Зворотний бік картки

Контрольні відомості

Справа №

Реєстраційно-контрольні картки можуть мати різну форму в залежності від потреб організації щодо обліку документів та її специфіки.

Більшу частину документів реєструють у канцелярії, а реш­ту - згідно зі специфічним призначенням самих документів -у підрозділах:

- відділі кадрів;

- бухгалтерії;

- юридичному відділі;

- плановому та ін.

Службові листи реєструють за принципом: " запит -відповідь".

У державних організаціях при реєстрації документів вико­ристовують класифікатор документів.

При цьому слід пам'ятати, що бухгалтерські, статистичні документи не реєструються. Не реєструються також вітальні листи, проспекти, каталоги, порядок денний, оголошення, заяв­ки, повідомлення, особиста кореспонденція.

Індексацією документів називається умовне позначення, що вказує на місце складання чи зберігання документів або, іна­кше кажучи, індексація - це проставлення при реєстрації до­кумента порядкового номера, який вказує на місце виконання чи зберігання документа.

Місце проставлення індекса визначається за ГОСТ 6.38-90.

Правила індексації:

- умовні позначки мають вигляд арабських чисел у певній комбінації;

- розташування складових частин індекса повинно бути постійним;

- система індексів повинна залишатися незмінною;

- документ отримує тільки один індекс.

Основою для індексації документів є загальна або зведена номенклатура справ закладу.

Реєстраційний індекс складається з:

- індексу справи по номенклатурі;

- власного порядкового номера самого документа.
Наприклад: наказ № 05-12, де 05 - порядковий номер документа, а 12 - номер за номенклатурою структурного підрозділу.

Реєстраційний індекс може мати і більш складний набір позначень, особливо для кореспондентських документів, оскіль­ки до вихідного може додаватися номер вхідного документа.

Наприклад: (для вихідного листа) № 08-12/345, де 08 - по­рядковий номер документа, 12 - структурний підрозділ, а 345 -номер його по номенклатурі.

У процесі діловодства важливою умовою чіткої роботи до­кументообігу є систематизація документів закладу Питання до самоконтролю:

1. За якими принципами проводиться систематизація документів в організації?

2. Розкажіть про проходження і порядок виконання вхідних документів.

3. Розкажіть про проходження і порядок виконання вихідних документів.

4. Розкажіть про проходження і порядок виконання внутрішніх документів.

5. Яким чином відбувається реєстрація та індексація документів?