ТЕМА 6. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

1. Понятие делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом. Структура законодательной и нормативной базы кадрового делопроизводства.

2. Основные делопроизводственные функции системы управления персоналом.

1. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) — это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всём уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения и сдачи в архив.

Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которую представляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 2).

Приведем некоторые из важнейших нормативно-правовых актов, оговаривающих правила, требования, регламентирующие кадровое делопроизводство:

· Гражданский кодекс РФ (части первая и вторая).

· Трудовой кодекс РФ.

· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Главархив СССР, 1991.

· ГОСТ Р 6.30—97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 1997.

ü

Рис. 2. Структура законодательной и нормативной базы кадрового делопроизводства

· Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 - 93. — М.: Госстандарт России, 1994.

· Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. — М.: НИПИ-статформ Госкомстата России, 2001;

· Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. — М.: Государственная архивная служба России, 1993.

· Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. — М.: Росархив, 2000.

· Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 N 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»

· Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

2. Основными делопроизводственными функциями службы управления персоналом организации являются:

ü разработка и оформление необходимой кадровой документации (плановой, первично-учетной, отчетно-статистической, по социальному обеспечению, организационно-распорядительной);

ü своевременная обработка поступающей документации по персоналу;

ü регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу (в том числе конфиденциальных документов);

ü разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

ü доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

ü контроль за исполнением документов;

ü размножение документов по кадровым вопросам;

ü подготовка кадровых документов к сдаче в архивы (организации, ведомственный, государственный).

Вопросы для повторения:

1. На чем основаны требования к оформлению документов по персоналу организации?

2.Перечислите основные делопроизводственные функции службы управления персоналом организации.

ТЕМА 7. Планирование персонала организации

1. Сущность и цели планирования персонала.

2. Оперативное планирование работы с персоналом.

3. Особенности планирования персонала в государственном и муниципальном управлении.

1. Планирование персонала (кадровое планирование) — это кадровая программа, направленная на оценку как количественной, так и качественной потребности в персонале.

Планирование персонала (или кадровое планирование) предполагает правильную организацию долгосрочной работы с персоналом.

Руководству организации важно располагать в определенное время, на соответствующих рабочих местах, в нужном количестве и требуемой квалификации таким персоналом, который бы обеспечил решение производственных задач. При этом планирование персонала должно создавать условия для мотивации более высокой производительности труда и удовлетворенности работой. Планированию подвергаются следующие потребности организации:

ü потребность в замещении персонала по годам в связи с уходом на пенсию, увольнением, переходом на инвалидность и т.п.;

ü потребность в снижении численности персонала вследствие внедрения новых технологий, сокращения объемов производства, простоев, неплатежей, ухода на пенсию и т. п.;

ü потребность в увеличении численности персонала в связи с расширением производства, с развитием предпринимательской деятельности.

Планирование персонала будет эффективным, когда оно интегрировано в общий план развития организации. Большое влияние на планирование персонала оказывает финансовое планирование, которое определяет финансируемость заработной платы и стоимость развития персонала (см. рис. 3).

Рис. 3. Взаимосвязь планирования персонала с другими видами планирования

2. Планирование персонала реализуется посредством осуществления комплекса взаимосвязанных мероприятий, объединенных в оперативном плане работы с персоналом. Оперативный план включает следующие основные разделы:

ü планирование потребности в персонале (поиск, отбор и наем персонала за счет внутренних и внешних источников);

ü планирование адаптации персонала (вновь принятых, сменивших работу и др.);

ü планирование использования персонала (с учетом повышения квалификации, возраста, изменения технологического процесса, условий труда и т.д.);

ü планирование обучения и повышения квалификации персонала;

ü планирование деловой карьеры, служебно-профессионального продвижения (от момента приема на работу до увольнения);

ü планирование высвобождения (увольнения) или сокращения персонала (рационализация производства, сокращение объемов выпуска продукции и т.д.);

ü планирование расходов на персонал организации, в том числе на кадровую службу.

3. Основная задача кадрового планирования состоит в обеспечении органов государственной власти необходимым числом квалифицированных служащих с минимальными затратами при отборе и решении вопросов профессионального развития. Несовершенное планирование кадровых потребностей, а тем более его отсутствие, являются причиной того, что отбор государственных служащих ведется бессистемно, методом " латания дыр", срочного подбора претендентов на освобождающие вакансии.

Особенность планирования персонала на государственную и муниципальную службу заключается в том, что оно базируется на штатном расписании, плане замещения вакантных государственных должностей, плане организационного развития органа государственной власти. Наиболее приемлемым является использование штатно-номенклатурного метода, который позволяет определить как число государственных служащих на основе штатных расписаний, так и их качественные характеристики.

Основой для планирования служат квалификационные требования по государственным должностям государственной службы, а также порядок присвоения и сохранения квалификационных разрядов государственным служащим, которые определены соответствующими нормативно-правовыми документами.

От качества разработки штата, должностных инструкций зависит достоверность расчетов, которые используются при формировании различных разделов кадрового плана.

Порядок планирования потребности в государственных и муниципальных служащих приведен в Приложении 2.

Вопросы для повторения:

1.От чего зависит эффективность кадрового планирования?

2.Как связано кадровое планирование с общим процессом развития и планирования в организации?

3.В чем заключаются особенности планирования персонала на государственную и муниципальную службу?