеріали залишаються у цехах, а також наявне незавершене виробництво на кінець звітного періоду. Перераховані методи обліку матеріаль­них витрат дозволяють не лише визначити фактичні витрати, але й виявити відхилення від встановлених норм.

Для контролю за своєчасним складанням документів та їх про­суванням до бухгалтерії розробляються графіки документообігу таблично-текстової форми. Структура графіку може бути різною. У них зазначають назви документів, якими оформлюють рух за­пасів, вказують осіб, відповідальних за складання документів, їх передавання, оперативну роботу з документами, їх обробку та уза­гальнення, час відведений для кожного виду робіт (у годинах і хви­линах), а також операції, які виконують з документом та осіб, яким передають документи (табл. 8.6). При інших формах графіків у них можуть вказувати осіб, відповідальних за виконання кожного виду робіт та підписування документів, підстави для їх складання, тер­міни виконання робіт та одержувачів інформації (табл.8.7).

Таблиця 8.6