Примітки до оформлення реквізитів.

1. Якщо кількісний склад учасників заходу становить 10–12 осіб, то можна вказати всіх присутніх. Якщо їх більше, вказують кількість присутніх і додають до протоколу реєстраційний лист. Так само оформляють кількість відсутніх.

2. Текст протоколу відповідає пунктам порядку денного. Текст кожної позиції укладають за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ. Біля “СЛУХАЛИ” ставлять номер питання, що розглядається. Після слів ставлять двокрапку. Потім подають ініціали та прізвище доповідача, ставлять тире і розкривають зміст виступу. Якщо є текст доповіді, це позначають зауваженням (текст доповіді додається).

3. Виступи можна оформляти як пряму мову особи, яка його виголошує, або як непряму мову.

4. Ухвала може складатися з одного чи декількох пунктів, що нумерують арабськими цифрами. Ухвала може мати форму резолюції. Резолюція складається з констатуючої та резолюційної частин (у констатуючій частині обґрунтовують важливість питання, що розглядається, дають стислу характеристику стану справ; у резолюційній – визначають заходи для виконання завдань, розв’язання проблем, усунення недоліків).

Учасник заходу може викласти особливу думку щодо прийнятої ухвали. Це оформляють на окремому аркуші, на якому мусить бути підпис і дата, та додають до протоколу.

5. Результати голосування записують так: За Бакаленко Н.І. подано 37 голосів, проти – 2, утримався – 1.

Протокол укладає спеціально призначений працівник – секретар, який пише чернетку під час роботи колегіального органу, доопрацьовує текст документа після засідання і подає його на підпис керівникові. Протокол набуває чинності після того, як його підписали секретар і голова або затвердили відповідні посадові особи.

Зразок протоколу:

Протокол № 4

14.01.05 м. Львів

загальних зборів акціонерів ВАТ „ПК-сервіс”

Присутні: 254 особи (реєстраційний листок додається).

Голова: Л.Г. Михайлюк

Секретар: Т.І. Павленко

Порядок денний

1. Звіт Правління про результати фінансово-господарської діяльності Товариства за 2004 рік.

2. Визначення основних напрямів діяльності Товариства на 2005 рік.

3. Переобрання членів Правління Товариства.

І. СЛУХАЛИ:

Звіт Голови Правління Даців Т.С. про результати фінансово-господарської діяльності Товариства (текст звіту додається).

ВИСТУПИЛИ:

Голова Спостережної ради Товариства Макеєва Л.П. – вказала на важливість внесення змін і доповнень до Положення про Правління Товариства.

Голова Ревізійної комісії Степанюк Р.О. – висловила зауваження Ревізійної комісії щодо фінансово-господарської діяльності Товариства за 2004 рік.

УХВАЛИЛИ:

1. Звіт Голови Правління Даців Т.С. схвалити.

2. Пропозицію Макеєвої Л.П. врахувати.

ІІ. СЛУХАЛИ:...

Голова (Підпис) Л. Г. Михайлюк

Секретар (Підпис) Т.І. Павленко

Витяг з протоколу – частина протоколу, яка стосується розгляду окремого питання. Іноді з тих и інших причин ця інформація стає потрібною фізичній чи юридичній особі.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Номер витягу з протоколу (відповідає номеру повного протоколу).

3. Назва заходу, який протоколюється.

4. Назва організації, де відбувся захід.

5. Дата проведення заходу (пишуть ліворуч).

6. Місце (місто, село) проведення заходу (пишуть праворуч на рівні дати проведення заходу).

7. Пункт порядку денного, що цікавить особу чи установу, якій видають витяг.

8. Ухвала (вміщують повний текст ухвали з питання порядку денного або ту частину ухвали, яка безпосередньо стосується замовника витягу).

Примітка:

Витяг засвідчується підписами голови та секретаря зборів і скріплюється печаткою та підписом посадової особи, яка згідно з розподілом функціональних обов’язків видає витяги і є відповідальною за їх достовірність та відповідність текстові протоколу-оригіналу.

Зразок витягу з протоколу:

Витяг з протоколу № 2

24.10.04 м. Львів

засідання профспілкового комітету Львівського національного університету

імені Івана Франка

І. СЛУХАЛИ: Про надання путівки до лікувально-профілактичного санаторію „Карпати” лаборантові кафедри педагогіки і психології Сенику Д.Г.

УХВАЛИЛИ: Надати лаборантові кафедри педагогіки і психології Сенику Д.Г. путівку до лікувально-профілактичного санаторію „Карпати”.

Оригінал підписали:

Голова (Підпис) В.М. Андріюк

Секретар (Підпис) С. І. Герега

Пояснювальна записка – це документ, який укладають для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а у деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальні записки є службові та особисті.

Реквізити:

1. Адресат (посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка).

2. Автор документа (його посада, прізвище та ініціали); назва структурного підрозділу, який подає документ.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок до тексту документа.

5. Текст.

6. Прізвище, ініціали автора та власноручний підпис.

7. Дата.

Примітка:

Пояснювальну записку, що не виходить за межі установи, пишуть на стандартному аркуші паперу; ту, що скеровується за межі установи, оформляють на бланку і реєструють.

Зразок пояснювальної записки:

Деканові

хімічного факультету Львівського національного університету імені Івана Франка

проф. Терлецькому П.М.

Пояснювальна записка

Я, Михальченко Сергій Володимирович, студент групи ХМХ–32, не прийшов 18 лютого 2005 року на заняття з неорганічної хімії у зв’язку з хворобою.

Довідку № 27 від 15.02.05 з поліклініки додаю.

21.02.05 (Підпис)