Документ як основний вид писемного ділового мовлення

§ 1. Документ, його функції. Класифікація документів

Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб ведення) – це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу.

Як джерело та носій інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.

У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська [128].

Документ має відповідати таким основним вимогам:

– видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;

– не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;

– бути точним, достовірним і переконливим;

– бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;

– містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;

– бути придатним для тривалого зберігання.

Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за проходженням і виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати належний рівень досконалого професійного спілкування. Належно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якого профілю, зокрема фінансово-економічного, є набуття вмінь та навичок роботи з документами.

Відповідно до загальних ознак документи поділяють на[129]:

1. За способом фіксації інформації:

– письмові – документи, рукописні або виготовлені за допомогою друкарських пристроїв та розмножувальної техніки;

– графічні – документи, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани);

– фото- й кінодокументи – створені способом фотографування й кінематографії (фото і кіноплівки, фотокартки);

– фонодокументи – створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

2. За призначенням:

– організаційні – документи, які закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, правила, інструкції тощо);

– розпорядчі – документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, накази, вказівки, ухвали тощо);

– інформаційні – документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у закладах. Вони є підставою для прийняття розпорядчих документів і носять допоміжний характер порівняно з організаційно-розпорядчою документацією, не обов’язкові до виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки, протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо)[130].

3. За назвою:

– заява;

– автобіографія;

– резюме;

– протокол;

– наказ;

– доручення;

– розписка тощо.

4. За походженням:

– службові – документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;

– особисті – документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.

5. За місцем складання:

– внутрішні – документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;

– зовнішні – документи, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).

6. За формою:

– стандартні (типові) – документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов’язковими, строго регламентованими правилами. Документи високого рівня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським способом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;;

– індивідуальні – документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.

7. За терміном виконання:

– нетермінові (звичайні, безстрокові)– документи, які розглядають згідно з черговістю надходження;

– термінові – документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку „Терміново” або „Дуже терміново”.

8. За ступенем гласності:

– несекретні (звичайні, для службового користування);

– секретні або цілком секретні – документи цього виду мають спеціальну позначку „Секретно” або „Дуже секретно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

9. За стадіями створення:

– оригінали – основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

– копії – це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг – копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат – другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10. За складністю:

– прості – містять інформацію з одного питання;

– складні – містять інформацію щодо двох і більше питань.

11. За терміном зберігання:

– тимчасового зберігання – термін зберігання встановлюють в межах 10 років;

– тривалого зберігання – термін зберігання обмежується 10 роками;

– постійного зберігання – для цих документів не існує терміну давності.

12. За технікою відтворення:

– рукописні;

– відтворені механічним способом;

- відтворені електронним способом.

13. За спеціалізацією:

– загальні;

– з адміністративних питань;

– спеціалізовані – сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні – створюють документи, інші забезпечують їх передачу, треті керуються документами в практичній діяльності.

§ 2. Основні реквізити документа, їхня характеристика

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і порядок їхнього розташування різний. Однак існують певні встановлені єдині моделі побудови однотипних документів – формуляр-зразок, що відповідає вимогам чинних державних стандартів.

Формуляр-зразоквстановлює такий склад реквізитів[131]:

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства або відомства.

7. Повна назва організації, установи чи підприємства.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

На основі формуляра-зразка проектують бланки документів, тобто друковану стандартну форму документа, який містить тільки ті реквізити, що відповідають змісту документа і містять постійну інформацію. Звичайно виготовляють бланки для документів з високим рівнем стандартизації, які містять трафаретний текст – дослівне відтворення постійної інформації (постійні реквізити) з пропусками для подальшого заповнення (змінні реквізити) – довідки, доручення, договори, супровідні листи тощо.

Встановлено два види бланків: 1) загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок тощо); 2) для службових листів.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускають, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць. Бланки друкують на білому папері або папері світлих тонів формату А4 (210× 297 мм) або формату А5 (148× 210 мм)[132]. При меншій кількості документів послуговуються штемпелем, який містить групу реквізитів і їхніх постійних частин, що відтворюються у вигляді єдиного блока. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38–90.

Застосування бланків надає інформації офіційного характеру, підвищує культуру ділового спілкування.

Для виготовлення тих чи інших бланків документів установлено два варіанти можливого розташування реквізитів – кутовий і поздовжній. Поздовжнєрозташування реквізитів доцільне в тих випадках, коли назва складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній державним стандартом для кутового розміщення, наприклад, назва організації разом із назва вищої інстанції.

Загальні правила оформлення реквізитів такі: