Указания.

При создании таблиц следует придерживаться следующих правил:

· каждая таблица должна содержать данные только об одном объекте, например, о журнале успеваемости или списке студентов;

· необходимо избегать повторения одинаковой информации (не используемой для связей) в разных таблицах;

· там где возможно, надо использовать коды, это поможет связать таблицы между собой и избежать ошибок при печати данных;

· после создания предварительной схемы проверьте таблицы на соответствие третьей нормальной форме.

При создании связей между таблицами следует обратить внимание на следующее:

· одной связью можно связать только 2 таблицы;

· как правило, в связи участвует одно ключевое поле, реже – два;

· связь устанавливается между двумя полями, имеющими одинаковый смысл (при этом их названия могут отличаться).

Каждый атрибут таблицы должен иметь тип, соответствующий тем данным, которые будут храниться в этом атрибуте.

В MS Access существует 9 типов данных:

· Текстовый. Может содержать любые символы, набираемые на клавиатуре. Максимальное количество символов – 255. Однако, в целях экономии памяти и ускорения поиска, число символов можно сократить;

· Числовой. Поля такого типа могут содержать различные числа. Поддерживаются различные размеры:

§ байт;

§ целое;

§ длинное целое;

§ одинарное с плавающей точкой;

§ удвоенное с плавающей точкой;

§ действительное.

· Поле MEMO. Обычный текст, который может содержать до 65535 символов;

· Дата/время. Дата и/или время;

· Денежный. Число, имеющее денежный формат;

· Счетчик. В этом поле автоматически проставляется порядковое или случайное число в каждой записи. Значения полей данного типа пользователь не может изменить;

· Логический. В этом поле может находиться одно из двух значений: «Да» или «Нет»;

· Поле объекта OLE. В таких полях можно поместить содержимое других файлов (в т.ч. картинок, звуковых и видео клипов, других баз данных и т.д.);

· Гиперссылка. Ссылка на адрес World Wide Web или электронную почту.

Кроме того, для каждого поля могут быть заданы дополнительные параметры:

· Размер поля. Максимальное количество символов, которое пользователь может ввести в данное поле;

· Формат поля. Спускающийся список форматов, которые могут быть применены к данному типу поля;

· Число десятичных знаков. Определяется число разрядов справа от десятичного разделителя;

· Индексированное поле. Поле, предназначенное для ускорения операции поиска и сортировки.

При определении размеров поля следует иметь в виду, что чем меньше размер поля, тем быстрее оно обрабатываются и требуют меньшего объема памяти.

ЗАПРОСЫ

При работе с таблицами можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию с помощью запросов.

Запрос – это обращение к БД для поиска или изменения в базе данных информации, соответствующей заданным критериям.

В Access существует два основных типа запросов: запросы на выборку, запросы на изменение.

Запрос на выборку выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц по заданным пользователем критериям, причём в самой базе данных никаких изменений не происходит.

К запросам на выборку относятся:

· групповые запросы;

· перекрёстные запросы;

· параметрические запросы.

Групповые запросы используются тогда, когда необходимо выполнение групповых операций, например, определение количества занятых номеров в гостинице для каждого типа номеров. При создании группового запроса используется строка Групповая операция в режиме конструктора запросов.

Для выполнения групповых операций имеется следующие четыре категории функций, которые позволяют производить вычисления на основании значений полей:

· группировка – используется для указания поля, которое будет применяться в качестве группирующего;

· итоговые функции – их 9: Sum, Avg, Min, Max, Count, StDev, Var, First, Last. Каждая из этих функций выполняет вычисления над полями;

· выражение – используется для указания на создание поля, значения которого будут вычисляться;

· условие – для указания поля, записи которого выбираются на основании заданного условия отбора.

Перекрёстные запросы – специальный вид группового запроса, представляющий собой выборку данных, записанных в виде двухмерной матрицы, в качестве заголовков строк и столбцов которой используются сгруппированные значения заданных полей или выражения.

Параметрические запросы – вид запросов, при котором выбор информации из таблиц осуществляется на основании задания условий отбора записей (параметров). Вводимые параметры предварительно необходимо описать в окне, вызываемом при выполнении пункта меню Запрос-Параметры.

Запрос на изменение – это запрос, который позволяет выполнять более сложные действия по сравнению с выборкой определённых групп записей. Этот запрос можно представить как запрос на выборку, который должен выполнять определённые действия над выбранной группой записей.

Основные запросы на изменение:

· запрос на создание таблицы – позволяет создать новую таблицу с помощью условия отбора записей из других таблиц;

· запрос на добавление – позволяет добавить отобранные записи из таблицы или запроса в конец другой таблицы;

· запрос на обновление – позволяет изменить в таблице группу записей данных, удовлетворяющих определённым условиям;

· запрос на удаление – позволяет удалить группу записей данных, удовлетворяющих заданным условиям.

Запросы могут быть созданы двумя способами: с помощью мастера создания запросов и с помощью конструктора.

ФОРМЫ

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю.

Чаще всего формы создаются в следующих целях:

· ввод и редактирование данных – это наиболее распространенный способ использования форм. Формы обеспечивают вывод на экран данных в удобном для пользователя виде.

· управление ходом выполнения приложения – в этом случае формы используются для запуска.

· вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках;

· печать информации – несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно напечатать информацию, содержащуюся в форме.

Формы позволяют задавать два различных набора параметров: один – для вывода формы на экран, а другой – для вывода на печать.

Существует три способа создания форм:

1) форма – позволяет быстро создать обобщённую форму, все поля которой сведены в одной таблице;

2) мастер форм – позволяет создать форму, используя для этого несколько диалоговых окон, в которых выбираются поля для будущей формы;

3) конструктор форм – наиболее гибкий способ, позволяющий создать форму «с нуля».

Панель элементов используется для размещения объектов в форме. Обычно панель элементов появляется в режиме конструктора форм автоматически. Убрать или восстановить ее на экране можно командой Вид-Панель элементов. Наиболее используемые элементы формы и соответствующие им кнопки на панели элементов:

Надпись. Размещение в форме произвольного текста.

Поле. Размещение в форме данных из соответствующего поля базовой таблицы/запроса, вывод результатов вычислений, а также прием данных, вводимых пользователем.

Выключатель. Создание выключателя, кнопки с фиксацией.

Переключатель. Создание селекторного переключателя.

Флажок. Создание контрольного переключателя.

Поле со списком. Размещение элемента управления, объединяющего поле и раскрывающийся список.

Список. Создание списка, допускающего прокрутку. В режиме формы выбранное из списка значение можно ввести в новую запись или использовать для замены уже существующего значения.

Кнопка. Создание командной кнопки, позволяющей осуществлять разнообразные действия в форме (поиск записей, печать отчёта, установка фильтров и т.п.).

Рисунок. Размещение в форме рисунка, не являющегося объектом OLE.

Свободная рамка объекта. Размещение в форме свободного объекта OLE, который остается неизменным при перемещении по записям.

Присоединенная рамка объекта. Размещение в форме объектов OLE. Используется для объектов, сохраненных в базовом источнике записей формы, поэтому при перемещении по записям в форме отображаются разные объекты.

Линия. Размещение в форме линии для отделения логически связанных данных.

Прямоугольник. Размещение в форме прямоугольника для группировки элементов управления или выделения логически связанных данных.

При размещении в форме полей из базовой таблицы/запроса удобно пользоваться Списком полей, который можно вывести командой Вид-Список полей. Он представляет собой окно, содержащее перечень всех полей базовой таблицы/запроса. Чтобы разместить поле в форме, достаточно просто перетащить его левой кнопкой мыши из списка полей в нужный раздел формы.

ОТЧЁТЫ

Отчёты используются для представления данных в удобном виде на экране и для вывода на печать. В них можно группировать и сортировать данные в любом порядке, получать итоговые значения, средние значения и другие статистические величины, а также помещать в него графические объекты.

Отчёты можно создавать, используя Мастер отчётов и Конструктор отчётов.

Основными типами отчётов являются:

1) ленточные отчёты – данные распечатываются в виде строк и столбцов с группировкой и итогами. Их разновидности включают отчёты с итоговым и групповым суммированием;

2) отчёты в столбец – данные распечатываются в виде формы с возможным включением итогов и графиков;

3) отчёты для рассылки – создаются как шаблоны писем;

4) почтовые наклейки – создаются наклейки для конвертов.

Различия между формами и отчётами:

§ главное различие между формами и отчётами – в их назначении. Если формы задуманы для ввода данных, то отчёты – для просмотра данных;

§ в формах можно использовать вычисляемые поля. В отчётах вычисляемые поля формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчёта (итоги);

§ всё, что можно сделать с формой, можно сделать и с отчётом, за исключением ввода данных;

§ форму можно сохранить в виде отчёта, а затем редактировать в окне конструктора отчётов; обратное – невозможно.

В отчётах выделяют следующие разделы:

1) заголовок отчёта – печатается один раз в начале каждого отчёта. Здесь же может быть размещена дата создания отчёта;

2) верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы, служат обычно в качестве заголовков столбцов для итоговых данных;

3) заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы;

4) область данных – печатается каждая запись таблицы или запроса;

5) примечание группы – печатается после обработки последней записи группы, отображает итоговые данные в записях текущей группы;

6) нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, содержит номер страницы и вычисляемые элементы управления. Здесь могут быть подведены итоги по страницам и по группам;

7) примечание отчёта – печатается один раз в конце отчёта после всех записей данных и примечаний групп, содержит общий итог и другие статистические данные.

Алгоритм составления отчёта:

1. В окне базы данных выбирается закладка Отчёты.

2. Выбирается Создание отчёта с помощью мастера.

3. В окне выбора таблицы или запроса выбирается нужное.

4. Выбираются интересующие поля.

5. Если необходимо, вводятся уровни группировки и задаётся порядок сортировки.

6. Выбирается макет, ориентация листа, стиль таблицы.

7. Отчёт готов.

Если необходимо внести изменения в элементы отчёта, то прибегают к помощи Конструктора.