Документация и учет кассовых операций

К кассовым операциям относятся операции по получению и расходованию наличных денег организаций. Организации независимо от формы собственности могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов. Лимиты остатка наличных денег банки устанавливают ежегодно по согласованию с руководителями этих организаций. Сверх установленных лимитов организации имеют право хранить наличные деньги только на оплату труда, премий, пособий, на срок не выше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка. Наличные деньги в кассу поступают из учреждений банка, от реализации продукции, товаров, работ, услуг и др.

Прием наличных денег оформляется приходным кассовым ордером (формы № КО-1), заполняемым в одном экземпляре, квитанция от которого передается сдатчику денег за подписью главного бухгалтера, кассира с проставлением печати (штампа). В нем указывается: от кого поступили деньги, на какие цели или за что их вносят, сумма и дата хозяйственной операции, учетный номер налогоплательщика, НДС.

Сдача денег в банк, выдача зарплаты (общая сумма согласно расчетно-платежной ведомости), на командировочные и хозяйственные расходы, материальной помощи, депонированной зарплаты и т.д. оформляется расходным кассовым ордером, выписываемым в одном экземпляре за подписью директора, главного бухгалтера, кассира и получателя денег. В нем указывается: кому, на какие цели, и какая сумма выдана.

Все приходные и расходные кассовые ордера и приравненные к ним документы регистрируются в журнале регистрации кассовых ордеров по форме № КО-3. Чтобы дважды не было выдачи (приема) денежных средств по одному и тому же документу, кассовые ордера погашаются штампом «оплачено». Никакие исправления в кассовых документах не допускаются.

Для учета кассовых операций ведется одна кассовая книга формы № КО-4 для учета рублей и отдельные книги для учета валюты. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Записи ведутся в двух экземплярах под копирку — первый остается в книге, а второй отрывается и передается в бухгалтерию в качестве кассового отчета со всеми документами. По иностранной валюте записи и в документах и в кассовой книге ведутся в национальной валюте и в инвалюте (красными чернилами). Ежедневно в кассовой книге подсчитываются обороты за день и остаток денег на конец дня.

Бухгалтерский учет наличных денег ведется на активном счете 50

«Касса». Поступление денег в кассу записывается по дебету, а выданные деньги — по кредиту счета. Сальдо может быть только дебетовое или равное нулю, если в кассе совсем не осталось денег. Аналитическими данными служат кассовая книга, отчеты кассира.

При поступлении денег в кассу производятся следующие записи по счетам: поступление выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг отражаются записями Д-т 50 и К-т 46; поступление денег в кассу, полученных с расчетного счета, валютного счета - Д-т 50 и К-т 51, 52; возврат подотчетными лицами неиспользованных сумм или перерасхода средств по командировкам – Д-т 50 и К-т 71; получение авансов под поставки продукции, товаров, материалов, услуг - Д-т 50 и К-т 64; поступление штрафов и других внереализационных доходов - Д-т 50 и К- т 80; выявление излишка денег при инвентаризации - Д-т 50 и К-т 80.

На выдачу наличных денег из кассы предприятия записи по счетам следующие: сдача денег на расчетный счет, валютный счет - Д-т 51, 52 и К-т 50; выдача заработной платы, премий, пособий - Д-т 70 и К-т 50; выдача материальной помощи за счет фонда потребления - Д-т 88 и К-т 50; недостача денег в кассе, выявленная при инвентаризации - Д-т 84 и К- т 50; оплата за аренду основных средств - Д-т 76 и К-т 50.