![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Указания.
При создании таблиц следует придерживаться следующих правил: · каждая таблица должна содержать данные только об одном объекте, например, о журнале успеваемости или списке студентов; · необходимо избегать повторения одинаковой информации (не используемой для связей) в разных таблицах; · там где возможно, надо использовать коды, это поможет связать таблицы между собой и избежать ошибок при печати данных; · после создания предварительной схемы проверьте таблицы на соответствие третьей нормальной форме. При создании связей между таблицами следует обратить внимание на следующее: · одной связью можно связать только 2 таблицы; · как правило, в связи участвует одно ключевое поле, реже – два; · связь устанавливается между двумя полями, имеющими одинаковый смысл (при этом их названия могут отличаться). Каждый атрибут таблицы должен иметь тип, соответствующий тем данным, которые будут храниться в этом атрибуте. В MS Access существует 9 типов данных: · Текстовый. Может содержать любые символы, набираемые на клавиатуре. Максимальное количество символов – 255. Однако, в целях экономии памяти и ускорения поиска, число символов можно сократить; · Числовой. Поля такого типа могут содержать различные числа. Поддерживаются различные размеры: § байт; § целое; § длинное целое; § одинарное с плавающей точкой; § удвоенное с плавающей точкой; § действительное. · Поле MEMO. Обычный текст, который может содержать до 65535 символов; · Дата/время. Дата и/или время; · Денежный. Число, имеющее денежный формат; · Счетчик. В этом поле автоматически проставляется порядковое или случайное число в каждой записи. Значения полей данного типа пользователь не может изменить; · Логический. В этом поле может находиться одно из двух значений: «Да» или «Нет»; · Поле объекта OLE. В таких полях можно поместить содержимое других файлов (в т.ч. картинок, звуковых и видео клипов, других баз данных и т.д.); · Гиперссылка. Ссылка на адрес World Wide Web или электронную почту. Кроме того, для каждого поля могут быть заданы дополнительные параметры: · Размер поля. Максимальное количество символов, которое пользователь может ввести в данное поле; · Формат поля. Спускающийся список форматов, которые могут быть применены к данному типу поля; · Число десятичных знаков. Определяется число разрядов справа от десятичного разделителя; · Индексированное поле. Поле, предназначенное для ускорения операции поиска и сортировки. При определении размеров поля следует иметь в виду, что чем меньше размер поля, тем быстрее оно обрабатываются и требуют меньшего объема памяти.
ЗАПРОСЫ При работе с таблицами можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию с помощью запросов. Запрос – это обращение к БД для поиска или изменения в базе данных информации, соответствующей заданным критериям. В Access существует два основных типа запросов: запросы на выборку, запросы на изменение. Запрос на выборку выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц по заданным пользователем критериям, причём в самой базе данных никаких изменений не происходит. К запросам на выборку относятся: · групповые запросы; · перекрёстные запросы; · параметрические запросы. Групповые запросы используются тогда, когда необходимо выполнение групповых операций, например, определение количества занятых номеров в гостинице для каждого типа номеров. При создании группового запроса используется строка Групповая операция в режиме конструктора запросов. Для выполнения групповых операций имеется следующие четыре категории функций, которые позволяют производить вычисления на основании значений полей: · группировка – используется для указания поля, которое будет применяться в качестве группирующего; · итоговые функции – их 9: Sum, Avg, Min, Max, Count, StDev, Var, First, Last. Каждая из этих функций выполняет вычисления над полями; · выражение – используется для указания на создание поля, значения которого будут вычисляться; · условие – для указания поля, записи которого выбираются на основании заданного условия отбора. Перекрёстные запросы – специальный вид группового запроса, представляющий собой выборку данных, записанных в виде двухмерной матрицы, в качестве заголовков строк и столбцов которой используются сгруппированные значения заданных полей или выражения. Параметрические запросы – вид запросов, при котором выбор информации из таблиц осуществляется на основании задания условий отбора записей (параметров). Вводимые параметры предварительно необходимо описать в окне, вызываемом при выполнении пункта меню Запрос-Параметры. Запрос на изменение – это запрос, который позволяет выполнять более сложные действия по сравнению с выборкой определённых групп записей. Этот запрос можно представить как запрос на выборку, который должен выполнять определённые действия над выбранной группой записей. Основные запросы на изменение: · запрос на создание таблицы – позволяет создать новую таблицу с помощью условия отбора записей из других таблиц; · запрос на добавление – позволяет добавить отобранные записи из таблицы или запроса в конец другой таблицы; · запрос на обновление – позволяет изменить в таблице группу записей данных, удовлетворяющих определённым условиям; · запрос на удаление – позволяет удалить группу записей данных, удовлетворяющих заданным условиям. Запросы могут быть созданы двумя способами: с помощью мастера создания запросов и с помощью конструктора.
ФОРМЫ Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю. Чаще всего формы создаются в следующих целях: · ввод и редактирование данных – это наиболее распространенный способ использования форм. Формы обеспечивают вывод на экран данных в удобном для пользователя виде. · управление ходом выполнения приложения – в этом случае формы используются для запуска. · вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках; · печать информации – несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно напечатать информацию, содержащуюся в форме. Формы позволяют задавать два различных набора параметров: один – для вывода формы на экран, а другой – для вывода на печать. Существует три способа создания форм: 1) форма – позволяет быстро создать обобщённую форму, все поля которой сведены в одной таблице; 2) мастер форм – позволяет создать форму, используя для этого несколько диалоговых окон, в которых выбираются поля для будущей формы; 3) конструктор форм – наиболее гибкий способ, позволяющий создать форму «с нуля». Панель элементов используется для размещения объектов в форме. Обычно панель элементов появляется в режиме конструктора форм автоматически. Убрать или восстановить ее на экране можно командой Вид-Панель элементов. Наиболее используемые элементы формы и соответствующие им кнопки на панели элементов:
Поле. Размещение в форме данных из соответствующего поля базовой таблицы/запроса, вывод результатов вычислений, а также прием данных, вводимых пользователем. Выключатель. Создание выключателя, кнопки с фиксацией.
Переключатель. Создание селекторного переключателя.
Флажок. Создание контрольного переключателя.
Поле со списком. Размещение элемента управления, объединяющего поле и раскрывающийся список. Список. Создание списка, допускающего прокрутку. В режиме формы выбранное из списка значение можно ввести в новую запись или использовать для замены уже существующего значения. Кнопка. Создание командной кнопки, позволяющей осуществлять разнообразные действия в форме (поиск записей, печать отчёта, установка фильтров и т.п.). Рисунок. Размещение в форме рисунка, не являющегося объектом OLE. Свободная рамка объекта. Размещение в форме свободного объекта OLE, который остается неизменным при перемещении по записям. Присоединенная рамка объекта. Размещение в форме объектов OLE. Используется для объектов, сохраненных в базовом источнике записей формы, поэтому при перемещении по записям в форме отображаются разные объекты. Линия. Размещение в форме линии для отделения логически связанных данных. Прямоугольник. Размещение в форме прямоугольника для группировки элементов управления или выделения логически связанных данных.
При размещении в форме полей из базовой таблицы/запроса удобно пользоваться Списком полей, который можно вывести командой Вид-Список полей. Он представляет собой окно, содержащее перечень всех полей базовой таблицы/запроса. Чтобы разместить поле в форме, достаточно просто перетащить его левой кнопкой мыши из списка полей в нужный раздел формы.
ОТЧЁТЫ Отчёты используются для представления данных в удобном виде на экране и для вывода на печать. В них можно группировать и сортировать данные в любом порядке, получать итоговые значения, средние значения и другие статистические величины, а также помещать в него графические объекты. Отчёты можно создавать, используя Мастер отчётов и Конструктор отчётов. Основными типами отчётов являются: 1) ленточные отчёты – данные распечатываются в виде строк и столбцов с группировкой и итогами. Их разновидности включают отчёты с итоговым и групповым суммированием; 2) отчёты в столбец – данные распечатываются в виде формы с возможным включением итогов и графиков; 3) отчёты для рассылки – создаются как шаблоны писем; 4) почтовые наклейки – создаются наклейки для конвертов. Различия между формами и отчётами: § главное различие между формами и отчётами – в их назначении. Если формы задуманы для ввода данных, то отчёты – для просмотра данных; § в формах можно использовать вычисляемые поля. В отчётах вычисляемые поля формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчёта (итоги); § всё, что можно сделать с формой, можно сделать и с отчётом, за исключением ввода данных; § форму можно сохранить в виде отчёта, а затем редактировать в окне конструктора отчётов; обратное – невозможно. В отчётах выделяют следующие разделы: 1) заголовок отчёта – печатается один раз в начале каждого отчёта. Здесь же может быть размещена дата создания отчёта; 2) верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы, служат обычно в качестве заголовков столбцов для итоговых данных; 3) заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы; 4) область данных – печатается каждая запись таблицы или запроса; 5) примечание группы – печатается после обработки последней записи группы, отображает итоговые данные в записях текущей группы; 6) нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, содержит номер страницы и вычисляемые элементы управления. Здесь могут быть подведены итоги по страницам и по группам; 7) примечание отчёта – печатается один раз в конце отчёта после всех записей данных и примечаний групп, содержит общий итог и другие статистические данные. Алгоритм составления отчёта: 1. В окне базы данных выбирается закладка Отчёты. 2. Выбирается Создание отчёта с помощью мастера. 3. В окне выбора таблицы или запроса выбирается нужное. 4. Выбираются интересующие поля. 5. Если необходимо, вводятся уровни группировки и задаётся порядок сортировки. 6. Выбирается макет, ориентация листа, стиль таблицы. 7. Отчёт готов. Если необходимо внести изменения в элементы отчёта, то прибегают к помощи Конструктора.
|