Главная страница
Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Систематизація - це комплектування документів у групи - документальні масиви за певними ознаками.
Тема: систематизація окремих категорій документів. Індексація справ. Проходження документів.
Систематизація - це комплектування документів у групи - документальні масиви за певними ознаками.
Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних карток або журналів.
Систематизація за допомогою карток передбачає створення довідкової картотеки. Картки групують за ознаками:
- алфавітна (в порядку зростання від " А" до " Я". Наприклад: анкети, акти, акредитиви та ін.);
- географічна (за географічними пунктами: держава, область, місто, район та ін.);
- предметно-питальна (принцип " запит-відповідь");
- кореспондентська (за кількістю адресатів, куди направляється документація: фірма, керівник, посадова особа);
- структурна (підрозділи, з якими найбільше відбувається обмін документацією);
- хронологічна (за роками, місяцями - в порядку зростання);
- номінальна (за власною назвою документа: акти, накази, протоколи та ін.).
Щоб не було плутанини, вибирається тільки одна ознака, яка найбільше відповідає потребам організації та специфіці її
діяльності.
Стосовно журналів систематизація може враховувати одну з двох ознак - хронологічну чи номінальну.
Деякі організації можуть фіксувати факт облікування документів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше це практикується в комерційних організаціях.
У закладах, де організована діяльність канцелярії 1-2-ї категорій, вхідна та вихідна документи проходять різні етапи обробки.
ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
№ з/п
| Назва операції
| Зміст операції
| 1.
| Приймання документів
| 1. Приймаються канцелярією або секретарем.
| 2.
| Первинна обробка
| 2. Перевірка правильності надходження (звірка вмісту за адресою на конверті). Неправильно адресована документація пересилається за призначенням або відправнику.
|
|
| 3. Перевірка цілісності вкладень. Конверти розкривають, перевіряють наявність самого документа, додатків, кількість сторінок і примірників. Конверти з поміткою " особисто" не відкриваються, а передаються адресату. Якщо в конверті з поміткою " особисто" знаходиться службовий документ, то після прочитання його адресатом він підлягає реєстрації.
|
|
| 4. Конверти, як правило, знищують. Підшивають їх у тих випадках, коли:
- дату відправлення можна визначити за датою поштового штемпеля;
- адресу відправника можна встановити тільки по конверту;
- конверти зі службовими помітками (" таємно", " рекомендований", " з по відомленням про вручення" тощо);
- документ особистого характеру, а на конверті відсутня позначка " особисто"..
|
| На операції
| Зміст операції
5. Документи скріплюються між собою, додатки прикріплюють до основного документа.
6. Проставлення реєстраційного штампа, який фіксує факт і дату одержання документа (день надходження). Індекс документа в штампі проставляється в момент реєстрації.
| 3.
| Попередній розгляд
| 7. Сортування документів на ті, що реєструються, ті, що не реєструються, та вхідні згідно з переліком останніх. Не реєстру-ються документи, помічені " особисто" і ті, які надійшли на адресу громадських організацій.
8. Реєстрація документів (проставлення індексу).
9. Передача документів, в залежності віг, важливості інформації, керівнику установи або керів-никам структ/рних підрозділів. Документи, адресовані посадовим особам, передаються Пез посередньо їм в руки. Керівнику направляється документація державних органів влади, вищестоящих інстанцій та періодична преса і колективні листи. Документи повинні передаватися керівнику або виконавцю в день їх надходження.
| № з/п
| Назва операції
| Зміст операції
| 4.
| Розгляд
документів
керівником або
керівниками
структурних
підрозділів
| 10. Секретар особисто доповідає, попередньо підібравши необхідні матеріали, які можуть знадобитися керівнику під час розгляду документації. Залишає керівнику папку з документами (без доповіді).
|
|
| 11. Результати розгляду доку-ментів~ керівником відобража-ються в резолюції.
|
|
| 12. Перенесення резолюції на реєстраційну картку і передача інформації контрольній службі (контроль за документами).
|
|
| 13. Передача документів виконавцю.
| 5.
| Робота виконавця з документами
| 14. Виконавець обробляє документи (працює з ними), згідно зі своїми службовими функціями, інструкціями з діловодства.
|
|
| 15. Коли робота над документами завершена, вони направляються в справу.
| | | | | | Головними критеріями для подання документів у структурні підрозділи або керівнику закладу вважаються: графіки, креслення, таблиці, заявки, звіти, спеціальні вказівки (циркулярні листи та ін.).
При оцінці важливості документа враховуються:
1. Зміст (його інформаційне текстове навантаження).
2. Складність і новизна питання (питань), проблеми.
3. Авторство (становище службової особи).
4. Терміновість виконання.
Вид документа та його призначення
ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
з/п
| Назва операції
| Зміст операції
| 1.
| Складання
проекту
документа
| Проект документа складає виконавець
| 2.
| Оформлення документа
| Рукописний варіант коректується і віддруковується
| 3.
| Погодження документа
| Копії проектів направляються всім, хто бере участь в обговоренні і узгодженні документ-та. В процесі роботи над проектом можуть бути внесені зміни та доповнення.
| 4.
| Перевірка
правильності
оформлення
| При цьому перевіряються візи, резолюції, правильність оформлення документа відносно стилістики й інформатики.
| 5.
| Підписання
| Проект документа підписує керівник або його заступник чи відповідальний виконавець
| 6.
| Реєстрація документа
| Документ реєструється в канцелярії чи у секретаря
| 7.
| Відправлення документа
| Відправлення включає в себе етапи:
- перевірку правильності оформлення, наявності додатків;
- повернення неправильно оформлених документів на доопрацювання;
- сортування за адресами і видами техніки відправлень;
- фальцювання (складання) документа і вкладання його в конверт;
- заклеювання конверта;
- визначення і проставлення вартості кореспонденції, складання списку на замовлення відправлення поштою. Документи, передані в канцелярію на оброб ку, повинні бути відправлені в день передачі.
| Особлива робота з документами в процесі документообігу вхідних та вихідних документів здійснюється на двох етапах-
- розгляд керівником;
- виконання документа.
Розгляд керівником здійснюється в день отримання вхідного документа або в день створення проекту вихідного документа. Керівникам рекомендується не затримувати документи на розгляді більше 2-х днів. При необхідності продовження терміну розгляду документ розмножують (копіюють). Результати розгляду документів керівником знаходять відображення в резолюціях.
Виконання документів означає проведення з ними повної обробки - від прочитання та ознайомлення до підготування відповіді. З моменту отримання документа і до завершення роботи з ним документ знаходиться в робочій папці.
Для внутрішніх документів схема проходження в установі більш проста, ніж для вхідних та вихідних.
ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ
№ з/н
| Назва операції
| Зміст операції
| 1.
| Створення документа
| Вказівка на створення документа.
Проект документа складає виконавець.
Розгляд документа.
Доопрацювання (редагування та внесення коректив)
| 2.
| Оформлення
документа
вимогами.
| Документ оформляється та друкується у відповідності з встановленими вимогами
| № з/п
| Назва операції
| Зміст операції
| 3.
| Погодження
| Документ погоджується в структурних підрозділах або співробітниками, які в межах своєї компетенції мають безпосереднє відношення до питань, висвітлених в документі, реєстрація.
| 4.
| Розмноження документа
| Створення відповідної кількості копій.
| 5.
| Виконання документа
| В структурних підрозділах документ належним чином виконується. Контроль за його виконанням.
| 6.
| Зберігання документа
| Документ (при необхідності) передається на зберігання в архів.
| | | | | | Всі потоки (вхідні, вихідні та внутрішні) обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року, як вже зазначалося, називається документальним масивом, або обсягом документів організації за визначений період часу.
Обсяг документів організації в установах 1-2-ї категорій підраховується за видами в структурних підрозділах і адресатами.
Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловодного процесу, вибору технічних засобів для механізації діловодних процесів, діяльності установи в цілому.
Окремо рахують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них - примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження.
Враховуються всі документи, оскільки на виготовлення копій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час.
Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник - кількість основних документів (внутрішні, вхідні, вихідні), а знаменник - кількість копій Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати в певні періоди протягом календарного року: підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім - за рік. Це набагато спростить роботу в структурних підрозділах та проілюструє прогресію або спад чисельності документів в організації в певні періоди діловодного процесу. Документальний вираз підрахунку чисельності документів - складання відомості даних про обсяг документа.
Реєстрація, індексація та систематизація документів
|