Код форми документа.

Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа (назва вищої установи або засновника).

Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку.

7. Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа.

Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку під попереднім реквізитом. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

8. Назва структурного підрозділу.

Розташовується у верхньому лівому кутку або під попереднім реквізитом. Дозволяється друкувати машинописним способом. Усі реквізити, що позначають автора документа, розміщують у такій послідовності, яка чітко передає їхню підлеглість. Усі назви подають у називному відмінку, напр.:

Міністерство освіти і науки України Львівський національний університет імені Івана Франка

Економічний факультет

Кафедра соціології

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, телефону, факсу, номер банківського рахунка, ел. пошта.

Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Володимира Великого, 21, м. Черкаси, 18022, тел. (0472) 43-50-86. На бланку для листів, що призначені для виконання розрахункових операцій, вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку, напр.: Розрахунковий рахунок №153241749/215149 в Укрінбанку м. Львова МФО 111321.

10. Назва виду документа.

Розташовується зліва або посередині сторінки. Є в усіх документах, крім листів. Залежно від назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу. Допомагає кращому сприйняттю тексту, його швидкій обробці, полегшує роботу з ним.

11. Дата.

Документ датують днем його створення або затвердження. Документи колегіальних органів (протоколи, акти та ін.) датують днем, коли відбулася подія, яку задокументовано. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку (заява, характеристика, автобіографія тощо), то дату ставлять під тексом зліва. Існує два способи запису – цифровий і цифрово-словесний. Цифровий передбачає написання арабськими цифрами трьох груп на позначення дня, місяця, року: 04.03.05 або 24.06.05 (крапки укінці не ставимо).Цифрово-словесний має такий вигляд: 4 березня 2005 року або 24 червня 2005 р. Його використовують у документах матеріально-фінансового характеру.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи (наприклад, для оформлення заяви на відпустку) записують у такий спосіб: з 15.10 до 07. 11.04 або з 16.12.04 до 08.01.05.

12. Індекс.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит забезпечує оперативний пошук документа, контроль виконання. Складається з трьох пар арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, в якому підготували документ; друга пара – номер справи за номенклатурою для підрозділу; третя пара – порядковий номер за журналом обліку, напр.: №12-14/49.

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані установою, яка уклала чи видала документ, напр.: на №12-14/49 від 23.01.05. Таке посилання роблять у разі оформлення листа-відповіді. Це допомагає організації, що одержує лист, знайти копію документа, на який отримано відповідь. Укладач відповіді переписує дату та індекс вхідного документа.

14. Місце укладання чи видання.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

Розташовується з правого боку під кодом форми документа. Записують від середини рядка: „Для службового користування”, „Таємно”, „Цілком таємно”.

16. Адресат.

Розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Складається з таких елементів:

- назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку);

- назва структурного підрозділу (у називному відмінку);

- назва посади особи-адресата (у давальному відмінку);

- прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку);

- поштова адреса.

Кожну із частин пишуть з нового рядка. Розділових знаків між частинами не ставлять, напр.:

Львівський національний університет

імені Івана Франка

Факультет міжнародних відносин

Деканові проф. Камінському В.І.

В особових документах відомості про адресата мають такий вигляд:

Директорові

Інституту української мови

Національної Академії наук України

акад. Кузишину Р.В.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. внесено зміни у правила оформлення поштової адреси, а також місця її подання на конверті. Адресу відправника (адресанта) пишуть у лівому верхньому куті конверта. Наприклад:

М.С. Стацюк

вул. Наукова, 60, кв. 23,

м. Львів-59, 790059

Адресу одержувача (адресата) зазначають у правому нижньому куті конверта, напр.:

Пономареву Віктору Олеговичу

вул. Івасюка, 45,

м. Червоноград,

Львівська обл.,

80100

17. Гриф затвердження.

Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

- слово ЗАТВЕРДЖУЮ (великими літерами без лапок);

- назва посади особи, яка затверджує документ;

- особистий підпис;

- розшифрування підпису (ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ);

- дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу

(підпис) Л.В. Семенюк

07.02.05

Якщо документ затверджується спеціальним розпорядчим актом на документі зазначають гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Наказ Міністерства фінансів України

20.04.05 №15

18. Резолюція.

Це напис на документі, який робить керівник установи. Він містить вказівки щодо виконання цього документа.

Розміщується у верхній лівій частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів:

- прізвище та ініціали виконавця, якому буде надіслано документ;

- вказівка про порядок і характер виконання документа;

- термін виконання документа;

- особистий підпис керівника;

- дата.

Як виконавців у резолюції зазначають службових осіб, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, яку названо в резолюції першою. На документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є потреба деталізувати порядок виконання документа. Якщо документ підлягає поверненню або треба деталізувати порядок його виконання, резолюцію оформляють на окремих аркушах чи спеціальних бланках. Загальні вказівки формулюють так: До виконання; До друку; До відома; До наказу; Вжити заходів; Обговорити питання та ін.