Система менеджмента программ.

Основу системы менеджмента программы составляют менеджеры программ, которые несут основную ответственность за своевременное и качественное выполнение программ на всех реализации — от разработки технического задания до сдачи новой продукции или нового технологического процесса.

Высший линейный руководитель системы менеджмента программ — технический директор или главный технолог организации. В тех случаях, когда программа включает только работы по созданию технологической документации, руководителем с менеджмента программы обычно является главный технолог организации. Если же выполнение программы требует проведения других работ, менеджмент которых не входит в компетенцию главного технолога или технического директора (расширение производственных площадей и реконструкция цехов, привлечение дополнительных финансовых ресурсов, изменение отношений с поставщиками и потребителями и т.д.), руководство системой менеджмента программ в целом осуществляет высший менеджмент организации.

Менеджер программы назначается из числа ведущих специалистов технологических или производственных подразделений. Его статус приравнивается к статусу заместителя технического директора (главного технолога).

Непосредственно подчиняясь техническому директору (главному технологу), менеджер программы осуществляет организационное воздействие на все органы и работников, занятых выполнением программы, путем планирования ресурсов и сроков реализации работ, а также контроля и оценки достигаемых результатов.

План выполнения работ по программе и его изменения утверждаются техническим директором (главным технологом), однако инициативная роль в его подготовке принадлежит менеджеру программы. Как интегратор горизонтальных связей менеджер программы концентрирует всю информацию, касающуюся взаимодействий каждого подразделения, занятого выполнением программы, с другими подразделениями, с кооперирующими, организациями, с потребителями инноваций.

В связи с тем что при реализации программы используются средства из общей совокупности ресурсов организации, управляемых различными линейно-функциональными блоками, в функции высших линейных органов менеджмента организации входит задача распределения, координации и контроля использования этих ресурсов. Для ее выполнения в линейно-функциональной структуре организации необходимо создавать специализированный функциональный орган - отдел менеджмента инноваций.

Этот отдел должен собирать для высшего уровня менеджмента всю информацию обратной связи о состоянии управляемых объектов, обрабатывать ее с учетом заданий по выпуску повторяющейся продукции, выполнению заказов и проектов, производству НИОКР и подготавливать решения по распределению задач, сроков и ресурсов на их выполнение.

Отдел менеджмента инноваций в линейно-функциональной структуре характеризуется тем, что он, исходя из целей организации по объему производства и состояния ресурсов, на основании технико-экономических критериев оптимизирует загрузку всех исполнителей по времени и подготавливает для утверждения высшим линейным менеджментом проект общего плана работ по инновациям.

Отдел менеджмента инновациями собирает в соответствии с разработанной системой обязательной отчетности всю информацию о ресурсах и результатах деятельности производственных. и управленческих подразделений организации и обрабатывает ее с точки зрения эффективности использования ресурсов.

Механизм организационно-планового менеджмента программ обеспечивается предоставлением отделу менеджмента инноваций и руководителям программ особых полномочий, которые практически сводятся к следующему:

-составление и корректировка планов работ по выполнению программ выступают исключительной прерогативой менеджера программы и отдела менеджмента инноваций;

-все подразделения представляют в отдел менеджмента инноваций отчетность о результатах выполненных работ и использованных при этом ресурсах в заданные сроки. Менеджер программы может изменять сроки и форму отчетности отдельных подразделений по своему усмотрению. В частности, он может требовать от подчиненных ему менеджеров работ представления отчета об их выполнении с точки зрения сроков и требуемых ресурсов;

-вес мероприятия, которые могут повлиять на увеличение сроков выполнения работ по программе или использование выделенных ресурсов, согласуются с менеджером программы и отделом менеджмента инноваций вне зависимости от того, для какой цели они осуществляются;

-менеджеры программы и отдела менеджмента инноваций дают оценку выполненных подразделениями работ по объемам, номенклатуре и качеству. На основании этой оценки подразделениям засчитывается выполнение плана, начисляются фонды заработной платы и материального поощрения, выделяются материально-технические и финансовые ресурсы;

-менеджер программы распределяет между соисполнителями (специалистами целевого коллектива) фонд премирования за инновацию. Кроме того, он может делать представления вышестоящим менеджерам о поощрении или наказании исполнителей по результатам их участия в программе;

-менеджеры программы и отдела менеджмента инноваций полномочны представлять организацию в отношениях с заказчиками в части сроков выполнения работ и использования ресурсов. С ними согласовываются также все заключаемые организацией внешние договоры и обязательства по этим вопросам.

Кроме указанных организационных функций менеджер программы как интегратор горизонтальных связей выполняет функции соисполнителя в области разработки и принятия решений по программе.

Ответственные исполнители назначаются на все включенные в программу работы, выполняемые в самостоятельных структурных подразделениях аппарата менеджмента и производства, Кандидатура на должность ответственного исполнителя предлагается менеджером соответствующего подразделения, рассматривается и одобряется менеджером программы и официально утверждается менеджером организации при утверждении общего плана выполнения работ по программе.

Ответственный исполнитель линейно подчинен своему вышестоящему менеджеру (в отношении выполнения плана раб по назначению, содержанию, объемам, срокам и используем ресурсам; прямой подотчетности, поощрения и наказания; организации труда), а функционально подчинен менеджеру программы (в отношении содержания и характера принимаемых решений по программе; методов их разработки, содержания и характер использования информации). В случаях когда ответственный исполнитель выполняет только работу по одной программе, может перейти в линейное подчинение непосредственно менеджеру программы и быть включенным, в состав целевого коллектива, Следует учитывать, что при выполнении программы возникают постоянные или эпизодические связи не только между органами программно-целевой структуры, но и между всеми производственными и управленческими звеньями организации. Взаимоотношения менеджера программы и органов аппарата менеджмента организации достаточно содержательны и многообразны. Их анализ позволяет проверить организацию программно-целевого менеджмента, с точки зрения соответствия ее определенному типу, соблюдения соотношений между линейными и функциональными полномочиями; полноту и единство информационных и мотивационных связей.

Механизм функционирования системы менеджмента программ, основанный на использовании научных принципов формирования организационных структур, выступает важным элементом и условием достижения высокой эффективности при разработке и внедрении в производство инноваций.

Цель системы — дать возможность менеджерам в любой момент сравнивать текущее состояние разработки с техническими требованиями, осуществлять выбор дальнейших действий, оптимизировать его и главное - оценить воздействие этого выбора на окончательные результаты работы. Система менеджмента позволяет с достаточной быстротой обрабатывать большой объем технической информации из разных источников, выбирать наиболее важные данные и предоставлять менеджерам ясный компактный материал, облегчающий принятие необходимых решений. Она дает возможность оценивать прошлую и текущую информацию для планирования выполнения программы в будущем, количественно оценивать возникающие альтернативы, устанавливать их сравнительную значимость и определять влияние альтернативных действий на разработку в целом. Система позволяет также учитывать требования к параметрам инноваций, дает возможность оценивать влияние их изменений на всю программу.

Точность планирования достигается использованием методов, обладающих такими свойствами, как согласованность, эффективность, достаточность. Согласованность заключается в максимальном приближении оцениваемого параметра к заданному значению путем многократного «проигрывания» соответствующей модели; вероятность ошибочного выбора резко снижается. Эффективность состоит в максимальном приближении диапазона изменений планируемой величины к заданному диапазону путем увеличения числа наблюдений. Достаточность выражается в способности системы извлечь всю необходимую информацию из имеющихся наблюдаемых данных.

Контроль за осуществлением программы рекомендуется орга­низовывать следующим образом. Устанавливаются допустимые пределы изменения технических параметров в соответствии с общими требованиями на инновации. Эти требования детализируются до технических условий и спецификаций по каждому из этапов разработки программы. В ходе разработки значения параметров сравниваются с установленными техническими условиями и спецификациями. Полученные отклонения анализируются, них воздействие на параметры инноваций оценивается с точки зрения их приемлемости. Особенность системы состоит в том, что она позволяет своевременно выявить неприемлемые отклонения и оценить их влияние на ход выполнения разработки в целом, чтобы минимизировать возможные отклонения от него.

Систему менеджмента программы можно представить в виде четырех основных блоков:

1. управление всей разработкой (программой);

2. контроль за параметрами составных частей;

3. управление функциями разрабатывающих подразделений и организаций;

4. планирование и оценки.

Задача менеджмента всей программы состоит в удержании программы в контрольных пределах.

Решение этой задачи обеспечивают:

-постоянное наблюдение за выполнением требований ко всем элементам системы, за соответствием отдельных подсистем общей цели;

-систематический контроль за соблюдением технических требований, то есть предельных величин технических характеристик всех составных элементов системы;

-систематический контроль за сроками реализации всех элементов системы.

В задачу планирования и оценок входит систематический контроль за техническими характеристиками инноваций, сравнение фактического состояния с заданными значениями. В результате сравнения вырабатываются планы развития программы. Эти планы даются в количественных показателях, что позволяет определить имеющиеся и потенциальные слабые места в работе и их влияние на разработку в целом. Благодаря этому определяются корректирующие действия, которые нужно предпринять в отношении тех или иных под систем (деталей, узлов), а также в отношений всего объекта: устранение отклонений, обнаруженных в ходе разработки; увеличение допусков по некоторым параметрам за счет уменьшения допусков по другим.

В соответствии с корректировкой подразделениям даются задания по необходимым изменениям. Оценка выполнения программы производится по четырехстепенной шкале: критическое отклонение, значительное отклонение, слабое отклонение, нормальное состояние.

Планирование будущих вероятных событий обеспечивается получением объективной информации и осуществляется через составление графика текущих событий, на основании которого строится кривая тенденции, позволяющая определить направления выполнения программы в целом.

Эффективность приведенной системы во многом зависит от качества плана, который, в свою очередь, зависит от гибкости и способности отражать возможные модификации разработок и внедрения инноваций.