Создание шаблона документа

Многие документы, например анкеты, договоры, контракты, квитанции и т.д., представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки. Бланки для ручного заполнения — это обычные документы Word, предназначенные для печати на принтере и последующего заполнения. Word позволяет также создавать электронные бланки, которые можно заполнять на компьютере.

Электронный бланк используется многократно. Поэтому он создается не как обычный документ, а как шаблон, который является неизменяемой основой для других документов. Полученный после заполнения шаблона документ можно хранить и использовать в электронном виде, файл документа можно также вывести на печать.

Для создания шаблона нужно подать команду Создать из меню Файл, при этом справа откроется дополнительное окно Создание документа, в котором следует выбрать функцию общие шаблоны. В открывшемся диалоговом окне выбрать новый документ и установить переключатель Шаблон в разделе Создать.

Шаблон электронного документа содержит неизменяемые подписи полей и собственно поля, предназначенные для заполнения на компьютере. Подписи полей вводятся в шаблон как обычный текст, а поля создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы (рис. 29), которая открывается командой Формы из меню Вид — Панели инструментов.

В Word можно создать поля трех видов:

- текстовое поле — в зависимости от типа, может служить для ввода текста, чисел и дат;

- флажок — используется для указания положительного или отрицательного ответа на вопрос. Флажки могут быть также добавлены к группе параметров, которые не являются взаимоисключающими, то есть можно выбрать более одного параметра;

- поле со списком — предназначено для выбора варианта ответа в предварительно составленном раскрывающемся списке.

Для создания поля следует щелчком мыши выбрать место его расположения (рядом с подписью поля), а затем щелкнуть мышью по соответствующей кнопке в панели инструментов Формы. При этом поле вставляется в шаблон и в панели инструментов активизируется кнопка Параметры поля формы, щелкнув по которой можно задать параметры введенного поля. Окно Параметры поля открывается также двойным щелчком мыши на выбранном поле.

Параметрами текстового поля (рис. 30) являются:

- Тип (Обычный текст — ввод текста, чисел, знаков или пробелов; Число – ввод чисел; Дата – ввод даты; Текущая дата/ Текущее время — Отображает текущую дату и текущее время. Это поле не может быть изменено и Вычисление — использует поле «= (Формула)» для вычислений. Заполнение или изменение этого поля пользователями невозможно).

- Максимальная длина (указывается максимальное количество символов, вводимое пользователем при заполнении шаблона).

- Текст по умолчанию (пользователям не придется вводить наиболее вероятный ответ, кроме случая, когда их ответ будет отличаться от стандартного).

- Формат текста (зависит от выбранного типа текстового поля).

Основным параметром флажка является размер (определяется автоматически равным высоте прописной буквы или устанавливается разработчиком формы).

Основным параметром поля со списком (рис. 31) является его элементы. Элементы списка вводятся в окно Элемент списка и щелчком клавиши Добавить добавляется в список. Порядок расположения элементов списка можно изменить, выбрав курсором элемент и переместив с помощью клавиш и .

Чтобы при заполнении шаблона данные можно было вносить только в поля, выполняется его защита. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Защита формы на панели инструментов Формы.

Для создания электронного документа на основе созданного шаблона нужно подать команду Создать из меню Файл и выбрать этот шаблон в диалоговом окне Создание документа. Поля для заполнения выбираются курсором мыши, клавишей Tab или комбинацией клавиш Shift+Tab. Заполненный шаблон можно сохранить в виде обычного документа или распечатать.