Создание отчетов с помощью мастера журналов и отчетов.

Лабораторная работа № 6 Создание отчетов.

Цель работы: Овладение навыками создания отчетов с помощью Мастера журналов и отчетов. Ознакомление с программой Менеджер журналов и отчетов.

Создание отчетов с помощью мастера журналов и отчетов.

Мастер журналов и отчетов (пункт меню Журналы и отчеты à Мастер журналов и отчетов) позволяет создавать отчеты и выписки из системных журналов за определенный период времени в пригодном для печати виде (рис. 1).

Рис. 1. Мастер журналов и отчетов

С помощью мастера отчетов можно создавать общие отчеты следующих типов:

ü общий отчет (пункт Отчет _ Общий) содержит статистические данные о количестве документов, зарегистрированных в указанный промежуток времени. Данные сортируются по типам потоков документов и видам документа. Для каждого пункта отображается общее количество зарегистрированных документов, количество документов, находящихся в текущий момент на контроле, количество документов, выполненных в срок и выполненных с нарушением срока;

ü отчет о выполнении документов (пункт Отчет _ ВыполнДок) содержит список документов зарегистрированных в указанный период времени и находящихся в любых состояниях кроме состояний «не начат» (не находится на контроле) и «исполнен». Для каждого документа отображается его регистрационный номер, дата регистрации, количество листов, вид, краткое содержание, срок исполнения, фактическая дата исполнения, текущее состояние;

ü отчет о выполнении поручений (пункт Отчет _ ВыполнПоруч) содержит список поручений и общую статистику по поручениям, созданным в указанный период времени. Для каждого поручения отображается номер и вид соответствующего документа, дата регистрации документа, список исполнителей поручения, текст поручения, срок исполнения поручения, фактическая дата исполнения поручения, текущее состояние поручения;

ü отчет о выполнении документов в указанный промежуток времени (пункт Отчет _ ВыполнДок _ Прогноз). Интервал дат задает пользователь. По умолчанию установлен интервал – текущая дата + 7 дней. Этот отчет содержит список документов, которые надо выполнить в указанный промежуток времени. Для каждого документа отображается его регистрационный номер, дата регистрации, количество листов, вид, краткое содержание, срок исполнения;

ü отчет о выполнении поручений в указанный промежуток времени (пункт Отчет _ ВыполнПоруч _ Прогноз). Интервал дат задает пользователь. По умолчанию установлен интервал – текущая дата + 7 дней. Этот отчет содержит список поручений и общую статистику по поручениям, которые необходимо выполнить в указанный промежуток времени. Для каждого поручения отображается регистрационный номер соответствующего документа, дата регистрации, вид документа, список исполнителей поручения, текст поручения, срок исполнения поручения.

Система позволяет создавать журналы следующих типов:

общий журнал (пункт Журнал _Общий) содержит список документов, зарегистрированных в указанный период времени. Для каждого документа указываются его регистрационный номер, дата регистрации, количество листов, вид, краткое содержание и срок исполнения;

журнал внутренних документов (пункт Журнал _Внутренних) похож на общий журнал, но содержит данные по документам, относящимся к потоку внутренних документов;

журнал входящих документов (пункт Журнал _Входящих) похож на общий журнал, но содержит данные по документам, относящимся к входящему потоку документов;

журнал исходящих документов (пункт Журнал _Исходящих) похож на общий журнал, но содержит данные по документам, относящимся к потоку исходящих документов.

Кроме указанных, можно создавать и другие отчеты и журналы, шаблон которых создан пользователем в менеджере журналов и отчетов, либо сохраненных на локальной машине. В последнем случае для их выбора включите опцию Личные отчеты и укажите путь к файлу на вашем компьютере.

Отчеты и выписки из журналов можно создавать также для документов и поручений, отобранных по заданному вами произвольному критерию. Для этого сформируйте интересующую вас выборку файлов при помощи механизма поиска и нажмите на стрелку выпадающего меню кнопки Мастер журналов и отчетов в панели инструментов главного окна ЕВФРАТ - Документооборота. В выпадающем меню выберите пункт Отчет по найденным документам. То же самое можно выполнить через пункт меню Журналы и отчеты à Отчет по найденным документам.