Інформаційне та технічне забезпечення облікового процесу

Будь який процес у філософському розумінні передбачає послідовність змін у явищах та подіях. У технологічному процесі предмети праці перетворюються на готовий продукт.

Облік також можна розглядати як технологічний процес, де з вхідних даних у

результаті обробки та переробки дістають вихідну продукцію у формі показників на основі яких приймаються управлінські рішення.

Як технологічний процес не може існувати без забезпечення предметами та

засобами праці, так і обліковий процес не може існувати без відповідного забезпечення, тому визначення складових забезпечення облікового процесу є актуальним питанням організації обліку. Особливо слід звернути увагу на це питання в умовах переходу на застосування міжнародних стандартів, передбачене статтею 121 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Незважаючи на те, що бухгалтерський облік досить часто визначають як інформаційну систему, яка вимірює, обробляє і передає інформацію про

господарюючий суб'єкт, він сам потребує інформаційного забезпечення, насамперед нормативного.

Діюча в Україні система регулювання бухгалтерського обліку та фінансової звітності забезпечила створення певної системи нормативного регулювання

бухгалтерського обліку взагалі і управлінського обліку зокрема, яка представлена п’ятьма рівнями, кожен з яких охоплює ряд документів.

На першому рівні системи нормативно-правового регулювання обліку Закони України, тобто нормативно-правові акти вищої юридичної сили.

На другому рівні – нормативні акти Кабінету Міністрів України, інших урядових органів, що встановлюють принципи, які необхідно використовувати під час розробки положень третього й четвертого рівнів.

Третій рівень представлений національними Положеннями (стандартами)

бухгалтерського обліку з окремих тем і напрямів та іншими нормативно-правовими документи з бухгалтерського обліку і фінансової звітності, що затверджуються Міністерством фінансів України.

На четвертому рівні складаються рекомендації з організації й ведення

управлінського бухгалтерського обліку окремих видів активів, зобов’язань, інших господарських операцій Мінфіном і іншими органами, що розробляються і затверджуються на основі П(С)БО з урахуванням особливостей і потреб певних видів діяльності.

На п’ятому рівні власником (керівником) підприємства приймаються рішення щодо організації управлінського бухгалтерського обліку і застосування конкретної облікової політики, на підставі попередніх чотирьох пакетів документів нормативно-правового забезпечення. Саме на цьому рівні необхідно приділяти належну увагу забезпеченню облікового процесу підприємства.

В обліковому процесі предметами праці є інформація (первинна або проміжна), яка підлягає переробці на результативну. Особливістю облікового процесу є те, щопредмети його праці утворюються в самому технологічному процесі як первинні документи, а саме носії даних. Організація управлінського бухгалтерського обліку як певний напрям діяльності людей виробляють інформацію (продукт праці), котра має свою технологію виготовлення, зумовлену об’єктом праці, цілями та завданнями.

Центральними складовими процесу вироблення інформації є збір, обробка, передача й видача інформації. Означений процес як сукупність робіт передбачає виконання, з одного боку, різних операцій, а з іншого — різних видів методичних і технічних прийомів. Усі вони визначають технологію організації управлінського обліку, котра має бути організована як у часі, так і в просторі.

Отже, без інформації існування облікового процесу неможливе, тому однією із складових облікового забезпечення є інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення – це сукупність вхідних даних, система їх обробки й одержання необхідної інформації. Важливо відмітити, що в умовах запровадження міжнародних стандартів роль інформаційного забезпечення значно зростає, так як бухгалтерам необхідна інформація щодо особливостей ведення обліку за міжнародними стандартами. Крім нормативно-методологічної бази з ведення бухгалтерського обліку в його організації широко використовується і позаоблікова інформація. Найбільший обсяг позаоблікової інформації використовується при розробці пропозицій з прийняття стратегічних управлінських рішень. До позаоблікової інформації, яку використовує система управлінського обліку належать:

- соціальна інформація;

- екологічна інформація;

- різноманітна технічна і технологічна документація тощо.

Інформацію для забезпечення системи бухгалтерського обліку отримують з

багатьох джерел (семінари, відвідування бібліотеки, підписка на періодичні видання, тощо).

Всі способи інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку мають право на існування. У питаннях створення відділів інформатизації та автоматизації документообігу бухгалтерської служби є багато недоречностей та недоліків, які гальмують розвиток системи інформаційного забезпечення управлінського бухгалтерського обліку, що знижує ефективність нових та новітніх інформаційних технологій. Серед них слід виділити такі:

- використання різноманітних програмних засобів як нових, так і застарілих, значно ускладнює обслуговування інформаційної системи та знижує ефект її впровадження;

- усунення окремих недоліків різноманітних програмних засобів може перейти в повсякденну проблему, що потребує створення засобів моніторингу стану всієї інформаційної мережі;

- відсутність нормативної бази для регулювання автоматизованої форми обліку на вітчизняному рівні.

Однак, використанням одного способу обмежуватись не слід, адже кожен спосіб має як переваги, так і недоліки. Визначальними факторами при виборі способів отримання інформації є її ціна, своєчасність та повне задоволення вимог облікового процесу.

На сьогодні не менш важливим є технічне забезпечення управлінського обліку.

Потік інформації настільки великий, що без технічних засобів не можлива її швидка обробка та своєчасність прийняття управлінських рішень. Технічне забезпечення – це комплекс технічних засобів і методів, які становлять відповідну основу функціонування бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. Елементами технічного забезпечення обліку є технічні засоби, методичні і керівні матеріали, технічна документація, персонал. Невід'ємною складовою забезпечення облікового процесу на сьогоднішній день є також програмне забезпечення.

Потік інформації настільки великий, що без технічних засобів не можлива їїшвидка обробка та своєчасність прийняття управлінських рішень.

Останнім часом обчислювальна техніка перетворилась на визначальний фактор організації обліку. Програмне забезпечення автоматизованої інформаційної системи обліку являє собою сукупність програм, призначених для розв’язання на базі обчислювальної техніки задач обліку, контролю й аудиту та інструктивно-методичних матеріалів щодо їх застосування. Застосування комп’ютерних технологій дозволяє прискорити обробку облікової інформації та передачу її за всіма напрямками.

Поряд з обліковою інформацією з допомогою комп’ютерної техніки можнаотримувати оперативно і вчасно всю інформацію для забезпечення системи бухгалтерського обліку, а тому однією з вирішальних складових матеріально-

технічного забезпечення управлінського обліку є його комп’ютеризація і програмне забезпечення. В умовах швидкого розвитку технології не можна забувати про інтенсивність праці та навантаження на облікових працівників. Тому для якісної організації обліку важливим компонентом також являється ергономічне забезпечення.

Ергономічне забезпечення – це сукупність методів та засобів, які призначені для вибору оптимальних умов для роботи облікового працівника.

Математичне забезпечення системи обліку являє собою сукупність засобів та

методів, які дозволяють будувати економіко-математичні моделі і алгоритми задач обліку.

Правове забезпечення – це сукупність норм, виражених у нормативних актах, які встановлюють та закріплюють організацію системи обліку.

Лінгвістичне забезпечення системи обліку – це сукупність термінів, мовних

засобів, а також правил формування облікових даних із ціллю ефективної роботи та обміну інформацією.

Отже, основними складовими забезпечення організації облікового процесу

управління підприємством є інформаційне, технічне, програмне та ергономічне забезпечення обліку. Крім того, в ході організації обліку, необхідно звертати увагу на математичне, правове та лінгвістичне забезпечення. Визначені основні складові забезпечення облікового процесу стосуються всіх суб’єктів господарювання. Не залежно від вибраної форми організації та ведення обліку функціонування облікового процесу на кожному етапі неможливе без належного його забезпечення, тому в подальшому необхідно визначити особливості забезпечення облікового процесу на кожному його етапі.