Пересортица при штрихкодировании

Несмотря на то что система штрихкодов представляет собой существенный вклад в автоматизацию процесса учета, участие человека в этом процессе велико. Одно из последствий человеческого фактора – пересортица товара.

При использовании своих кодов или кодов изготовителя происходят ошибки, когда наименование, цвет, размер и другие признаки не полностью соответствуют той информации, что несет в себе штрихкод, нанесенный на упаковку или этикетку товара. Такая пересортица обнаруживается либо при проведении инвентаризаций, либо, что гораздо хуже, при возникновении «непроходящих чеков», т. е., когда распознается код товара, отсутствующего в магазине.

И в том и в другом случае необходимо провести выборочную инвентаризацию по товарам с данным кодом и данного вида. При этом необходимо отследить движение товара по документам. Если ошибка не была преднамеренной, обнаружится товар, по которому количественно будет выявлена недостача.

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В СУПЕРМАРКЕТЕ

Сплошная инвентаризация проводится при наименьших товарных остатках в два этапа:

1. В воскресенье днем проводится инвентаризация склада, после подачи в торговый зал всего необходимого для дневной реализации. При этом:

• за каждой холодильной камерой, складами закрепляется сотрудник, принимающий информацию о количестве товара на ТСД;

• вместе с ним работают 2– помощника, которые подбирают товар по штрих-кодам, отбирают образцы с указанием на них количества данного наименования;

• просканировав весь товар с закрепленного участка, ответственный сотрудник передает ТСД системному администратору для формирования Протокола;

• склад опечатывается после приема данных со всех ТСД.

2. В ночь с воскресенья на понедельник проводится инвентаризация торгового зала в следующем порядке:

• зал делится на сектора с указанием на стеллажах и другом торговом оборудовании порядковых номеров;

• за каждым номером закрепляется ответственное лицо для принятия информации на терминал;

• для пересчета товара отбираются образцы с указанием на них количества данного товара;

• после пересчета закрепленного сектора терминал отдается системному администратору для переноса

• информации в Протоколы приемки данных;

• протоколы распечатываются системным администратором;

• в строке «Данные собраны» проставляется фамилия ответственного лица, в строке «Данные приняты» – фамилия системного администратора;

• протоколы передаются председателю инвентаризационной комиссии, который принимает решение о назначении

• новых ответственных лиц для проведения проверки товара на соответствие данным Протокола;

• расхождения более 5 штук проверяются путем пересчета товара на всех складах и секторах назначенными лицами;

• при пересчете в сличительной ведомости ставится фактическое количество товара в графе «Факт. остаток»;

• в случае выявления ошибки в ведомости расписываются сотрудники, считающие данный товар первый раз, и сотрудники, проверяющие за ними, председатель комиссии;

• после проверки сличительные ведомости председатель комиссии передает системному администратору для внесения изменений и вывода окончательного результата инвентаризации.

С Инструкцией ознакомлены: перечень лиц, отвечающих за проведение инвентаризации.

Источник: Новоселова Н.А. Учет и контроль в розничном магазине. СПб.: Питер, 2006

Если инвентаризация проводится в рабочее время, после снятия учетных остатков возможно выставление товара по проверяемому ассортименту (если проверяются позиции, которые обязательно должны быть в продаже), но должен вестись строгий учет того, что было выставлено дополнительно. Выставленный дополнительно товар учитывается как подсчитанный.

Подсчет. Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой), находящихся в зоне. При этом подсчет необходимо произвести дважды:

♦ первый сотрудник считает товар в зоне и записывает подсчитанное количество на зона-листе;

♦ второй пересчитывает, и, если количество совпадает, он оглашает его. Если же подсчитанные количества разнятся, то пересчет проводится в третий раз и на зона-листе записывается правильное количество.

Товар подсчитывается и в торговом зале, и на складе. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок.

Если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар сразу поступает в продажу.

Распределение работы между проверяющими. Определите количество зон для каждого сканирующего (проверяющего). Для этого необходимо общее количество зон разделить на число непосредственных участников инвентаризации.

Ответственный за проведение инвентаризации определяет, кто какие зоны будет сканировать. Сканирующее оборудование раздается персоналу.

Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены.

В случае ручного ввода данных цифры вводятся, и ввод подтверждается нажатием специальных клавиш на компьютере.

Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует просканированному количеству артикулов. Убедитесь в том, что все товарные единицы были просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно – все товарные единицы были подсчитаны только один раз. Подтвердите итог инвентаризации.

Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме, и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным количеством.

Несоответствия по возможности устраняются.

Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет покрыт весь ассортимент. Затем составляется полная ведомость несоответствий.

Таким образом, достигается полная картина о состоянии товара в магазине. После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия.

Как показывает практика, серия выборочных инвентаризаций позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Однако полная инвентаризация необходима, так как отдельные ошибки могут остаться неучтенными. Кроме того, персонал, зная конкретные недостачи, может сознательно устраивать пересортицу, учитывая продажи пересчитанных позиций вместо неподсчитанных утерянных.

Инструкции по проведению инвентаризации. Процедура и периодичность проведения инвентаризации существенно различаются в разных магазинах. Зависит это, как мы уже рассмотрели, от специфики товара, количества ассортиментных позиций, режима работы магазина и степени автоматизации учета.

Конечно, инвентаризация сама по себе не уменьшит количество недостач. Однако строгий контроль – это основа порядка, возможность выявить причины недостач и изменить ситуацию.

Некоторые магазины составляют для своих сотрудников детальные инструкции по проведению инвентаризации, в которых излагаются и этапы проведения инвентаризации, и обязанности каждого участника, и детальное описание технологии, вплоть до того, например, что делать, если на товаре нет этикетки. К такой инструкции по инвентаризации прилагаются все виды отчетов: отчет по подготовке инвентаризации (присутствует не во всех магазинах), отчет по результатам инвентаризации, отчет несоответствий. По каждому этапу и по всей инвентаризации определяются ответственные. Также регламентируются сроки проведения и принципы распределения работ в ходе инвентаризации.