Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Систематизація - це комплектування документів у групи - документальні масиви за певними ознаками.
|
|
Тема: систематизація окремих категорій документів. Індексація справ. Проходження документів.
Систематизація - це комплектування документів у групи - документальні масиви за певними ознаками.
Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних карток або журналів.
Систематизація за допомогою карток передбачає створення довідкової картотеки. Картки групують за ознаками:
- алфавітна (в порядку зростання від " А" до " Я". Наприклад: анкети, акти, акредитиви та ін.);
- географічна (за географічними пунктами: держава, область, місто, район та ін.);
- предметно-питальна (принцип " запит-відповідь");
- кореспондентська (за кількістю адресатів, куди направляється документація: фірма, керівник, посадова особа);
- структурна (підрозділи, з якими найбільше відбувається обмін документацією);
- хронологічна (за роками, місяцями - в порядку зростання);
- номінальна (за власною назвою документа: акти, накази, протоколи та ін.).
Щоб не було плутанини, вибирається тільки одна ознака, яка найбільше відповідає потребам організації та специфіці її
діяльності.
Стосовно журналів систематизація може враховувати одну з двох ознак - хронологічну чи номінальну.
Деякі організації можуть фіксувати факт облікування документів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше це практикується в комерційних організаціях.
У закладах, де організована діяльність канцелярії 1-2-ї категорій, вхідна та вихідна документи проходять різні етапи обробки.
ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
| № з/п | Назва операції | Зміст операції | ||
| 1. | Приймання документів | 1. Приймаються канцелярією або секретарем. | ||
| 2. | Первинна обробка | 2. Перевірка правильності надходження (звірка вмісту за адресою на конверті). Неправильно адресована документація пересилається за призначенням або відправнику. | ||
| 3. Перевірка цілісності вкладень. Конверти розкривають, перевіряють наявність самого документа, додатків, кількість сторінок і примірників. Конверти з поміткою " особисто" не відкриваються, а передаються адресату. Якщо в конверті з поміткою " особисто" знаходиться службовий документ, то після прочитання його адресатом він підлягає реєстрації. | ||||
| 4. Конверти, як правило, знищують. Підшивають їх у тих випадках, коли: - дату відправлення можна визначити за датою поштового штемпеля; - адресу відправника можна встановити тільки по конверту; - конверти зі службовими помітками (" таємно", " рекомендований", " з по відомленням про вручення" тощо); - документ особистого характеру, а на конверті відсутня позначка " особисто".. | ||||
| На операції | Зміст операції 5. Документи скріплюються між собою, додатки прикріплюють до основного документа. 6. Проставлення реєстраційного штампа, який фіксує факт і дату одержання документа (день надходження). Індекс документа в штампі проставляється в момент реєстрації. | |||
| 3. | Попередній розгляд | 7. Сортування документів на ті, що реєструються, ті, що не реєструються, та вхідні згідно з переліком останніх. Не реєстру-ються документи, помічені " особисто" і ті, які надійшли на адресу громадських організацій. 8. Реєстрація документів (проставлення індексу). 9. Передача документів, в залежності віг, важливості інформації, керівнику установи або керів-никам структ/рних підрозділів. Документи, адресовані посадовим особам, передаються Пез посередньо їм в руки. Керівнику направляється документація державних органів влади, вищестоящих інстанцій та періодична преса і колективні листи. Документи повинні передаватися керівнику або виконавцю в день їх надходження. | ||
| № з/п | Назва операції | Зміст операції | ||
| 4. | Розгляд документів керівником або керівниками структурних підрозділів | 10. Секретар особисто доповідає, попередньо підібравши необхідні матеріали, які можуть знадобитися керівнику під час розгляду документації. Залишає керівнику папку з документами (без доповіді). | ||
| 11. Результати розгляду доку-ментів~ керівником відобража-ються в резолюції. | ||||
| 12. Перенесення резолюції на реєстраційну картку і передача інформації контрольній службі (контроль за документами). | ||||
| 13. Передача документів виконавцю. | ||||
| 5. | Робота виконавця з документами | 14. Виконавець обробляє документи (працює з ними), згідно зі своїми службовими функціями, інструкціями з діловодства. | ||
| 15. Коли робота над документами завершена, вони направляються в справу. | ||||
Головними критеріями для подання документів у структурні підрозділи або керівнику закладу вважаються: графіки, креслення, таблиці, заявки, звіти, спеціальні вказівки (циркулярні листи та ін.).
При оцінці важливості документа враховуються:
1. Зміст (його інформаційне текстове навантаження).
2. Складність і новизна питання (питань), проблеми.
3. Авторство (становище службової особи).
4. Терміновість виконання.
Вид документа та його призначення
ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
| з/п | Назва операції | Зміст операції |
| 1. | Складання проекту документа | Проект документа складає виконавець |
| 2. | Оформлення документа | Рукописний варіант коректується і віддруковується |
| 3. | Погодження документа | Копії проектів направляються всім, хто бере участь в обговоренні і узгодженні документ-та. В процесі роботи над проектом можуть бути внесені зміни та доповнення. |
| 4. | Перевірка правильності оформлення | При цьому перевіряються візи, резолюції, правильність оформлення документа відносно стилістики й інформатики. |
| 5. | Підписання | Проект документа підписує керівник або його заступник чи відповідальний виконавець |
| 6. | Реєстрація документа | Документ реєструється в канцелярії чи у секретаря |
| 7. | Відправлення документа | Відправлення включає в себе етапи: - перевірку правильності оформлення, наявності додатків; - повернення неправильно оформлених документів на доопрацювання; - сортування за адресами і видами техніки відправлень; - фальцювання (складання) документа і вкладання його в конверт; - заклеювання конверта; - визначення і проставлення вартості кореспонденції, складання списку на замовлення відправлення поштою. Документи, передані в канцелярію на оброб ку, повинні бути відправлені в день передачі. |
Особлива робота з документами в процесі документообігу вхідних та вихідних документів здійснюється на двох етапах-
- розгляд керівником;
- виконання документа.
Розгляд керівником здійснюється в день отримання вхідного документа або в день створення проекту вихідного документа. Керівникам рекомендується не затримувати документи на розгляді більше 2-х днів. При необхідності продовження терміну розгляду документ розмножують (копіюють). Результати розгляду документів керівником знаходять відображення в резолюціях.
Виконання документів означає проведення з ними повної обробки - від прочитання та ознайомлення до підготування відповіді. З моменту отримання документа і до завершення роботи з ним документ знаходиться в робочій папці.
Для внутрішніх документів схема проходження в установі більш проста, ніж для вхідних та вихідних.
ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ
| № з/н | Назва операції | Зміст операції | ||
| 1. | Створення документа | Вказівка на створення документа. Проект документа складає виконавець. Розгляд документа. Доопрацювання (редагування та внесення коректив) | ||
| 2. | Оформлення документа вимогами. | Документ оформляється та друкується у відповідності з встановленими вимогами | ||
| № з/п | Назва операції | Зміст операції | ||
| 3. | Погодження | Документ погоджується в структурних підрозділах або співробітниками, які в межах своєї компетенції мають безпосереднє відношення до питань, висвітлених в документі, реєстрація. | ||
| 4. | Розмноження документа | Створення відповідної кількості копій. | ||
| 5. | Виконання документа | В структурних підрозділах документ належним чином виконується. Контроль за його виконанням. | ||
| 6. | Зберігання документа | Документ (при необхідності) передається на зберігання в архів. | ||
Всі потоки (вхідні, вихідні та внутрішні) обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року, як вже зазначалося, називається документальним масивом, або обсягом документів організації за визначений період часу.
Обсяг документів організації в установах 1-2-ї категорій підраховується за видами в структурних підрозділах і адресатами.
Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловодного процесу, вибору технічних засобів для механізації діловодних процесів, діяльності установи в цілому.
Окремо рахують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них - примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження.
Враховуються всі документи, оскільки на виготовлення копій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час.
Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник - кількість основних документів (внутрішні, вхідні, вихідні), а знаменник - кількість копій 
Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати в певні періоди протягом календарного року: підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім - за рік. Це набагато спростить роботу в структурних підрозділах та проілюструє прогресію або спад чисельності документів в організації в певні періоди діловодного процесу. Документальний вираз підрахунку чисельності документів - складання відомості даних про обсяг документа.
Реєстрація, індексація та систематизація документів