![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Создание таблиц базы данных Продажа канцтоваров
В зависимости от наличия и вида исходной информации, а также от личных предпочтений пользователей создание таблиц базы данных и их заполнение можно выполнять различными способами: в режиме конструктора таблиц, в режиме просмотра таблицы, путем импорта данных из других таблиц Access или документов Microsoft Office, в том числе из электронных таблиц Microsoft 1.3.1. Создание таблицы Виды товара в режиме конструктора Для создания таблицы Виды товара в режиме конструктора выполните следующие действия. 1) В области переходов в списке Все таблицы выберите объект Таблица1. 2) На вкладке ленты Режим таблицы в крайней левой группе Режимы нажмите пиктограмму Режим и в раскрывшемся меню выберите Конструктор. Для открытия таблицы в режиме конструктора можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на ее имени в области переходов и в контекстном меню выбрать опцию Конструктор. Быстрый переход в режим конструктора обычно осуществляют щелчком на пиктограмме В открывшемся окне Сохранение введите имя таблицы Виды товара. 3) В режиме конструктора Microsoft Access 2007 предоставляет пользователю бланк для заполнения. Во многих случаях при установке курсора в ячейку бланка в правой ее части выводится связанный с ней скрытый элемент управления (раскрывающийся список Для создания структуры таблицы Виды товара в отдельных строках бланка по очереди введите имена полей, укажите типы данных в них и задайте свойства полей на вкладке Общие в соответствии с указанными в табл. 1. Свойства полей, не представленных в табл. 1, следует оставить неизменными, т. е. установленными программой Microsoft Access 2007 по умолчанию. 4) Закройте окно конструктора таблиц. При закрытии окна обязательно сохраните изменения, сделанные в таблице. Рис. 7. Вид окна конструктора таблиц
Таблица 1 Характеристики полей таблицы Виды товара
1.3.2. Ввод данных в таблицу Виды товара Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы и выполняется следующим образом. 1) Откройте созданную таблицу Виды товара двойным щелчком на ее значке в области переходов. Автоматически появившийся столбец Добавить поле при необходимости можно скрыть, щелкнув на его заголовке правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню опцию Скрыть столбцы. 2) Установите необходимую ширину каждого столбца, перемещая его правую границу при нажатой левой кнопке мыши. 3) Заполните таблицу, построчно добавляя записи с данными о видах товара в соответствии с рис. 8.
Рис. 8. Записи в таблице Виды товара
4) Обратите внимание на то, что данные в таблице Виды товара упорядочены в соответствии с кодом вида. Чтобы отсортировать записи по виду товара в алфавитном порядке, необходимо установить курсор в поле Вид и на вкладке ленты Главная в группе Сортировка и фильтр нажать пиктограмму Если при просмотре таблицы нужно отобразить не все записи, а только те из них, которые имеют определенное значение какого-либо поля, то следует Для получения навыков применения режима фильтрации представьте в таблице Виды товара только строки «Фломастеры» и «Ручки». Затем из всех записей таблицы отобразите только те виды товара, в названии которых содержится фрагмент «ра» (в результате должны быть выведены строки «Краски» и «Карандаши»).
Рис. 9. Вид меню настройки фильтрации записей в таблице
5) Закройте таблицу. При этом следует иметь в виду, что все изменения данных в таблице, не затрагивающие ее структуру, сохраняются автоматически без указания пользователя. Отмена этих изменений невозможна, поэтому значительную модификацию данных в таблице обычно выполняют, предварительно сохранив ее предыдущее состояние [3]. 1.3.3. Создание таблицы Товарные группы на основе импорта электронной таблицы Microsoft Excel Для создания таблицы Товарные группы с помощью импорта данных в качестве источника информации используем предварительно подготовленный
Рис. 10. Фрагмент электронной таблицы Microsoft Excel Товарные группы Для импорта указанной таблицы в Microsoft Access 2007 выполните следующие действия. 1) В области переходов в списке Все объекты Access выберите Таблицы. 2) На ленте активизируйте вкладку Внешние данные и в группе Импорт нажмите пиктограмму Excel (рис. 11).
Рис. 11. Вид вкладки Внешние данные
3) В появившемся окне в строке Имя файла укажите импортируемый файл электронной таблицы Microsoft Excel Товарные группы.xls, ниже выберите опцию Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку < OK>. 4) В окне Импорт электронной таблицы будут показаны импортируемые данные. В этом окне установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку < Далее>. 5) В следующем окне введите характеристики импортируемых полей. Для этого по очереди выделите каждый столбец и в рамке Описание поля задайте для него параметры, указанные в табл. 2, после чего нажмите кнопку < Далее>.
Таблица 2 Характеристики полей импортируемой таблицы Товарные группы
6) В открывшемся окне выберите опцию не создавать ключ и нажмите кнопку < Далее>. 7) Введите имя таблицы Товарные группы и нажмите кнопку < Готово>. При этом не нужно устанавливать флажок Проанализировать таблицу…. 8) В окне Внешние данные – Электронная таблица Excel выводится сообщение о завершении импорта файла и слот Сохранить шаги импорта (устанавливать здесь флажок не следует). Нажмите кнопку < Закрыть>. 9) После импорта таблицы Товарные группы необходимо откорректировать характеристики ее полей. Для этого на ленте инструментов активизируйте вкладку Главная, откройте таблицу в режиме конструктора и в бланке создания структуры таблицы задайте параметры полей в соответствии с указанными в табл. 3. Затем закройте таблицу, сохранив изменения.
Таблица 3 Характеристики полей таблицы Товарные группы
1.3.4. Создание таблицы Товары в режиме конструктора Для создания таблицы Товары активизируйте вкладку ленты Создание и в группе Таблицы щелкните на пиктограмме Конструктор таблиц. В бланке создания структуры новой таблицы установите характеристики полей в соответствии с указанными в табл. 4. Обратите внимание на то, что в свойствах полей Страна и Ед_изм, отличительными особенностями которых являются ограниченный набор и повторяемость значений, задействована вкладка Подстановка. Каждое из этих полей определяется как поле со списком возможных значений, которые перечисляются в ячейке Источник строк. Ввод элементов такого списка удобно выполнять, используя построитель выражений (рис. 12). Таблица 4 Характеристики полей таблицы Товары
При необходимости аналогичным образом можно задать параметры подстановки и для поля Фирма. После создания структуры таблицы закройте окно конструктора и при
Рис. 12. Вид окна ввода списка значений – источника строк 1.3.5. Ввод данных в таблицу Товары с использованием поля подстановки Отличительной особенностью таблицы Товары является то, что при вводе в нее данных необходимо строго соблюдать соответствие товара его товарной группе, это представляет определенные трудности, поскольку таблица Товары содержит только код группы без расшифровки ее наименования. Для решения этой проблемы в таблице Товары при вводе кода группы целесообразно организовать раскрывающийся список возможных значений из таблицы Товарные группы с помощью поля подстановки. С этой целью выполните следующие действия. 1) Откройте таблицу Товары в режиме конструктора. 2) Для поля Код группы на вкладке свойств поля Подстановка по строкам сверху вниз задайте характеристики в точном соответствии с указанными на рис. 13. Ввод параметра Источник строк осуществите в следующем порядке: а) нажмите кнопку Построитель выражений, указанную на рис. 13; б) в появившемся окне Добавление таблицы выберите таблицу Товарные группы, нажмите кнопку < Добавить> и затем – < Закрыть>; в) в нижней части бланка Товары: построитель запросов в строке Поле в первом столбце выберите Код группы, а во втором – Группа; г) закройте окно с сохранением изменений. В результате этого в ячейке Источник строк автоматически будет сформирована команда на языке структурированных запросов SQL (structured query language): SELECT [Товарные группы].[Код группы], [Товарные группы].Группа FROM [Товарные группы]
![]() Рис. 13. Вид вкладки Подстановка свойств поля Код группы таблицы Товары
3) Закройте окно конструктора. 4) Откройте таблицу Товары и добавьте в нее несколько записей с данными о товарах, используя при вводе значений в поля Код группы, Страна и Ед_изм раскрывающиеся списки (рис. 14). После этого закройте таблицу Товары.
Рис. 14. Фрагмент таблицы Товары в режиме ввода данных 1.3.6. Создание таблицы Магазины в режиме конструктора Аналогично таблице Товары создайте в режиме конструктора таблицу Магазины и задайте характеристики ее полей в соответствии с указанными в табл. 5. Введите в таблицу несколько произвольных записей по образцу рис. 15.
Таблица 5 Характеристики полей таблицы Магазины
Рис. 15. Фрагмент таблицы Магазины 1.3.7. Создание таблицы Реестр продаж с использованием шаблонов полей и существующих полей других таблиц Microsoft Access 2007 содержит набор встроенных шаблонов, позволяющих быстро создавать в таблицах некоторые общепринятые поля. Шаблон поля – это готовый набор характеристик, описывающих поле. Определение шаблона включает в себя имя поля, тип данных в нем и ряд его свойств. Кроме того, 1) На ленте активизируйте вкладку Создание и в группе Таблицы нажмите пиктограмму Таблица. При этом на ленте автоматически активизируется вкладка Режим таблицы. 2) Сохраните таблицу, нажав на панели быстрого доступа пиктограмму 3) На ленте в группе Поля и столбцы щелкните пиктограмму Новое поле. В правой части окна документа откроется панель Шаблоны полей. В категории Основные средства выберите поле Дата покупки и перетаскивайте его при нажатой левой кнопке мыши к правой границе заголовка поля Код, а когда в нужном месте (справа от поля Код) появится линия вставки между полями, отпустите кнопку мыши. После этого двойным щелчком на заголовке поля перейдите в режим редактирования и измените название Дата покупки на имя Дата. 4) На ленте в группе Поля и столбцы щелкните пиктограмму Добавить поля, в результате чего справа откроется панель Список полей. Щелчком по значку + слева от названия таблицы Магазины раскройте список ее полей и с помощью перетаскивания вставьте поле Код магазина после поля Дата. В открывшемся окне Создание подстановки с помощью кнопки 5) Аналогично полю Код магазина добавьте в таблицу Реестр продаж существующее поле Код товара из таблицы Товары, создав при этом для него столбец подстановки Код (Товар). 6) Аналогично процессу создания поля Дата на ленте в группе Поля и столбцы щелкните пиктограмму Новое поле, в списке шаблонов полей в категории Основные поля выберите поле Число и добавьте его в таблицу после поля Товар, которое в результате подстановки показывается вместо фактического поля Код товара. Измените название поля Число на Количество. 7) Перейдите в режим конструктора и в бланке структуры таблицы Реестр продаж проверьте соответствие автоматически созданных характеристик ее полей параметрам, указанным в табл. 6. Если какие-либо свойства полей отличаются от приведенных в табл. 6, то исправьте их. Обратите внимание на то, что вместо фактических имен числовых полей Код магазина и Код товара в таблице фигурируют назначенные в результате подстановки имена Код (Магазин) и Код (Товар). 8) Закройте таблицу Реестр продаж, сохранив изменения. Таблица 6 Характеристики полей таблицы Реестр продаж
|