Шаги цикла

Выбрав поставщика и заключив соглашения о закупках, организация затем должна следовать определенной процедуре.

1. Подразделение пользователя:

• определяет потребности в закупаемых материалах;
• изучает имеющиеся материалы и готовит спецификации (specifications);
• изучает сметы подразделения и получает разрешения на закупку;
• готовит и отправляет запрос на закупку (purchase request) в отдел снабжения.

2. Отдел снабжения:

• получает и проверяет данные запроса на закупку;

· изучает запрашиваемые материалы, анализирует текущие запасы, продукты-субституты, варианты производства и т.д., и после обсуждения с представителем подразделения пользователей принимает решение о закупке;

• составляет короткий список возможных поставщиков из числа регулярных, перечисляет предпочитаемых поставщиков и тех, кто, как известно, удовлетворит предъявляемым требованиям;
• отправляет запрос на цены (request for quotation) поставщикам из короткого списка.

3. Каждый поставщик:

• анализирует запрос на расценки;
• проверяет статус заказчика, его кредитную историю и т.д.;
• анализирует, как лучше всего выполнить заказ;
• отправляет расценки (quotation) в организацию, которая их запросила, указывая характеристики продуктов, цены и условия.

4. Отдел снабжения:

• изучает расценки и проводит коммерческую оценку поступивших предложений;
• обсуждает технические характеристики с подразделением пользователей;
• проверяет сметные характеристики и дает разрешение на закупку;
• выбирает лучшего поставщика на основе предложенных вариантов;
• договаривается об окончательных пунктах и условиях (terms and conditions) выполнения заказа с поставщиком;
• отправляет заказ на закупку (purchase order) материалов (с приложением требуемых условий).

5. Выбранный поставщик:

• получает заказ на закупку, подтверждает его получение и обрабатывает его;
• организует выполнение всех необходимых операций для поставок заказанных материалов;
• отгружает материалы вместе с извещением об отгрузке (shipping advice);
• отправляет счет-фактуру (invoice).

6. Отдел снабжения:

• отправляет подтверждение заказа;
• выполняет любые необходимые последующие действия и занимается экспедированием;
• получает, проверяет и принимает материалы;
• извещает отдел пользователя о получении материалов (material received).

7. Отдел использования:

• получает и проверяет материалы;
• подтверждает списание расходов;
• уточняет данные по запасам;
• использует материалы по мере необходимости.

8. Отдел снабжения:

· организует выплату по счету-фактуре поставщика.

Первые три шага приводят к отбору материалов и поставщика, а затем, на шаге 4, наступает основной момент, связанный с размещением заказа на покупку. Здесь организация соглашается купить конкретные материалы у поставщика, после чего заказ на закупку приводит в действие всю цепь поставок (совместно с необходимым планированием производства, заключением соглашений с транспортными организациями, финансированием и т.д.).

Заказ на закупку - это часть юридического контракта между организацией и ее поставщиком. Остальные шаги приводят к уточнению деталей поставки.