Создание форм с подчиненной формой

Формы с подчиненной разрешают редактировать данные или из двух связанных таблиц, или из таблицы и запроса, которые связаны типом связей один-ко-многим. Главная форма в таком случае показывает данные из одной записи, а подчиненная из нескольких записей, которые связаны с записью главной формы. Подчиненные формы должны быть типа ленточная или таблица. В таких формах часто создают вычисляемые поля, в которых вычисляют итоговые величины по данным из записей подчиненной формы.

Например, создадим форму, которая для каждого читателя выводит список книг, которые у него на руках, с указанием автора книги, названия книги, даты выдачи, даты возврата и поля Пеня, которое создано и вычисляется в запросе Список1. Пеня начисляется в размере

одного процента от стоимости книги за каждый просроченный день. Подсчитаем также общую сумму пени для каждого читателя. Форма будет иметь подчиненную форму со списком книг читателя. Данные в подчиненную форму будут браться из запроса Список1, который уже создан в предшествующем пункте.

Начальный макет формы создадим с помощью Мастера форм, а потом улучшим его с помощью Конструктора.

Выполните такие операции для создания формы мастером форм:

1) В окне базы данных выберите вкладку «Формы » и щелкните на кнопке Создать.

2) В окне Новая форма в списке: «Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос» раскройте список таблиц и выберите таблицу Читатели. Потом в другом поле выберите Мастер форм и щелкните на кнопке ОК.

3) Появилось окно Создание форм. Из списка Доступные поля перенесите в список Выбранные поля поля NB, Фамилия, Кафедра и Телефон. Потом в раскрывающемся списке, расположенном выше, раскройте список таблиц и запросов, выберите запрос Список1. Его поля появятся в списке Доступные поля, перенесите в список Выбранные поля все поля запроса.

4) В следующем окне необходимо выбрать тип изображения данных. Выберите «по Читатели», так как главной формой будет форма, которая показывает сведения о читателях. Отметьте переключатель Подчиненные формы, чтобы другие данные были вставлены в подчиненную форму, и щелкните на кнопке Далее.

5) В следующем окне выберите вид подчиненной формы. Так как нам удобнее всего было бы видеть данные о книгах, которые читаются, представленными в виде таблицы, отметьте переключатель «ленточный» и щелкните на кнопке Далее.

6) Выберите стиль для главной формы. Стиль показывается в окне выбора сразу же, как только вы отметите один из них. Щелкните на кнопке Далее.

7) В следующем окне необходимо задать имена форм - главной и подчиненной. Access создал две формы, связанные одна с одной. Но вы можете корректировать их в режиме конструктора независимо одну от другой, а также пользоваться подчиненной формой не зависимо от главной. Дайте главной форме имя Читатели, а подчиненной – Список1. Щелкните на кнопке Готово и вы увидите на экране созданную форму.

На следующем шаге улучшим созданную форму с помощью Конструктора форм.

Добавим теперь в форму Список1 поле, в котором вычисляется общая сумма пени для каждого читателя. Пример такой формы в режиме конструктора приведен на рисунке 25, Конструктором форм добавлено поле “ Вс е го пени ”, которое вычисляется, и расположено в области “Примечание формы”.

Далее идет подробное описание перечисленных действий.

Откройте подчиненную форму Список1 в режиме конструктора. В области Примечание формы создайте новое поле, которое вычисляется. Дайте ему имя “Всего пени ”, и в окне Свойства для графы Данные задайте формулу: =Sum([Пеня]), по которой будет вычисляться сумма пени. Измените текст перед этим полем, и ваша новая форма готова. Сохраните сделанные изменения и откройте форму для просмотра. Вы увидите в форме записи обо всех выданных книгах и внизу в поле общую сумму пени по всем читателям. Обратите внимание на измененные размеры полей, в которых выводится информация о книгах. Это сделано, чтобы авторы и название книги выводились в несколько строк, чтобы более полно видеть содержание поля.

Улучшим теперь вид формы Читатели. Для этого откройте форму Читатели в режиме конструктора и выполните такие действия:

а) растяните мышью область “Заголовок формы”, прибавьте элемент управления Надпись и напишите текст «Информация о читателях и выданных книгах» (рисунок 26). Измените шрифт и его размер для лучшего вида.

б) переместите поля Кафедра и Телефон вправо, чтобы освободить больше места для подчиненной формы.

в) растяните подчиненную форму на все свободное место.

Рисунок 27. Форма Читатели в рабочем режиме