![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Правила подготовки и проведения совещаний
В современном менеджменте особую актуальность приобретают коллективные формы управления и принятия управленческих решений. В этой связи особое место и значение в работе руководителя имеют совещания, которые являются наиболее распространенной формой коллективного сотрудничества. С другой стороны, практический опыт и исследования показывают, что далеко не все проводимые совещания оказываются оправданными и до 80% разговоров на них вообще не относятся к делу. Это свидетельствует о необходимости выработки у руководителей специальных навыков по подготовке и проведению совещаний. Все совещания, проводимые руководителем, подразделяются на плановые, проводимые с установленной периодичностью, и неплановые, проводимые в связи с необходимостью коллегиального (коллективного) решения возникших проблем. При подготовке совещания необходимо учесть следующее: 1) проведение совещаний должно диктоваться производственной необходимостью; 2) на совещание выносят лишь те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке; 3) вся необходимая информация готовится к совещанию соответствующими специалистами заблаговременно и предоставляется участникам совещания накануне его проведения вместе с повесткой, чтобы у них была возможность детально ознакомиться с выносимыми на рассмотрение материалами; 4) в ходе совещания необходимо следить за регламентом и не отклоняться от повестки; 5) во время совещания следует добиваться от выступающих конкретных предложений; 6) по каждому из вопросов, выносимых на совещание, должны приниматься конкретные решения с указанием сроков исполнения и ответственных исполнителей; 7) выполнение решений, принятых на предыдущем совещании, должно быть проконтролировано и оглашено. Оперативные совещания с подчиненными обычно проводятся в кабинете руководителя в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня и не требуют специальной подготовки и приглашений участникам, т. к. они проходят по единожды введенному регламенту. Совещания с приглашением сторонних лиц и с большим количеством участников проводятся, как правило, в специальных помещениях (актовые залы, конференц-залы и т.п.) и требуют более серьезной и трудоемкой подготовки, включающей: 1) уточнение даты, места и времени проведения совещания; 2) составление повестки дня, списков участников и докладчиков; 3) составление перечня необходимых подготовительных работ с указанием сроков и ответственных; 4) подготовку и рассылку приглашений (в приглашении, которое подписывает руководитель, должны содержаться: наименование организации, характер совещания, время, дата и место его проведения, рассматриваемые вопросы); 5) уточнение регламента совещания; 6) подготовку и оборудование помещения для проведения совещания; 7) подготовку материалов для участников совещания. Совещания любого вида протоколируются. Протокол подписывается председателем и секретарем.
|