Состав и характеристика описательных статей архивной описи по видам единиц учета электронных документов.

Аннотация к заголовку папки–«дела» управленческой документации и документов личного происхождения по возможности раскрывает содержание отдельных документов, группы документов единицы хранения. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений («краткие сведения», «подробное сообщение». При аннотировании не следует употреблять фраз и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки («в материалах содержится», «документы касаются»), а также таких формулировок как «весьма ценные материалы» и т.п. Аннотация заключается в угловые скобки (< …>).

Указывается делопроизводственный индекс, присвоенный папке-«делу» по номенклатуре дел организации.

7.1.3.1 Описательная статья папки с электронными документами состоит из:

– учетного номера единицы учета электронных документов;

– обозначения вида единицы учета – «п»;

– имени папки.

В случае необходимости описательная статья папки может дополняться другими реквизитами документов, например, аннотацией электронных документов.

7.1.3.2 Описательная статья электронного документа состоит из:

– учетного номера единицы учета электронных документов;

– обозначения вида единицы учета – «ф»;

– имени файла с расширением;

– объема файла в байтах;

– даты последнего изменения файла;

– времени последнего изменения файла;

– контрольной суммы файла.

Имя файла с расширением вносится в опись в том виде, в котором оно было сформировано при создании файла.

Дата и время последнего изменения файла определяются через проводник Windows, раздел «Свойства» файла, подраздел «Общие» – «Размер» файла.

Контрольная сумма файла – уникальная контрольная характеристика файла, которая рассчитывается программными средствами по алгоритму CRC-32 (Cyclic Redundancy Codes на 32 бита). Вероятность существования двух разных файлов с одинаковой контрольной суммой ничтожно мала. В опись контрольная сумма файла вносится в шестнадцатеричном формате, например:

8FAA4B10;

37920412;

C40CF55A.

7.1.4 В описи каждой папке соответствует ссылочная строка, под которой раскрывается содержимое данной папки: включенные в нее единицы учета электронных документов – папки-поддиректории и файлы с электронными документами. Ссылочная строка обозначает путь к этим единицам учета и содержит ссылку на учетный номер папки.

7.1.5 В случае если, описательные статьи единиц учета электронных документов составляются в виде файла в текстовом формате, им предшествует общие описание электронных документов, включающее:

– номер описи;

– название описи;

– крайние даты электронных документов;

– отметку об ограничении доступа к документам и дату снятия ограничения;

– статус документов (подлинный электронный документ или экземпляры электронных документов);

– тип формата документов (в страховых или пользовательских форматах);

– форматы документов;

– характеристику резервного и рабочего экземпляров единицы хранения электронных документов (инвентарный номер единицы хранения в рамках описи, тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер).