![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Автоматизированные системы делопроизводства.
Информационные технологии и автоматизированные системы управления документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля, поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффективность производственных и бизнес-процессов. Такие системы имеют как самостоятельное значение, так и играют важную роль в интегрированных автоматизированных системах управления и проектирования. Автоматизированные системы делопроизводства по своему назначению подразделяют на системы управления документами (СУД), управления документооборотом (СДО), управления знаниями (в сфере делопроизводства) и инструментальные среды делопроизводства. В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на специализированные и комплексные, локальные и распределенные, фактографические и документографические (полнотекстовые), заказные и тиражируемые. Системы управления документами предназначены для обеспечения санкционированного доступа к документам. Характерные функции СУД: — ввод документов, в частности, с помощью средств их автоматического распознавания; — индексирование документов, например, оформление регистрационных карточек с полями для атрибутов; возможно атрибутивное индексирование — к атрибутам относятся автор документа, дата создания и ключевые слова или полнотекстовое индексирование — в индекс заносят весь текст, но без предлогов и окончаний некоторых слов. — хранение документов; — поиск нужных данных, который может быть атрибутивным в фактографических БД или полнотекстовым в случае слабоструктурированных документов; — поддержка групповой работы над документами; — разграничение прав доступа к документам; — контроль и управление версиями документов, регламентирующие внесение в них изменений; — сбор и анализ статистических данных по параметрам документов и функционированию системы; — подготовка отчетов. Системы управления документооборотом служат для управления деловыми процессами прохождения и обработки документов в соответствующих подразделениях и службах организации. Характерные функции СДО: — регистрация документов при их вхождении в систему; — маршрутизация документов, учет их движения (маршрутизация может быть жесткой при фиксированных маршрутах или свободной); управление потоками документов обеспечивает прохождение документов по заданному маршруту с контролем внесения в них резолюций, управление внесением изменений включает систему приоритетов, средства протоколирования изменений; — контроль исполнения предписываемых документами действий; — защита информации при ее передаче между пунктами распределенной системы; — автоматическое уведомление соответствующих лиц о состоянии документов и содержащихся в них директив и рекомендаций; — планирование работ, связанных с прохождением документов. К системам управления знаниями в области делопроизводства относят системы, выполняющие функции, характерные для интеллектуальных систем. Примеры таких функций: — классификация документов по тем или иным признакам; — взаимное связывание документов, например, с помощью гипертекста; — тематический отбор документов; — интеграция данных, поступающих из различных источников; — аналитическая обработка данных; — моделирование деловых процессов. Инструментальные среды в системах делопроизводства служат для формирования систем делопроизводства, адаптированных к условиям конкретных предприятий и фирм. Часто такое формирование производится путем дополнения некоторого базового компонента, в состав системы входит соответствующий язык расширения. Кроме перечня решаемых задач, выделяют следующие свойства и характеристики систем делопроизводства: — открытость, программные интерфейсы и форматы данных для обмена с другими информационными системами; — мобильность для инсталляции на ведущих платформах; — модульное построение, что обеспечивает масштабируемость — возможность эволюционного развития, адаптируемость, возможность внедрения на предприятиях по частям. — пользовательский интерфейс; — быстродействие, временные затраты на выполнение задач; — уровень защиты информации; — соответствие стандартам информационных технологий; — операционные среды и используемые СУБД, требования к аппаратным ресурсам. — перенос документов по мере их устаревания на более дешевые носители. В крупных АСД предусматривается распределенное хранение с доступом в режимах как off-line, так и on-line. В первом случае пользователь формирует запрос в виде совокупности ключевых слов и направляет его средствами электронной почты (E-mail), СДО выдает список релевантных документов, пользователь выбирает из списка нужные документы и посылает вторичный более конкретный запрос, получая по E-mail запрошенные документы. Во втором случае используется связь в реальном времени, документ вызывается на экран компьютера и пользователь может непосредственно его просматривать и редактировать. Современные корпоративные системы делопроизводства являются распределенными, имеющими архитектуру клиент-сервер. На серверной стороне находят применение серверы баз данных, полнотекстовых документов, электронной почты, приложений, SQL- и Web-серверы. На клиентской стороне могут выделяться рабочие места пользователей, администратора и разработчиков баз данных, информационно-поисковых систем, форм документов и т.п. В частности, применяются трехзвенные распределенные системы.
|