Примітки до оформлення реквізитів. 1. Анкетні відомості (у правій половині аркуша) подають у формі родового відмінка (без прийменника)

1. Анкетні відомості (у правій половині аркуша) подають у формі родового відмінка (без прийменника), крім відомостей про освіту – у називному відмінку.

2. Щоб уникнути перекручення прізвища особи, якій видають характеристику, починати текст потрібно з прізвища, імені, по батькові в називному відмінку.

3. Текст пишуть від третьої особи. Кожне нове повідомлення починають з абзацу.

Зразок 1:

Характеристика

Федорович Христини Вікторівни, студентки факультету міжнародних відносин Львівського національного університету імені Івана Франка, 1985 року народження, українки, освіта середня

Федорович Х.В. навчається на ІІІ курсі факультету міжнародних відносин за спеціалізацією „Країнознавство”. Протягом навчання в університеті зарекомендувала себе здібною студенткою.

До навчання ставиться сумлінно, має глибокі знання з усіх предметів, усебічно розвинена. Постійно підвищує свій професійний рівень, виступає з науковими доповідями на звітно-наукових студентських конференціях. Складає сесії на відмінно.

Федорович Христина брала участь у V Міжнародному конкурсі з української мови імені Петра Яцика і зайняла на другому етапі перше місце.

Упродовж навчання є активним членом гуртка „Молода дипломатія”. Зарекомендувала себе хорошим організатором під час студентських публічних дебатів на тему „Стратегічні пріоритети України”.

Відповідальна, вимоглива до себе, доброзичлива. Має повагу серед товаришів і викладачів факультету.

Рекомендуємо Федорович Христину до участі в міжнародному студентському проекті „Україна – Європа: шлях до інтеграції”.

20.04.05

Декан факультету міжнародних відносин

Львівського національного університету

імені Івана Франка (Підпис) О.М. Коломієць

Зразок 2:

Характеристика

Лукеренка Миколи Андрійовича, методиста аналітичного відділу ТзОВ „Соцінформ”, 1980 року народження, українця, освіта вища

Лукеренко М.А. працює на посаді методиста з листопада 2002 року після закінчення економічного факультету Львівського національного університету імені Івана Франка. До своїх посадових обов’язків ставиться сумлінно і відповідально. Дбає про вдосконалення фахових умінь, виявляє творчу активність у написанні нових соціологічних проектів.

Брав участь у міжнародній програмі „Молодь проти наркотиків”, підготував матеріали для публікації результатів соціологічних досліджень у рамках програми. Працював у складі групи, яка відповідала за проведення екзит-полів на виборчих дільницях м. Львова під час президентських виборів 2004 року. Засвідчив уміння оперативно опрацьовувати статистичні відомості, має аналітичні здібності.

Є позаштатним працівником газети „Галицький вісник”, в якій веде рубрику „Цифри і факти”.

Ініціативний, енергійний, наполегливий у роботі, неконфліктний, у ставленні до колег доброзичливий. Має повагу серед членів колективу.

Характеристика призначена для подання в соціологічну службу Львівської міської ради.

14. 05.05

Директор (Підпис) Г.І. Драбик

Рекомендаційний лист – це документ, який подають у ситуації клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії, гранту тощо. Особа-претендент бажає заручитися поважною рекомендацією. Зацікавленою стороною може бути особа, організація чи установа, куди особа влаштовується на роботу (навчання) чи подає клопотання про матеріальне заохочення.

За рекомендаційним листом можна звертатися до особи, яка добре знає претендента, його професійні та моральні якості, наукові здобутки, коло зацікавлень тощо, а також має авторитет та визнання у своїй галузі. Той, хто рекомендує, несе відповідальність за рекомендовану особу. Справа честі – подати об’єктивну та правдиву інформацію. Якщо рекомендацію просить особа малознайома чи ненадійна, то навряд чи варто ставити свій підпис на рекомендаційному листі. Звичайно, рекомендації можуть бути негативними (так звані „закриті рекомендації”), якщо автор вважає, що претендент не відповідає посаді, про яку клопочеться. У такий спосіб вдасться попередити можливі ускладнення чи непорозуміння. В рекомендаційному листі можна зазначити про вади претендента, які могли б йому зашкодити на шляху до успіху, напр.: Кириленко А.П. принципова, уважна до клієнтів, має великий досвід роботи у цій сфері, але досягти найвищих результатів їй часом заважає зайва запальність та нестриманіст, або На жаль, я не можу взяти на себе відповідальності високо оцінити професійні якості А.П. Кириленк, або Ковалюк В.І. не зможе виконувати покладених на нього обов’язків тощо.

Рекомендаційні листи обов’язково містять відомості:

· як довго, звідки ви знаєте претендента;

· як оцінюєте його професійний рівень;

· з якими його працями чи досягненнями ознайомлені;

· як оцінюєте моральні якості претендента;

· висновки щодо відповідності претендента посаді, про яку клопочеться.

Зразок рекомендаційного листа:

Шановні колеги,

дозвольте представити Вам випускницю економічного факультету Львівського національного університету імені Івана Франка Петришин Марію Іванівну.

Петришин М.І. успішно захистила магістерську роботу на тему „Ринкова трансформація України”, має глибокі знання проблем ринкових відносин, володіє практичними навичками організації та розвитку малого бізнесу в умовах ринку. Як керівник її магістерської роботи хочу вказати на вміння бачити проблему і знаходити ефективні шляхи її розв’язання. Відзначається самостійністю мислення, аналітичним розумом, наполеглива та цілеспрямована.

Знаю Петришин М.І. як переможця конкурсу студентських наукових робіт. Вона неодноразово виступала на студентських наукових конференціях та засіданнях наукового гуртка. За наявності відповідних умов праці може досягти значних успіхів і забезпечити Вашій фірмі істотну користь.

Гадаю, що прийнявши Петришин М.І. на посаду завідувача відділу статистики, Ви зробите вдалий вибір.

20.06.05

Доктор економічних наук,

професор кафедри економічної

теорії Львівського національного

університету імені Івана Франка (Підпис) К.П. Біланюк

Деколи для полегшення роботи і охоплення всіх рис, які, на думку спонсорів, потрібні переможцеві дотацій, стипендій, премій, грантів тощо додають формуляри рекомендацій. Той, хто рекомендує, має лише заповнити відповідні пункти, напр.:

1. Коротко з’ясуйте, відколи ви знаєте претендента і наскільки ознайомлені з його роботою.

Якщо претендент студент чи аспірант, заповніть, будь ласка, пункти 2–7.

2. Загальна підготовка.

3. Оригінальність.

4. Розсудливість.

5. Старанність, працьовитість.

6. Вміння усно і письмово висловлювати думки.

7. Загальні зауваження.

8. Ви знайомі з пропонованим проектом? Як ви його оцінюєте?

Візитна картка (візитівка, візитка) – документ, який представляє приватну особу чи організацію. Обмін візитними картками – обов’язковий атрибут ділових стосунків. Візитна картка – це природний, органічний, усталений спосіб подання інформації про себе і встановлення контактів між людьми, матеріальний слід знайомства, який можна довго зберігати, символ ділового втаємничення.

Вигляд сучасної візитної картки пов’язаний із виглядом і особливо форматом американської кредитної картки, яку легко сховати до гаманця. Цей формат “business card “ – 9 х 5 см – загальноприйнятий у світі. Існує застереження про формат 6 х 10 см – для високих посадових осіб та особливий формат у різних європейських країнах для дружин офіційних осіб (4 х 8 см).

Візитна картка – прямокутник з твердого паперу білого кольору (допускають два кольори). На візитній картці може бути знак фірми, фото власника. Шрифт суворо не регламентується, декоративні елементи вважають зайвими. Текст краще писати однією мовою, залишаючи зворотний бік вільним для будь-яких інших записів. не варто друкувати двома мовами на різних боках картки. Застерігають утримуватися від написів іноземною мовою, якщо немає певності щодо грамотності.

Основне завдання візитної картки – давати повну інформацію тому, хто її отримує, про того, хто її вручає. Щоб виконувати цю функцію, візитна картка має містити такі відомості: ім’я та прізвище, видрукуване одним шрифтом; становище, посада, функції; назва установи, закладу, підприємства, організації; адреса, телефон (службова, домашня). Подавати номер домашнього телефону у деяких країнах, наприклад, у Франції, не прийнято. Кількість вказаної на картці інформації залежить від призначення картки (представляти приватну особу чи мати рекламний характер, тобто представляти фірму чи організацію). Рекламні візитні картки мають більше інформації, ніж приватні, часто художньо оформлені, виконують функції рекламного оголошення фірми, її послуг, комерційних пропозицій тощо.

Автори візитних карток мають перед собою два критерії, що іноді важко погодити між собою, – імідж і функціональність, вигляд візитної картки також виявляє смак і почуття міри її власника. Лаконічна повнота титулів і звань, витонченість ліній, гармонічні пропорції, правильний підбір шрифту – усе це робить візитну картку привабливою і водночас природною. Можливо, тому, наприклад, в Японії існує градація візитних карток. Японці в повсякденному житті користуються не однією візиткою, а замовляють різні види: для офіційних прийомів, для неофіційних зустрічей, для близьких друзів тощо.

Наявність візитної картки під час ділових контактів – знак серйозності ділового партнера та його намірів, компетентності та відповідальності.

Застосування візитної картки також має певні правила. Основні протокольні випадки використанні її такі: привітання, висловлення співчуття, висловлення подяки, від’їзд з країни, представлення, запрошення на прийом, зміна адреси та ін. Залежно від випадку на візитній картці роблять простим олівцем найчастіше зліва напис. Традиційно це скорочення відповідного тексту французькою мовою, але залежно від характеру стосунків можна писати українською мовою повним текстом:

p. f. (pour feliciter) – щоб привітати;

p. f. N. a. (pour feliciter le Nouvel an) – щоб привітати з Новим роком;

p. r. f. N. a. (pour remersier et feliciter le Nouvel an) – щоб подякувати і привітати з Новим роком;

p. p. (pour presenter) – щоб відрекомендувати;

p. c.(pour condoleances) – щоб висловити співчуття;

p. r. (pour remersier) – щоб подякувати;

p. p. c. (pour prendre conde) – щоб попрощатися.

Картки передають особисто, через секретаря, кур’єра або надсилають поштою. Їх вкладають у спеціальний конверт із зазначенням адресата. Етикет вимагає, щоб на отриману картку адресат відповів протягом доби.

Зразки візитних карток:

Туристичне агентство „Світ” Яворська Людмила Миколаївна заступник директора * Відпочинок вул. Перемоги, 46 * Екскурсії м. Донецьк, 83121 * Оздоровлення Тел. / факс: (062) 384-50-21

Доручення – це документ, який надає право конкретній особі на певні дії від імені окремого громадянина чи організації (отримання грошових або матеріальних цінностей, юридично-значущі дії).

Доручення поділяють на особисті (приватні) та офіційні.

Особисті доручення складають особи, які передають власні права іншим особам, Це може бути право на отримання заробітної плати, поштового переказу, матеріальних цінностей.

Офіційні доручення видають на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, здійснення господарських, посередницьких, транспортних операцій тощо.

Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяють на разові, спеціальні та загальні.

Разові видають на виконання одноразової дії (отримання коштів, матеріальних цінностей); спеціальні – на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду, виконання господарських і банківських операцій); загальні – на виконання розширених повноважень (управління майном, банківські операції).

Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Якщо термін не вказано, він зберігає юридичну силу протягом одного року від дня його укладання. Важливі доручення засвідчуються нотаріально.

Особисте разове доручення має такі реквізити:

1. Назва документа (посередині сторінки).

2. Текст документа, у якому зазначено:

а) прізвище, ім’я, по батькові особи, яка видає доручення (паспортні відомості);

б) прізвище, ім’я, по батькові особи, що отримує доручення (паспортні відомості);

в) зміст дій, обов’язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа;

г) термін дії разового доручення.

3. Дата складання.

4. Підпис особи, яка видає доручення.

5. Засвідчення підпису особи, яка видає доручення, керівником організації, де вона працює чи навчається (Підпис Іванчука П.М. засвідчую);

6. Посада, назва організації, підпис, ініціали та прізвище того, хто засвідчує.

7. Дата засвідчення.

8. Печатка організації, де працює засвідчувач.

Зразок особистого доручення:

Доручення

Я, Андрійчук Олександр Іванович, студент ІІ курсу економічного факультету (паспорт серії КЛ № 813962, виданий Кам’янка-Бузьким РВ УМВС України у Львівській області 4 липня 2003 р.) доручаю Зубик Світлані Іванівні (паспорт серії ВЛ № 306725, виданий Старовижівським РВ УМВС у Волинській області 21 серпня 2002 р.) отримати в касі Львівського національного університету імені Івана Франка належну мені стипендію за грудень 2004 року.

Доручення дійсне до 31 січня 2005 року.

15 січня 2005 р. (Підпис)

Підпис Андрійчука О.І. засвідчую:

Декан економічного факультету (Підпис) М.С. Бондаренко

17 січня 2005 р.

Розписка – це документ, який підтверджує передавання й отримання документів, грошей, товарів, матеріальних цінностей від установи чи іншої особи.

Розписки бувають особисті (приватні) та службові.

Розписка може мати довільну форму викладу, але має містити такі реквізити:

1. Назва документа (посередині сторінки).

2. Текст розписки, де зазначено:

а) прізвище, ім’я, по батькові, посада (а також назва установи) особи, яка видає розписку і підтверджує отримання цінностей;

б) прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;

в) найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість, точна сума коштів – цифрами і прописом (у дужках);

г) підстава для передавання й отримання цінностей (для службової розписки).

3. Дата складання документа.

4. Підпис особи, яка отримала цінності.

5. Засвідчення підпису (у приватній розписці).

Якщо передають суму грошей, у розписці вказують адресу, паспортні відомості того, хто їх отримує. Підпис особи, яка дає розписку, засвідчує нотаріус. Розписку пишуть тільки в одному примірнику. Виправлень у розписці не може бути.

Зразок розписки:

Розписка

Я, асистент кафедри соціології економічного факультету Львівського національного університету імені Івана Франка Ткач Марія Семенівна, отримала від завідувача кафедри 150 анкет для соціологічного дослідження (на суму 86 гривень) для проходження практики студентів ІІІ курсу спеціальності „Соціологія”.

Підстава: наказ декана економічного факультету № 20 від 12. 06. 05.

17. 06.05 (Підпис)

Протокол – це документ, що відображає процес і результати постійних та тимчасових колегіальних органів, фіксує проведення зборів, нарад, засідань, обговорень тощо.

За обсягом протоколи можна поділити на:

1) стислі, у тексті яких написано лише ухвали;

2) повні, у тексті яких стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, засідань, нарад, формулюють ухвали;

3) стенографічні, у яких усі виступи записують дослівно.

Реквізити протоколу:

1. Назва документа.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва заходу, який протоколюється (збори, нарада, засідання, конференція тощо).

4. Назва організації, де відбувався захід.

5. Дата проведення заходу (ліворуч).

6. Місце (місто, село) проведення заходу (праворуч на рівні дати проведення заходу).

7. Посада, прізвище, ініціали керівників заходу (голови, секретаря, членів президії).

8. Кількісний склад учасників заходу.

9. Порядок денний (у називному відмінку).

10. Текст протоколу.

11. Перелік додатків (із зазначенням кількості сторінок, якщо потрібно).

12. Підписи керівників заходу (голови і секретаря).