Дополнительные средства в оформлении офиса

Многие турфирмы разрабатывают фирменную одежду или обязательные аксессуары для сотрудников, такие как шейные платки или галстуки, бейджики, определенного цвета рубашки, значки и т. п.

Самым популярным атрибутом туристического офиса является глобус различных цветовых гамм и размеров. А если вы продаете туры на чемпионаты по футболу – вам не обойтись без футбольного мяча.

Для оформления офиса можно использовать нестандартные приемы: аромат (например, ваниль, восточные благовония для турфирмы, специализирующейся на странах Индокитая), музыкальный фон.

Зонирование офисного пространства. Рекомендуем разделить помещение офиса туристического агентства минимум на две зоны: приемную для работы с клиентами и так называемый бэк-офис – зону обработки заказов. Также выделяют финансовую зону (касса), зоны ожидания и отдыха, переговоров, руководства, хозяйственную.

Как правило, офисы туристических агентств небольшие и ограничиваются двумя зонами: приемной и бэк-офисом. Эта практика пришла из-за рубежа. В турагентствах Европы, США площадь всегда строго зонирована. Российские агентства убедились на практике, что зоны помогают организовать рабочее пространство, поддерживать порядок (как минимум в клиентской зоне), уменьшить расходы на дорогое оформление офиса на 50 %, поскольку в бэк-офис клиенты не попадают, а менеджеры устраивают свои места так, как им удобно, а не как диктует дизайн-проект или руководитель фирмы.

Мебель. Отдайте предпочтение мебели из современных материалов и по возможности заказывайте одной партией, чтобы избежать проблем с разными оттенками и долгими поставками дополнительных единиц товара.

Минимальный набор мебели для туристической компании – это рабочие столы с конференц-приставками для посетителей, тумбочками, стол-ресепшн для секретаря, стеллажи для документов, рабочих и рекламных материалов, кресла для сотрудников, комфортные стулья для посетителей, диван для ожидающих посетителей и другие элементы мебели и декора (табл. 8).

Планируя смету на оформление офиса, не забудьте включить в нее расходы на часы, зеркало, мусорные ведра, плечики для одежды, доску для информации, пластиковые карманы или информационную стойку для рекламных материалов, карты мира, рамки для дипломов, стойку или настольную систему для уголка потребителя, жалюзи, растения, посуду для посетителей и сотрудников, сейф.

Техническое оснащение офиса. Обязательной техникой для офиса турфирмы являются: компьютеры, телефон-факс, принтер, ксерокс, сканер (табл. 9). Для эффективной работы и предотвращения возможных сбоев и форс-мажорных обстоятельств с техникой компьютер должен быть на каждом рабочем месте и подключен к Интернету.

При расчетах необходимо учесть стоимость доставки и работ по настройке взаимодействия техники и внутри-офисной сети, в которую входят: работа мастера, расходные материалы, дополнительное техническое оборудование, тестирование. На первоначальном этапе можно от чего-то отказаться или заменить на более дешевые модели, это позволит уменьшить смету расходов на техническое оснащение офиса.

Идеальный офис компании должен быть:

♦ чистым и уютным;

♦ с современной техникой и удобными местами для посетителей;

Таблица 8

Примерная смета минимальных расходов на заказ мебели для туристического агентства (4 рабочих места)

Цены приведены по данным компании www.adexlab.ru.

Таблица 9

Примерная смета минимальных расходов на заказ техники для туристического агентства (4 рабочих места)

♦ вызывать доверие, чтобы в этой компании можно было расстаться с заработанными деньгами, которые копились на отдых целый год;

♦ обстановка должна располагать к общению и выбору места отдыха.