Технологическая цепочка процесса формирования личного дела

Технологическая цепочка включает в себя:

- Получение разрешения руководителя кадровой службы организации на заведение личного дела вновь принятого работника;

- Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

- Подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;

- Подшивка в папку чистых листов внутренне описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольный карточки выдачи личного дела;

- Получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

- Систематизация полученных документов; заполнение заголовочной части дополнения к личному листку по учету кадров;

- Внесение во внутреннею опись документа сведений о помещаемых в личное дело документов;

- Валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;

- Подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;

- Помещение личного дела в закрывающий шкаф для хранения;

- Дополнение, по мере получения документов, личного дела;

- Систематизацию документов по фамилиям работников, нахождение соответствующих личных дел;

- систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

- нумерацию листов документов, внесение очередных записей во внутреннею опись документов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильность нумерации листов;

- Ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учёту кадров;

- Выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись контрольной карточке дела; при возвращении дела - проверка наличия и целостности документов;

- Ознакомление в помещение кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системы доступа к личным делам;

- Внесение отметки об ознакомлении дополнения к личному листку по учёту кадров; заверенье отметки росписями сотрудника, ответственного за ведения личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;

- Закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;

- Задача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инверторного учета личных дел;

- Регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

- Внесение архивного номера личного дела в журнал инверторного учета личных дел кадровой службы.

Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу.

К личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются дополнительно:

- заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на федеральную государственную службу;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

- документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, предоставленных гражданином при назначении на должность, и другие документы.

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- трудовой договор (контракт);

- дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;

- личный листок (анкета) по учету кадров;

- биографическая справка, справка из личного дела (справка-объективка);

- автобиография;

- направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению, при переводе – письмо;

- письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;

- решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости – копия решения профсоюзного органа;

- заявление о приеме на работу;

- характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

- копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

- список научных трудов и изобретений;

- копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

- копии других приказов (при необходимости).