Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение

9.2.1 Электронные документы постоянного хранения передаются в государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии в двух экземплярах – на резервной и рабочей единицах хранения – с соответствующим научно-справочным аппаратом, выполненном на бумажном носителе и в электронном виде и удостоверенном в установленном порядке, и другой сопроводительной документацией.

Организация подготавливает и передает в государственный (муниципальный) архив электронные документы в страховых и/или пользовательских компьютерных форматах (приложение 40). Передача в архив электронных документов в оригинальных форматах определяется соглашением сторон, в зависимости от технических возможностей государственного (муниципального) архива.

Документы на электронных носителях передаются в архив на оптических дисках с однократной записью информации, помещенных в пластиковые футляры.

9.2.2 Передача электронных документов и научно-справочного аппарата к ним осуществляется, как правило, ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителем организации и соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся электронных документов постоянного срока хранения по согласованию с государственным (муниципальным) архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

9.2.3 Электронные документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения.

При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка на архивный фонд, которая при последующих передачах дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре подчиненности организации, составе и состоянии документов и т.д.

Передача единиц хранения и единиц учета электронных документов производится поединично в соответствии с описью. На всех экземплярах описи и удостоверяющих листов к описи делаются отметки о приеме документов в государственный (муниципальный) архив.

Прием электронных документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи электронных документов. Акт оформляется в двух экземплярах, один из которых остается в государственном архиве, другой – передается в архив электронной документации организации.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых единиц хранения и единиц учета электронных документов, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих единиц учета. Номера отсутствующих единиц учета электронных документов оговариваются в акте приема-передачи электронных документов на постоянное хранение; причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке организации.

Архив электронной документации организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие единицы хранения и единицы учета электронных документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинные единицы учета электронных документов могут быть заменены их копиями.

9.2.4 Перед передачей электронных документов на постоянное хранение совместно с представителями государственного (муниципального) архива проводится проверка правильности описания единиц хранения и единиц учета электронных документов, их физического и технического состояния. При обнаружении дефектов составляется акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

9.2.5 Вместе с электронными документами передаются три экземпляра описи.