Функцыі дакументаў. Асаблівасці мовы дакументаў.

Слова “дакумент” лацінскага паходжання і абазначае пасведчанне, спосаб доказу. Існуе некалькі азначэнняў паняцця “дакумент”. Агульнаўжывальнае значэнне слова дакумент – гэта пэўным чынам складзеныя, падпісаныя і зацверджаныя справавыя паперы, якімі афармляюцца разнастайныя гаспадарчыя аперацыі, прававыя адносіны і дзеянні юрыдычных асоб і грамадзян. А вось сучаснае азначэнне. Дакумент – гэта матэрыяльны аб’ект з замацаванай у ім інфармацыяй для перадачы яе ў часе і прасторы.

Дакумент выступае адначасова і як прадмет працы кіраўніка, і як яе вынік.

Дакумент выконвае разнастайныя функцыі:

1) інфарматыўную (у дакуменце фіксуюцца факты, падзеі разумовай і практычнай дзейнасці чалавека);

2) арганізацыйную (пры дапамозе дакумента забяспечваецца ўздзеянне на калектыў для арганізацыі і каардынацыі дзейнасці яго членаў);

3) камунікатыўную (забяспечваюцца знешнія сувязі прадпры-емстваў і арганізацый);

4) юрыдычную (змест дакумента выкарыстоўваецца ў якасці доказу пры разглядзе спрэчных пытанняў, а шэраг дакументаў першапачаткова выконвае юрыдычную функцыю: дагаворная дакументацыя, натарыяльна засведчаныя дакументы);

5) выхаваўчую (дакумент дысцыплінуе выканаўцу, патрабуе павышанага ўзроўню адукацыйнай падрыхтоўкі).

Для афіцыйна-справавога стылю характэрна ўжыванне спецыяльных моўных сродкаў пры афармленні справавых папер і дакументаў:

– тэрмінаў і прафесіяналізмаў у адпаведнасці з тэматыкай і зместам службовых дакументаў (юрыдычныя, дыпламатычныя, бухгалтарскія: кантракт, адтэрміноўка, надбаўка, попыт);

– нетэрміналагічных слоў, якія ўжываюцца пераважна ў адміністрацыйна-канцылярскай мове (вышэйуказаны, належны, прыцягненне, узгадненне);

– назоўнікаў, якія называюць асоб па якіх-небудзь дзеяннях або адносінах (кватэраўладальнік, ісцец, наймальнік, сведка, адказчык);

– аддзеяслоўных назоўнікаў, асабліва з не (выкананне, пазбаўленне, незахаванне, непрызнанне);

– актыўнае ўжыванне ўстойлівых моўных зваротаў, так званых канцылярскіх штампаў (прыцягнуць да адказнасці, за справаздачны перыяд, давесці да ведама, выдаць загад, аб’явіць вымову, устанавіць аклад, перадаць у адпаведныя інстанцыі, прыняць меры, ускласці кантроль, узяць на кантроль, дагаворныя бакі);

– ужыванне расшчэпленых выказнікаў (узяць удзел (удзельнічаць), аказаць дапамогу (дапамагчы), ажыццявіць праверку (праверыць), правесці рамонт (адрамантаваць), узяць на кантроль (пракантраляваць);

– ужыванне лічэбнікаў. Найбольш зручным у працы з дакументамі з’яўляецца славесна-лічбавы запіс вялікіх лічбаў. Напрыклад, 1 млн. 500 тыс. рублёў, 590 тыс. рублёў. Але малыя лічбы без указання меры пішуцца толькі словамі (больш за тры дні, да пяці чалавек). Аналагічна пішуцца лічэбнікі, якія азначаюць межы тэрміну, перыяд (доследы праводзіліся на працягу трох-пяці дзён). Калі ў дакумент уводзяцца парадкавыя лічэбнікі, то да іх дапісваюцца склонавыя канчаткі (каровы 1-ай групы). Пры пералічэнні некалькіх парадкавых лічэбнікаў склонавы канчатак ставіцца адзін раз (каровы 1, 3, 6-ай груп). Пры рымскіх лічэбніках склонавыя канчаткі не ставяцца (мяса I гатунку, майстар II разраду). Словазлучэнні лічэбнік-назоўнік пішуцца такім чынам: у 20-кіламетровай або 20-км зоне, у 10-дзённы тэрмін. Канчатак -ці не ставіцца.