Главная страница
Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Составление эффективных докладов
Первый шаг заключается в том, чтобы определить, должен ли доклад быть самостоятельным документом или играть вспомогательную роль по отношению к любого рода устной коммуникации — беседе, лекции или брифингу. В последнем случае он может представлять собой предварительный документ или презентацию, которые представляются небольшому комитету, а за тем выносятся на общее собрание. При этом функции доклада в большей степени напоминают функции памятной записки. Если ситуация позволяет, нужно выбирал, именно это сочетание письменного документа и устной коммуникации — особенно если главным результатом должно стать действие.
Ваш доклад должен начинаться со вступления, которое сообщает о целях и задачах документа. Цели и задачи также должны быть отражены в названии доклада. Формат доклада должен включать в себя — как у книги в миниатюре — имя автора и дату составления. Основная часть, содержащая информацию, факты доказательства и рассуждения, должна быть сжатой, ясной и организованной в строгом порядке, с разбиением на главы, с заголовками сбоку текста и пронумерованными параграфами. Заключение не должно оставлять у читателя сомнений в выводах и рекомендациях автора.
Ваши ключевые положения должны быть помещены в наиболее подходящие места, а трудные или специальные термины всегда сопровождаться пояснениями. Иллюстрации, которые должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к наглядным пособиям, помогут сэкономить время и место, однако сложные вспомогательные данные следует приводить в виде приложений в конце документа. Минимальные требования к стилю не отличаются от тех, которые предъявляются к письмам и другим видам деловой документации. Помимо всего прочего, доклад должен выполнять поставленную задачу при помощи минимального количества слов, и особенно в тех случаях, когда слово письменное используется в сочетании с устным.
КРАТКОСТЬ
Чтобы хорошо делать свою работу, нам приходится читать массу бумаг. Почти все они слишком длинны. Это приводит к потере времени, в то время как требуется сохранить силы для поиска главного.
Я попросил своих коллег и их персонал следить, чтобы их доклады были короче.
1. Цель — составление такого доклада, в котором основные положения изложены в последовательности коротких и сжатых абзацев.
2. Если в основе доклада лежит подробный анализ неких сложных данных или статистической информации, эти данные должны быть приведены в приложении.
3. Часто наиболее подходящим является не полный доклад, а памятка, состоящая только из заголовков, содержание которых может быть при необходимости раскрыто в устном виде.
4. Давайте откажемся от таких фраз, как: «также важно принимать во внимание следующие соображения…» или «следует обратить внимание на возможность учета…». Большинство подобных фраз представляет собой просто «воду», которую можно либо опустить, либо заменить одним-единственным словом. Не стоит отказываться от использования образных выражений, даже если они являются разговорными.
Полагаю, что немногословные доклады поначалу могут показаться шероховатыми по сравнению с гладкими бюрократическими фразами, но они значительно экономят время, а необходимая дисциплина, требующаяся для краткого изложения, помогает ясности мышления.
Уинстон Черчилль, 9 августа 1940 года
| Разумеется, чтобы удовлетворить требования Черчилля к краткости, требуется упорная работа и соответствующий навык. Длинные и усложненные доклады составлять гораздо проще. Простота чтения усложняет написание. Более того, ложная маркетинговая доктрина способна убедить нас, что толстая пачка бумаги, пышные фразы и непонятные диаграммы могут каким-то образом подчеркнуть важность обсуждаемого предмета и значение сделанных выводов.
Требования к письменному языку и принятые условности в нем действительно отличаются от соответствующих норм устной речи. Но вы должны стараться разговаривать с читателем так, как будто он сидит напротив вас. Попытайтесь прочесть вслух то, что вы написали, и оцените, как это звучит. Помните, что ваша цель не должна состоять в том, чтобы писать на литературном языке (во всяком случае, в нашем контексте), а также не обращайтесь к университетской аудитории.
Вы пишете для того, чтобы вас поняли, и составляете документ именно вы, а не кто-то другой. «Используйте тот язык, который вам подходит, — писал Р. В. Эмерсон, американский эссеист, поэт и философ, — все равно вы не сможете выразить ничего, кроме самого себя».
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ: БУДЕТ ЛИ ВАШ ДОКЛАД ЭФФЕКТИВНЫМ?
СТРУКТУРА И ПЛАН
|
|
| Является ли титульный лист полным и хорошо скомпонованным?
| Да
| Нет
| Ясен ли план доклада и легко ли его придерживаться?
| Да
| Нет
| Не пропущена ли какая-то важная часть?
| Да
| Нет
| Расположены ли основные части доклада в наиболее удобном порядке?
| Да
| Нет
| Выделены ли заголовки?
| Да
| Нет
| Одинакова ли нумерация параграфов?
| Да
| Нет
| Понятны и полезны ли приложения?
| Да
| Нет
| СОДЕРЖАНИЕ
| Да
| Нет
| Содержит ли резюме (если таковое имеется) основную суть доклада?
| Да
| Нет
| Ясно ли отражены во введении:
Предмет и цель доклада?
Дата проведения изысканий?
Кем был составлен доклад?
Для кого был написан доклад?
Границы применимости доклада?
| Да
| Нет
| Да
| Нет
| Да
| Нет
| Да
| Нет
| Да
| Нет
| Содержит ли основная часть доклада только необходимые факты, без какой-либо необязательной информации?
| Да
| Нет
| Правильна ли последовательность изложения в основной части доклада?
| Да
| Нет
| Четно ли очерчена проблема?
| Да
| Нет
| Заслоняют ли детали основную мысль?
| Да
| Нет
| Точно ли указаны источники данных?
| Да
| Нет
| Логичны ли выводы, сделанные на основе приведенных фактов и их интерпретации?
| Да
| Нет
| Пропущены ли без всякой причины возможные решения?
| Да
| Нет
| Удачны ли используемые термины, аббревиатуры и символы и совместимы ли они?
| Да
| Нет
| Есть ли в докладе утверждения, смысл которых не вполне ясен?
| Да
| Нет
| Точны ли факты, цифры и вычисления?
| Да
| Нет
| ОБЩИЕ ВЫВОДЫ
| Объективен ли доклад?
| Да
| Нет
| Можно ли подвергнуть критике содержащиеся в докладе рекомендации?
| Да
| Нет
| Является ли доклад эффективным и деловым и оставляет ли он хорошее впечатление?
| Да
| Нет
| Может ли неспециалист, имеющий прямое или косвенное отношение к докладу, понять его?
| Да
| Нет
| Могут ли кого-то обидеть содержащиеся в докладе положения?
| Да
| Нет
| Является ли доклад позитивным и конструктивным?
| Да
| Нет
| Дает ли доклад ясное представление о том. какое решение (если оно необходимо) и кем должно быть принято?
| Да
| Нет
|
|
|
|
|
|
|