Список источников и нормативно-методической литературы 2 страница

2.1.1. Организация документов по формам собственности

2.1.1.1. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации подлежат хранению в государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.

Документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении Российской Федерации, хранятся в федеральных архивах, в федеральных государственных библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, учреждениях Российской Академии наук.

В исключительном ведении Российской Федерации находятся документы, хранящиеся и поступающие на законных основаниях в федеральные архивы, федеральные государственные библиотеки и музеи, архивы, библиотеки и музеи учреждений Российской Академии наук от юридических и физических лиц; документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, в т. ч. хранящиеся в их архивах в соответствии с соглашениями, заключенными с Федеральной архивной службой России, документы Генеральной Прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов, Центрального банка Российской Федерации и других банков, отнесенных к федеральной собственности.

2.1.1.2. Документы, входящие в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющиеся государственной собственностью субъекта Российской Федерации, а также федеральной собственностью (за исключением указанных в п. 2.1.1.1), хранятся в архивах, государственных библиотеках и музеях субъекта Российской Федерации, а также в архивах соответствующих органов государственной власти и государственных организаций субъекта Российской Федерации.

2.1.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками в архивы в государстввенную собственность, подлежат обязательному приему на постоянное хранение.

Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, остающиеся в частной или иной негосударственной собственности, могут поступать от их собственников в архивы на временное, в т.ч. депозитарное хранение при заинтересованности архивов в документах и наличии свободных площадей.

2.1.1.4. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации хранятся у собственников в определяемом ими порядке, обеспечивающем сохранность документов.

2.1.2. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации

2.1.2.1. Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.

2.1.2.2. Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов.

В зависимости от функционального назначения названные документы составляют две группы.

Первая группа — аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, создаваемые в процессе документирования деятельности фондообразователя (киносъемки торжественных событий, звукозаписи заседаний коллегиальных органов, конференций, кинофотовидеодокументы и звукозаписи личного происхождения и т.п.), включаются в состав архивных фондов соответствующих фондообразователей и отражаются в учетных документах архивного фонда, их физическое хранение обосабливается в соответствии с требованиями обеспечения их сохранности.

Вторая группа — аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, являющиеся результатом целевой производственной деятельности организаций, их создавших (кинофотостудий, студий звукозаписи и т.д.), организуются самостоятельно и хранятся в специализированных архивах или специализированных отделах общих архивов (см. п. 2.5).

2.2. Организация документов в государственных архивах

2.2.1. Организация документов по исторически и/или логически
связанным совокупностям документов

В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям — архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация (см. п. 2.5).

2.2.1.1. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд. Признаками фондообразователя являются: его организационная (функциональная) обособленность — наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сме-
ты); расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица — наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд.

Разновидностями архивного фонда являются:

• архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;
• архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;
• объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи — однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др., а для физических лиц — родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

2.2.1.2. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

2.2.2. Организация документов по степени их ценности

2.2.2.1. Все документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

2.2.2.2. В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящее значение для культуры страны, нужд государственного управления, обороны, международных отношений, для научных исследований, невосполнимые при их утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности или внешних признаков. На особо ценные документы создаются в установленном порядке страховой фонд и фонд пользования (см. пп. 4.9–4.10).

2.2.2.3. В составе особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации выделяется часть документов, которые по своей исключительно высокой общекультурной, общеисторической, реликвийной значимости и материальной ценности имеют уникальный характер. Уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации в установленном порядке включаются в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (см. п. 4.9), им обеспечиваются особые условия хранения, учета и использования.

2.2.2.4. Документы, не подлежащие постоянному хранению, имеющиеся в составе архивных фондов, принятых на постоянное хранение, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке (см. п. 6.1.5).

2.2.3. Организация документов по категориям доступа к ним

По категориям доступа документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

2.2.3.1. Открытыми являются все документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, не отнесенные в установленном законодательством порядке к документам ограниченного доступа, а также документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, для которых их собственники не установили каких-либо ограничений по доступу.

2.2.3.2. К документам ограниченного доступа относятся документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащие государственную тайну (секретные), и документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации, содержащие информацию, отнесенную действующим законодательством к конфиденциальной (информацию служебного и персонального характера).

Использование документов ограниченного доступа до утраты ими секретности или конфиденциальности осуществляется в установленном законом порядке (см. п. 8.6).

2.2.3.3. Хранящимися на особых условиях доступа являются документы, собственники которых, передавая их в архив на постоянное хранение в собственность государства или на временное, в т.ч. депозитарное хранение, оговорили особые условия доступа к ним и их использования в соглашении (договоре) (см. п. 8.6).

2.3. Фондирование архивных документов

Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций.

Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций — в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на постоянное хранение в архив, а также в государственных архивах — при описании принятых необработанными документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

2.3.1. Определение фондовой принадлежности документов и образование архивного фонда

2.3.1.1. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица.

Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение, по содержанию документов.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, в которой они подготовлены; их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.

При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, почерк, содержание, и т.д.

2.3.1.2. Документы организации и созданных при ней первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях, составляют один архивный фонд.

Документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при организациях с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на постоянное хранение в архив в государственную собственность могут составлять самостоятельные архивные фонды или присоединяться к фонду соответствующей организации, образуя объединенные архивные фонды.

2.3.1.3. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-преемнику, включаются в фонд последней.

Если в составе документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся.

Из фондов личного происхождения документы юридических лиц могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и документы юридических лиц не связаны с деятельностью физического лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению документы общественных объединений и организаций, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц — руководителей и членов соответствующих объединений и организаций.

Примечание: Из сохранившихся нескольких документов, дел архивные фонды, как правило, не создаются. Такие документы, дела организуются в объединенные архивные фонды или архивные коллекции.

2.3.2. Образование объединенного архивного фонда

2.3.2.1. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из фондов:

· однородных по целевому назначению, функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории;

· руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории;

· органов власти и состоящих при них организаций;

· организаций, объединенных объектом деятельности;

· последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам;

· двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.

Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов представительной и исполнительной власти, предусмотренных Конституцией Российской Федерации 1993 года, Конституциями, уставами субъектов Российской Федерации, а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам в них.

2.3.2.2. Работа по созданию объединенного архивного фонда включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного архивного фонда в одном месте хранилища, и, при необходимости, пересистематизацию описей и дел.

2.3.3. Образование архивной коллекции

Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, имеющих определенные признаки общности, с целью эффективности их учета и использования. Состав коллекции может пополняться поступающими документами.

Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов, от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат.

2.3.4. Определение границ архивного фонда

Документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Перефондирование документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении грубых ошибок фондирования.

В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве продолжающей части уже имеющегося архивного фонда, составляя с ним единый фонд, или в качестве нового архивного фонда.

К таким факторам относятся:

· изменение конституционных основ государства;

· изменение административно-территориального деления;

· изменение формы собственности организации-фондообразователя;

· реорганизация организации-фондообразователя;

· ликвидация организации-фондообразователя.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

· архивного фонда организации — официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;

· объединенного архивного фонда — даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

· архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) — даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

· архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.

Примечание: Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или в составе фонда находятся более ранние документы, например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве доказательств документы в составе следственных и судебных дел, и др. В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, собранных фондообразователем, связанных с откликами на его смерть, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.

2.3.4.1. Определение границ архивного фонда в связи с изменением конституционных основ государства.

Документы высших органов государственной власти, созданных при изменении конституционных основ государства и/или в соответствии с изменениями и дополнениями действующей Конституции Российской Федерации составляют новые архивные фонды.

Документы законодательных собраний, правительств, администраций, созданных в соответствии с Конституциями, Уставами субъектов Российской Федерации, составляют новые архивные фонды.

Границы начала вышеназванных архивных фондов определяются с момента создания органов государственной власти Российской Федерации, субъекта Российской Федерации на основе соответствующих актов.

Документы министерств и ведомств Российской Федерации, созданных на базе ликвидированных министерств и ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.

Документы министерств и ведомств, существовавших до и после восстановления государственности России, составляют, как правило, разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих нормативных правовых актов о конкретном министерстве, ведомстве. В отдельных случаях документы одноименных министерств РСФСР в составе СССР и Российской Федерации как независимого государства, могут составить объединенный архивный фонд, — например, документы Министерства юстиции РСФСР и Министерства юстиции Российской Федерации.

Аналогично фондируются документы министерств и ведомств республик в составе РСФСР и соответствующих министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации.

Документы отраслевых управлений и отделов исполкомов советов народных депутатов всех уровней и документы соответствующих отраслевых управлений и отделов администраций, если их задачи и функции остались без изменений, составляют единые фонды.

Документы избирательных комиссий по выборам органов государственной власти, образованных в соответствии с Конституцией Российской Федерации 1993 г., организуются в отдельные архивные фонды. Допускается создание объединенных архивных фондов из документов избирательных комиссий по территориальному признаку.

Документы прокуратур и судов субъектов Российской Федерации, городов, районов продолжают ранее принятые архивные фонды прокуратур, судов.

Документы государственных организаций, осуществляющих свои
прежние функции, продолжают ранее принятые от этих организаций архивные фонды.

При изменении статуса субъекта Российской Федерации документы органов государственной власти субъекта Российской Федерации составляют новые архивные фонды, — например, документы Верховного Совета Республики Хакасия и документы Совета народных депутатов Хакасской автономной области в составе Красноярского края составляют разные архивные фонды.

2.3.4.2. Определение границ архивного фонда в связи с изменением административно-территориального деления.

Документы органов государственной власти и местного самоуправления, образованных в связи с введением нового административно-территориального деления субъектов Российской Федерации или изменением их территориальных границ, составляют новые архивные фонды. Документы органов государственной власти, местного самоуправления, сохранившихся при изменении границ территориальных образований внутри субъектов Российской Федерации, не образуют новых архивных фондов.

Переименование или преобразование административно-территориальной единицы без существенного изменения ее внутреннего деления не является основанием для создания новых архивных фондов из документов соответствующих органов государственной власти и местного самоуправления.

Не образуют новых архивных фондов также документы территориальных объединений общественных организаций (профсоюзных, спортивных, научных, культурно-просветительных и др.) и органов их управления до и после изменения административно-территориального деления.

Документы промышленных и сельскохозяйственных, финансовых, хозяйственных, научных, культурных, медицинских организаций, учебных заведений и др. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.

Не зависит от изменения административно-территориального деления фондирование документов органов управления и учреждений специализированных ведомственных округов (военных и др.).

2.3.4.3. Определение границ архивного фонда в связи с изменением формы собственности фондообразователя.

Документы организаций, перешедших из государственной в частную и иную негосударственную собственность, составляют с момента акционирования, приватизации организаций новые архивные фонды. Например, документы государственного концерна “Нефтегаз-
строй” и созданного на его основе акционерного общества “Роснефтегазстрой” составляют разные архивные фонды. Документы, созданные в процессе деятельности государственной организации и хранящиеся в образованной негосударственной структуре, при поступлении в архив включаются в фонд государственной организации.

Смена собственника организации, без изменения формы собственности, не влечет за собой создания нового архивного фонда.

Возможно создание объединенных архивных фондов из документов организаций — преемников, относящихся к разным формам собственности, при условии передачи документов каждой из них в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Например, документы Брянского завода ирригационных машин (до 1991 года), арендного предприятия “Брянский завод строительных и мелиоративных машин” (июнь–декабрь 1991 года) и акционерного общества “Строительные и мелиоративные машины”, созданного на базе арендного предприятия, составляют объединенный архивный фонд.

Документы совместных предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля государственной собственности, образованных на основе государственных организаций, составляют с их документами единые архивные фонды.

Документы аналогичных совместных организаций без преобладания в уставном капитале доли государственной собственности составляют новые архивные фонды.

2.3.4.4. Определение границ архивного фонда в связи с реорганизацией фондообразователя.

Коренное изменение компетенции и функций организации и создание на ее базе новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда. Например, документы созданного в 1966 г. на базе Центральной научно-исследовательской лаборатории (ЦНИЛ) Главархива СССР Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) составляют новый архивный фонд. Расширение или сужение круга ведения, объема, прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения, не является основанием для создания нового архивного фонда, — документы вышеназванного института, преобразованного во Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Федеральной Архивной службы России, составляют один архивный фонд.

Если на базе министерства, ведомства, создается организация, занимающаяся непосредственно производством, то ее документы составляют новый архивный фонд, — например, документы Ассоциации “Росуралсибстрой”, непосредственно осуществляющей строительство, созданной вместо Минуралсибстроя РСФСР.

Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой организации не является основанием для создания из ее документов с момента этого выделения нового фонда.

Изменение подчиненности организации, ее структуры, местонахождения, переименование или частичное изменение ее названия, не сопровождающиеся изменением ее первоначальных функций, также не являются основанием для создания нового архивного фонда.

Документы отделений, дочерних организаций, филиалов составляют единые архивные фонды с документами их основных организаций, если хранятся в одном архиве.

2.3.4.5. Определение границ архивного фонда в связи с ликвидацией фондообразователя.

При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые архивные фонды.

Документы организаций, прекративших свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленные с теми же функциями, составляют единые архивные фонды.

2.4. Организация документов в пределах архивного фонда

2.4.1. Общие положения

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов (см. п. 5.2). Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственный архив. В государственном архиве систематизация производится при составлении и переработке описей.

2.4.2. Схема систематизации документов в фонде

Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).

Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда.

2.4.3. Группировка единиц хранения в соответствии с различными
вариантами схемы систематизации архивного фонда

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

· структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

· хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

· функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

· номинального (по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);

· корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

· географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

· авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно, по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

2.4.3.1. Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы — по времени формирования единиц хранения.

2.4.3.2. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схема систематизации единиц хранения применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций фондообразователя (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации.