Студопедия

Главная страница Случайная страница

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Панель инструментов Слияние.

Создание типовых писем. Слияние.

В процессе работы часто приходится рассылать однообразную информацию многим людям (реклама новых товаров и услуг, поздравления с праздником, различные уведомления).

Процесс слияния типового письма основан на слиянии двух файлов: основного документа и источника данных.

Основной документ содержит текст неизменяемой части письма или документа в который вставлена информация специфическая для каждого адресата.

Источник данных содержит информацию специфическую для каждого адресата.

 

Для создания типовых писем требуется выполнить три основных действия:

  • Установить, какой документ является основным;
  • Создать, или открыть существующий источник данных;
  • Объединить обе эти части.

 

Упражнение 1.1.

Создание типового письма.

Образец письма:

 

Уважаемая,
Светлана Евгеньевна Воронина!

 

Вы являетесь финалистом розыгрыша призов.

Ваш регистрационный номер 13.

В случае выигрыша приз будет выслан по адресу:

почтовый индекс: 610002

город: Киров

улица: Ленина

дом: 20

квартира: 2

Подтвердите свое участие в филиале и правильность адреса по телефону нашего представительства (город Киров) 678804.

 

В образце подчеркнуты те данные, которые являются личными для адресата

 

Порядок создания письма:

  1. Создайте новый документ (Файл/Создать). Напечатайте основную часть письма (без подчеркнутых слов). Сохраните в папку Слияние под именем Основной документ.
  2. Создайте документ, содержащий источник данных. Документ может быть создан в в Word в виде таблицы:

 

Обращение Фамилия Имя Отчество и т.д.
Уважаемая Воронина Светлана Евгеньевна
Уважаемый Куликов Владимир Владимирович

В Excel, в базе данных Access.

Заголовки таблицы являются полями слияния (данные личные для каждого адресата). Занесите в таблицу данные для 5 адресатов. Сохраните документ в папку слияние под именем «Источник данных» и закройте его.

  1. Выполните команду Сервис/Письма и рассылки/Слияние. Следуйте основным шагам области задач Слияние.

 

  1. 1 Шаг: выбор типа письма. Выберите «письма».
  2. 2 Шаг: открывает основной документ.
  3. 3 Шаг: открытие источника данных. Используя кнопку обзор, откройте файл, содержащий источник данных.
  4. 4 Шаг: Создание письма. Используя команду «Другие элементы» вставьте поля слияния в основной документ.
  5. 5 Шаг: Просмотр писем, созданных в результате слияния.
  6. 6 Шаг: завершение слияния. Печать - печать всех писем слияния. Изменить часть писем – создает документ, объединяющий все письма слияния.

 

Панель инструментов Слияние.

Слияние двух документов можно выполнить с помощью панели инструментов Слияние.


  1. Создать источник данных (в виде таблицы). Сохранить на диск в папку Слияние под именем «Источник данных».
  2. Создать основной документ. Сохранить в папку Слияние под именем «Основной документ»
  3. Открыть источник слияния.
  4. Вставить в основной документ поля слияния. Сохранить.
  5. Отобразить данные - панель инструментов Слияние/поля/данные.
  6. Выполнить слияние в новый документ.

 

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Сохранение документа | Редактирование текста. Редактирование и форматирование документа
Поделиться с друзьями:

mylektsii.su - Мои Лекции - 2015-2024 год. (0.008 сек.)Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав Пожаловаться на материал