Создание конвертов

После создания документов их необходимо разложить по конвертам, надписать адреса и разослать по почте. Понятно, что это тоже трудоемкая работа. Поэтому целесообразно поручить ее мастеру слияния документов.

При подготовке конвертов может использоваться та же информационная база, которая использовалась при создании документов.

Сначала необходимо записать адрес отправителя. Введите команду Сервис, Параметры. Откройте закладку Пользователь и в окне Почтовый адрес запишите юридический адрес своей организации (свой домашний адрес) по правилам отправки корреспонденции.

Теперь можно приступить к подготовке конвертов:

- откройте новый документ;

- введите команду Файл, Параметры страницы. На закладке Размер бумаги выберите формат бумаги, соответствующий размеру конверта;

- введите команду Сервис, Слияние;

- введите команду Основной документ, Создать, Конверты, Активное окно;

- введите команду Источник данных, Получить данные, Открыть источник данных. Выберите файл базы данных и на запрос программы введите команду Настройка основного документа;

- в окне диалога Параметры конверта установите размеры конверта и настройте параметры печати;

- в следующем окне диалога - Адрес на конверте вставьте в окне “Образец адреса” поля слияния для адреса получателя, выбирая их из списка “Вставить поле слияния”;

- введите команду Объединить. Установите, при необходимости, параметры отбора в окне диалога Слияние и завершите работу щелчком по кнопке Объединить.

Надписи для конвертов готовы. Теперь их можно просмотреть и напечатать.

14. WORD: создание и использование макросов.

Макрокоманды или иначе Макросы позволяют легко и эффективно описывать часто повторяющиеся действия и тем самым повышать производительность туда пользователя.

Макрокоманды хранятся в шаблонах. Выбором шаблона для сохранения ограничивается круг документов, в которых можно использовать ту или иную макрокоманду. Место хранения макроса указывается при его создании. Макрокоманду можно также скопировать из одного шаблона в другой, используя команду Организатор из меню Формат, Стиль.

Макрокоманда может быть написана пользователем с использованием встроенного языка программирования Visual Basic или записана с помощью средств записи программы Word. Макрокоманда имеет имя. Имя макрокоманды может содержать до 36 символов, в имени не допускается использование пробелов. Макрокоманде можно назначить комбинацию клавиш или кнопку на панели инструментов.

Запись макроса

Проще всего создать макрос с помощью встроенных средств записи.

Начать записать макроса можно двумя способами: кнопкой ЗАП в строке состояния или командой Начать запись: Сервис, Макрос, Начать запись.

Алгоритм записи макроса:

- установите курсор в любое место в тексте;

- щелкните дважды мышью по кнопке ЗАП в строке состояния. Открывается окно диалога Запись макроса;

- введите имя макроса в строке ввода Имя макроса. После выполнения всех необходимых операций щелкните по кнопке ОК. Появляется окно диалога управления записью. Это окно имеет две кнопки Остановить запись и Пауза/Продолжить запись. С этого момента все ваши действия будут записаны в макрос;

- выполните последовательность действий для удаления текста справа согласно разработанного ранее сценария;

- щелкните по кнопке Остановить запись на панели диалога или введите команду Сервис, Макрос, Остановить запись.

Выполнение макроса

Для запуска макроса введите команду Сервис, Макрос, Макросы, выберите в списке нужный макрос и щелкните по кнопке Выполнить.

Назначение макроса кнопке на панели инструментов

Назначить макрос кнопке панели инструментов, пункту меню или назначить макросу комбинацию клавиш можно сразу же при создании макроса в окне диалога Запись макроса или после создания макроса.

Введите команду Сервис, Настройка. Выберите закладку Команды. В списке “Категории” выберите Макросы, а в списке Команды – имя макроса УдалСправа.

Зацепите имя макроса мышью и перетащите его на одну из панелей инструментов – на панели инструментов появляется новая кнопка с именем макроса (можно создать новую панель инструментов: выберите закладку Панели инструментов и введите команду Создать).

Назначение макросу комбинации клавиш

Введите команду Сервис, Настройка. В окне диалога Настройка щелкните по кнопке Клавиатура – откроется окно диалога Настройка клавиатуры. В списке Категории выберите команду Макросы, а в списке Макросы – имя макроса УдалСправа. Активизируйте строку “Новое сочетание клавиш” щелчком мыши и нажмите требуемую комбинацию клавиш, например, Ctrl+R. Если ранее макросу было назначено какое-то сочетание клавиш, то оно будет отображено в окне Текущее сочетание клавиш. В списке “Сохранить изменения в...” укажите имя шаблона, где будет храниться макрос. Завершите работу щелчком по кнопке Закрыть. Теперь для запуска макроса достаточно установить курсор слева от удаляемого текста и нажать комбинацию клавиш Ctrl+R.