Панель инструментов Слияние.

Создание типовых писем. Слияние.

В процессе работы часто приходится рассылать однообразную информацию многим людям (реклама новых товаров и услуг, поздравления с праздником, различные уведомления).

Процесс слияния типового письма основан на слиянии двух файлов: основного документа и источника данных.

Основной документ содержит текст неизменяемой части письма или документа в который вставлена информация специфическая для каждого адресата.

Источник данных содержит информацию специфическую для каждого адресата.

Для создания типовых писем требуется выполнить три основных действия:

• Установить, какой документ является основным;
• Создать, или открыть существующий источник данных;
• Объединить обе эти части.

Упражнение 1.1.

Создание типового письма.

Образец письма:

Уважаемая,
Светлана Евгеньевна Воронина!

Вы являетесь финалистом розыгрыша призов.

Ваш регистрационный номер 13.

В случае выигрыша приз будет выслан по адресу:

почтовый индекс: 610002

город: Киров

улица: Ленина

дом: 20

квартира: 2

Подтвердите свое участие в филиале и правильность адреса по телефону нашего представительства (город Киров) 678804.

В образце подчеркнуты те данные, которые являются личными для адресата

Порядок создания письма:

1. Создайте новый документ (Файл/Создать). Напечатайте основную часть письма (без подчеркнутых слов). Сохраните в папку Слияние под именем Основной документ.
2. Создайте документ, содержащий источник данных. Документ может быть создан в в Word в виде таблицы:

В Excel, в базе данных Access.

Заголовки таблицы являются полями слияния (данные личные для каждого адресата). Занесите в таблицу данные для 5 адресатов. Сохраните документ в папку слияние под именем «Источник данных» и закройте его.

1. Выполните команду Сервис/Письма и рассылки/Слияние. Следуйте основным шагам области задач Слияние.

1. 1 Шаг: выбор типа письма. Выберите «письма».
2. 2 Шаг: открывает основной документ.
3. 3 Шаг: открытие источника данных. Используя кнопку обзор, откройте файл, содержащий источник данных.
4. 4 Шаг: Создание письма. Используя команду «Другие элементы» вставьте поля слияния в основной документ.
5. 5 Шаг: Просмотр писем, созданных в результате слияния.
6. 6 Шаг: завершение слияния. Печать - печать всех писем слияния. Изменить часть писем – создает документ, объединяющий все письма слияния.

Панель инструментов Слияние.

Слияние двух документов можно выполнить с помощью панели инструментов Слияние.

1. Создать источник данных (в виде таблицы). Сохранить на диск в папку Слияние под именем «Источник данных».
2. Создать основной документ. Сохранить в папку Слияние под именем «Основной документ»
3. Открыть источник слияния.
4. Вставить в основной документ поля слияния. Сохранить.
5. Отобразить данные - панель инструментов Слияние/поля/данные.
6. Выполнить слияние в новый документ.