Со служебными документами

18.1. Поступающие в Администрацию города правовые акты, другие документы органов государственной власти и местного самоуправления, обращения юридических и физических лиц, иные документы подлежат рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

Результаты рассмотрения правовых актов и документов органов государственной власти и местного самоуправления, обращений юридических, физических лиц, иных документов оформляются правовыми актами Администрации города, протоколами совещаний у главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, главного архитектора, управляющего делами Администрации города, резолюциями главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, главного архитектора, управляющего делами Администрации города или подписанными ими другими документами.

Контроль исполнения поручений, содержащихся в правовых актах органов государственной власти, Каменск-Шахтинской городской Думы, Администрации города, протоколах заседаний и совещаний, проводимых главой Администрации города, заместителями главы Администрации города, главным архитектором, управляющим делами Администрации города организуется в установленном порядке структурными подразделениями Администрации города в соответствии с их компетенцией.

18.2. Поступившие на рассмотрение в Администрацию города документы, а также принятые по ним решения до их подписания и обнародования в установленном законодательством порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

18.3. Правила организации работы с документами в Администрации города на основании актов законодательства Российской Федерации и Ростовской области определяются настоящим Регламентом.

18.4. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Администрации города возлагается на управляющего делами Администрации города.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в органах Администрации города возлагается на их руководителей.

18.5. Непосредственная работа по документационному обеспечению в органах Администрации города осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство, или лицами их замещающими, функции которых устанавливаются должностными регламентами специалистов.

18.6. Правовые акты Администрации города, а также исходящие документы Администрации города оформляются на бланках установленной формы, содержащих его наименование, соответствующее наименованию, указанному в Уставе муниципального образования «Город Каменск-Шахтинский».

18.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники Администрации города обязаны передавать находящиеся у них на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя.

При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним документы.

В случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю.

18.8. Документы, поступившие в Администрацию города на имя главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, главного архитектора, управляющего делами Администрации принимаются, учитываются и регистрируются в системе электронного документооборота в течение 3-х дней с момента поступления, с распечаткой учетной карточки установленного образца.

После получения документов с резолюцией главы Администрации города и заместителей главы Администрации города вносятся в электронную карточку текст резолюции, фамилии исполнителей и все последующие отметки, организуется тиражирование документов с резолюцией в два и более адресов, с 10 до 10.30 документы передаются работнику, ответственному за организацию рассылки документов.

18.9. Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете ставится штамп Администрации города, проставляется дата поступления, и он передается адресату.

18.10. В документы, поступившие в Администрацию города и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

18.11. Специалист сектора контрольной работы Администрации города и специалист по работе с обращениями граждан осуществляют контроль за установленным порядком оформления и прохождения служебных документов.

18.12. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 №3-1, и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

Работа с документами с грифом «Для служебного пользования» определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города.

Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.

18.13. Специалист сектора контрольной работы Администрации города и специалист по работе с обращениями граждан после предварительного ознакомления с каждым документом сортируют их по адресатам, определяют документы, подлежащие регистрации.

18.14. На входящих документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, входящий номер документа.

Документы, адресованные структурным подразделениям и органам Администрации города, не регистрируются и передаются по назначению.

Документы, переданные главе Администрации города и заместителям главы Администрации города, рассматриваются ими в тот же день или не позднее следующего дня.

18.15. После регистрации входящие документы в 16.30 часов передаются для предварительного ознакомления управляющему делами Администрации города, в 17.00 часов - главе Администрации города.

Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно.

18.16. Входящие документы с назначенным сроком исполнения ставятся на контроль.

18.17. Исходящие письма печатаются в 2-х экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в папке исходящей корреспонденции. Возможно печатание исходящих документов в 3-х экземплярах, 3-й экземпляр передается исполнителю. Подписывается руководителем 1-й экземпляр на бланке письма, 2-й и 3-й - на простых листах бумаги, на них проставляется дата и регистрационный номер. Возможно подписание руководителем другого количества экземпляров.

Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем работнику, ответственному за организацию рассылки документов, для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес. При направлении ответа на входящий документ необходимо приложить его оригинал. Корреспонденция, поступившая в Администрацию города для отправки после 16.00 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.

18.18. Порядок работы с электронными документами, поступившими из Правительства Ростовской области:

18.18.1. Документооборот между Правительством Ростовской области, органами исполнительной власти Ростовской области и Администрацией города осуществляется в электронном виде по СЭД «Дело». Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами, либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Специалист сектора контрольной работы Администрации городапринимает к исполнению электронные документы, зарегистрированные в СЭД «Дело» и заверенные ЭП или созданные в виде электронного образа документы, при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи, а также дополнительных требований к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати.

Прием электронной почты, поступающей из Правительства Ростовской области по СЭД «Дело», осуществляется каждый час в течение рабочего дня. По системе «Дело» направляются указы и распоряжения Губернатора Ростовской области, постановления, распоряжения Правительства Ростовской области, служебные письма Правительства Ростовской области, а также служебные письма и запросы министерств и ведомств Ростовской области.

18.18.2. Документ поступает в папку «Входящие».

18.18.3. Специалист сектора контрольной работы Администрации города (далее - специалист Администрации города) распечатывает документ, регистрирует его путем проставления в нижнем правом углу штампа «Входящий». На контрольных документах в верхнем правом углу проставляется штамп «Контроль» с указанием срока контроля.

18.18.4. Если документ адресован главе Администрации города, то он передается на рассмотрение главе Администрации города, если документ адресован непосредственно заместителю главы Администрации города, то осуществляется пересылка регистрационной карточки документа соответствующему заместителю главы Администрации города по системе «Дело».

18.18.5. После рассмотрения главой Администрации города документ с резолюцией возвращается специалисту Администрации города. Специалист Администрации города вносит в регистрационную карточку документа резолюцию, ответственных исполнителей и срок контроля, после чего документ автоматически перемещается в папку «На контроле».

18.18.6. Документ в системе «Дело» передается в приемные заместителей главы Администрации города, исполнителю (исполнителям), указанному в резолюции.

18.18.7. Если документ не является контрольным и носит информационный или ознакомительный характер, то после внесения резолюции он перемещается в папку «В дело», где и хранится в электронном виде до востребования.

18.18.8. Специалист Администрации города каждый понедельник направляет исполнителям справки-напоминания (компьютерные распечатки) со сроками исполнения документов на неделю, на основании которых каждую пятницу готовит справку управляющему делами Администрации города об исполнении контрольных документов для доклада главе Администрации города.

18.18.9. Документы, отправляемые по системе электронного документооборота «Дело» (далее СЭД - «Дело»), могут быть созданы в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, либо в форме электронного образа документа, полученного в результате сканирования документа на бумажном носителе.

При передаче электронных документов по СЭД «Дело» документы заверяются электронной подписью (далее – ЭП) должностного лица – автора документа. Электронный документ, созданный в виде электронного образа документа, может быть также заверен ЭП должностного лица.

Электронный документ, подписанный ЭП должностного лица – автора документа, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью должностного лица и имеющему оттиск печати.

При отправке документов по СЭД «Дело» может использоваться электронная версия бланка Администрации города Каменск-Шахтинский с электронной подписью должностного лица - автора документа.

Специалист сектора контрольной работы Администрации города, работающий в системе СЭД «Дело», обязан:

- обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности, не допускать использование принадлежащих должностным лицам - владельцам ЭП ключей ЭП без их согласия, в соответствии с действующим законодательством;

- не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена;

- незамедлительно уведомлять о нарушении конфиденциальности ключа ЭП;

- незамедлительно сообщать в министерство информационных технологий и связи Ростовской области о прекращении полномочий должностного лица, владеющего ключом ЭП, в день окончания полномочий - сдать ключ ЭП в министерство информационных технологий и связи Ростовской области.

18.19. Запрос информации о деятельности Администрации города, составленный в письменной форме, подлежит регистрации в течение трех дней со дня его поступления в Администрацию города.

Запрос подлежит рассмотрению в 30-ти дневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока представления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» срока для ответа на запрос.

Если запрос не относится к деятельности Администрации города, то в течение 7 дней со дня регистрации запроса специалистом Администрации города он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено представление запрашиваемой информации. О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией.

В случае, если Администрация города не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом также в течение 7 дней со дня регистрации запроса сообщается направившему запрос пользователю информацией.

Ответ на запрос подлежит регистрации специалистом Администрации города.

18.20. Законченные делопроизводством дела в течение пяти лет остаются в структурных подразделениях Администрации города для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел, сдаются в архивный сектор Администрации города или уничтожаются по акту.

19. Порядок приема и рассмотрения письменных

обращений граждан

19.1. Работа с обращениями граждан в Администрации города организована и осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Областным законом от 18.09.2006 № 540-ЗС «Об обращениях граждан».

Все обращения, предложения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения) в письменной форме, в форме электронных сообщений, в форме обращения (письменного, устного) на личном приеме к должностному лицу, поступающие в Администрацию города, принимаются специалистом по работе с обращениями граждан Администрации города.

Поступившие в адрес руководителей Администрации города письма с пометкой «Лично», правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются, а направляются для рассмотрения адресату.

19.2. В письменном обращении гражданина, составленном в свободной форме, в обязательном порядке указывается либо наименование органа местного самоуправления, в который направляется обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица. Гражданин также указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.

В обращении, поступившем в форме электронного документа, гражданин указывает фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес своей электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

19.3. Обращение гражданина рассматривается в течение 30 (тридцати) календарных дней со дня его регистрации в Администрации города.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие государственные органы или иным должностным лицам, глава Администрации города, должностное лицо Администрации города, уполномоченное на рассмотрение обращений граждан, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более, чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

19.4. Специалист по работе с обращениями граждан, ответственный за прием и регистрацию обращений:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, разорванные документы подклеивает;

- прилагает к письму конверт и поступившие с ним документы, при поступлении от граждан электронных обращений с приложениями (аудиозапись, видеозапись, сканированные документы, фотографии и др.) распечатывает только текст обращения, приложения сохраняет в электронной форме;

- составляет акт на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями); подарками, без письменного вложения; с недостачей документов, упомянутых гражданином в описи;

- возвращает на почту обращение гражданина, поступившее не по адресу;

- регистрирует обращение в течение 3 дней с момента поступления в электронной базе отдельно от основного делопроизводства;

- регистрирует обращения путем присвоения каждому поступившему документу порядкового номера.

19.5. Обращение, подписанное двумя и более гражданами, регистрируется как коллективное. Коллективному обращению присваивается очередной порядковый номер.

19.6. Специалист по работе с обращениями граждан, ответственный за прием и регистрацию обращений, проверяет обращение на повторность. Если обращение поступило повторно, к поступившему обращению приобщаются копии материалов по предыдущему обращению. Повторным обращениям присваивается очередной регистрационный номер.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или гражданин не согласен с принятым по его обращению решением.

Не считается повторным обращение одного и того же автора, но по разным вопросам.

19.7. Обращения, адресованные руководителям структурных подразделений и отраслевых органов Администрации города, а также председателям комиссий, советов, комитетов, созданных в соответствии с нормативными правовыми актами Администрации города, не регистрируются, а направляются по принадлежности.

19.8. Зарегистрированные обращения граждан направляются на рассмотрение главе Администрации города, заместителям главы Администрации города в соответствии с вопросами, отнесенными к их ведению, согласно распределению обязанностей.

Главе Администрации города передаются коллективные обращения, обращения, содержащие общественно-значимый характер, а так же обращения, поступившие из вышестоящих органов, взятые ими на контроль.

19.9. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию главы Администрации города, направляется должностным лицом Администрации города, уполномоченным на рассмотрение обращений граждан, в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение 5 дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

19.10. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу Администрации города, решения или действия (бездействия) которых обжалуются. В случае, если в соответствии с запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

19.11. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

19.12. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации должностным лицом, уполномоченным на рассмотрение обращений граждан, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

19.13. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, глава Администрации города, заместители главы Администрации города, главный архитектор, управляющий делами Администрации города (далее – должностное лицо Администрации города, уполномоченное на рассмотрение обращений граждан) вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

19.14. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения должностное лицо Администрации города, уполномоченное на рассмотрение обращений граждан, сообщает гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

19.15. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо Администрации города, уполномоченное на рассмотрение обращений граждан, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

19.16. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, должностное лицо Администрации города, уполномоченное на рассмотрение обращений граждан, сообщает о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

19.17. При поступлении обращений граждан должностное лицо Администрации города, уполномоченное на рассмотрение обращений граждан, пишет резолюцию руководителю структурного подразделения, отраслевого органа Администрации города, муниципального (казенного) учреждения, и (или) иному должностному лицу, в соответствии с компетенцией, в которой определяет порядок рассмотрения обращения.

19.18. Должностные лица вправе рассмотреть обращения лично либо поручить рассмотрение обращения в порядке ведомственной подчиненности.

Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения (подготовка ответа):

- обеспечивает полное и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы (в т.ч. в электронном виде) в других государственных органах и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, в соответствии с законодательством;

- при подготовке ответа в федеральный орган государственной власти, в Правительство Ростовской области указывает, когда гражданин проинформирован о результатах рассмотрения его обращения, либо прилагает копию ответа гражданину;

- при подготовке ответа на коллективное обращение указывает, кому из обратившихся граждан направлен ответ;

- готовит письменный ответ гражданину по существу поставленных в обращении вопросов;

- при продлении срока рассмотрения обращения, либо в случае невозможности решения вопросов, обозначенных в обращении, в установленные сроки, в ответе гражданину указывает срок окончательного рассмотрения обращения.

Если в резолюции указаны несколько исполнителей, ответственным за подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, который организует рассмотрение обращения остальными исполнителями, определяет сроки предоставления ими информации, обобщает подготовленную информацию. Первый исполнитель готовит обобщенный ответ и направляет его заявителю.

Допускается подготовка одного ответа на несколько обращений, поступивших в течение 30 календарных дней, идентичных по содержанию, при этом в ответе указывается перечень заявлений, на которые дается ответ.

19.19. Ответ на обращение оформляется на бланке Администрации города за подписью должностного лица Администрации города, уполномоченного на рассмотрение обращений граждан.

19.20. После направления ответа гражданину, само обращение, прилагающиеся к нему документы (при наличии), копия ответа гражданину подшиваются в архивное дело.

20. Организация личного приема граждан

20.1. Личный прием граждан осуществляется главой Администрации города, заместителями главы Администрации города по вопросам, входящим в их компетенцию, в соответствии с графиком личного приема граждан.

График приема должностными лицами Администрации города размещается на официальном сайте Администрации города, а также на информационном стенде в вестибюле первого этажа здания Администрации города.

20.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и сообщает суть обращения.

На личный прием граждан при необходимости могут привлекаться руководители структурных подразделений и органов Администрации города.

20.3. Беседа с гражданами и предварительная запись на прием к главе Администрации города, заместителям главы Администрации города проводится специалистом по работе с обращениями граждан Администрации города.

По телефону запись на прием не производится.

20.4. При записи на личный прием к главе Администрации города учитывается следующее:

- поднимаемый гражданами вопрос (вопросы) находится в компетенции органов местного самоуправления;

- поднимаемый гражданами вопрос (вопросы) рассматривался компетентными подразделениями, органами, учреждениями, ответственными должностными лицами Администрации города (руководители подразделений, органов, учреждений Администрации города) и не решен по объективным или субъективным причинам.

Во время предварительной беседы (при записи на личный прием к главе Администрации города) специалист по работе с обращениями граждан консультирует граждан, разъясняет им порядок разрешения их обращений (вопросов). Специалист по работе с обращениями граждан Администрации города вправе рассмотреть возможность и по согласию гражданина записать его на прием к заместителю главы Администрации города либо направить в структурные подразделения или отраслевые органы Администрации города для решения вопросов в рабочем порядке.

20.5. При обращении гражданина по вопросам, не отнесенным к полномочиям Администрации города, специалист по работе с обращениями граждан Администрации города дает необходимые разъяснения по существу затрагиваемых проблем, а также дает разъяснения, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

20.6. О дне и времени приема, а также о возможных изменениях граждане, записавшиеся на прием, уведомляются персонально.

Запись на прием прекращается за 2 дня до объявленной даты.

20.7. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны принимаются вне очереди.

20.8. За день до объявленной даты проведения личного приема специалист по работе с обращениями граждан Администрации города оформляет в СЭД «Дело» карточку личного приема гражданина, осуществляет подборку документов, необходимых для рассмотрения вопросов (копии ответов, акты проверок и т.д.), приглашает на прием руководителей структурных подразделений, отраслевых органов Администрации города, муниципальных учреждений города, к полномочиям которых может быть отнесено решение вопросов, поднятых заявителями.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

20.9. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

20.10. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема граждан, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Федеральным Законом.

21. Служебные удостоверения

21.1. Служебное удостоверение Администрации города (далее – удостоверение) является документом, удостоверяющим личность и должностное положение муниципального служащего Администрации города.

21.2. Удостоверение оформляется муниципальным служащим Администрации города и руководителям органов Администрации города.

21.3. Удостоверение оформляется при поступлении (назначении) на должность муниципальной службы. Основанием для оформления удостоверения является распоряжение Администрации города о приеме на должность муниципальной службы.

21.4. Удостоверение Администрации города выдается на срок исполнения полномочий главой Администрации города.

21.5. Удостоверение муниципального служащего подписывается главой Администрации города и заверяется гербовой печатью Администрации города.

21.6. Оформление, выдача и обеспечение возврата удостоверения возлагается на главного специалиста.

21.7. Для оформления удостоверения муниципальным служащим предоставляется фотография, выполненная в цветном изображении, размером 30х40 мм на фотобумаге в анфас.

21.8. Регистрация и учет служебных удостоверений осуществляется в журнале регистрации (учета) выдачи служебных удостоверений Администрации города.

21.9. Удостоверению присваивается порядковый номер в соответствии с журналом учета и выдачи служебных удостоверений Администрации города. Номер при переоформлении удостоверения изменению не подлежит.

21.10. Выдача муниципальному служащему удостоверения осуществляется лично и под роспись в журнале учета и выдачи служебных удостоверений Администрации города. Передача удостоверения другим лицам не допускается. Муниципальный служащий несет персональную ответственность за сохранность служебного удостоверения.

21.11. Недопустимо использование муниципальным служащим служебного удостоверения в целях, не связанных с исполнением им своих должностных обязанностей.

21.12. Удостоверение подлежит замене в случае:

- изменения фамилии, имени или отчества;

- изменения должности муниципальной службы;

- порчи или утраты служебного удостоверения;

- осуществления общей замены служебных удостоверений;

- истечения срока действия служебного удостоверения;

21.13. В случае утраты удостоверения, муниципальный служащий обязан:

- незамедлительно письменно поставить в известность непосредственного руководителя, управляющего делами Администрации города;

- опубликовать в газете объявление об утрате удостоверения и признании его недействительным.

21.14. При утрате удостоверения новое удостоверение выдается на основании следующих документов:

- личного заявления муниципального служащего на имя управляющего делами Администрации, с указанием обстоятельств утраты и номера утраченного удостоверения;

- копии публикации в городской газете объявления об утрате удостоверения и признании его недействительным.

21.15. В случае порчи удостоверения муниципальный служащий обязан предоставить управляющему делами Администрации города:

- личное заявление на имя управляющего делами Администрации города с указанием обстоятельств порчи удостоверения;

- испорченное удостоверение.

21.16. Недействительные удостоверения и испорченные бланки служебных удостоверений подлежат уничтожению с оформлением акта, составленного в соответствии с распоряжением Администрации города. Акт хранится у главного специалиста, в течение трех лет.

21.17. При увольнении муниципальный служащий сдает удостоверение главному специалисту, в день увольнения, о чем делается запись в журнале учета и выдачи служебных удостоверений Администрации города «Удостоверение сдано», ставится роспись лица, принявшего его и дата сдачи удостоверения.

21.18. В целях удостоверения личности и должности работника Администрации города при осуществлении своих должностных обязанностей, Администрация города выдает удостоверение работника Администрации города.

21.19. Удостоверение работника Администрации города выдается:

- водителям автомобиля Администрации города.

Выдача, учет и возврат удостоверения работника Администрации города осуществляется в порядке, предусмотренном для муниципальных служащих Администрации города.

21.20. Недопустимо использование работником Администрации города служебного удостоверения в целях, не связанных с исполнением им своих должностных обязанностей.