Порядок ввода АИС-БУ в эксплуатацию

Для ввода АИС-БУ в эксплуатацию должны быть созданы соответствующие условия:

· гарантировано надежное функционирование технических средств;

· укомплектовано системное и прикладное программное обеспечение;

· подготовлена информационная база;

· разработан технологический процесс решения задач;

· составлены должностные инструкции учетного персонала;

· работники бухгалтерии пошли специальную подготовку работы на компьютере.

Помимо адаптации программ к особенностям ведения учета на предприятии, при внедрении АИС БУ в эксплуатацию должны быть выполнены:

· аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и инвентаризация товарно-материальных ценностей и состояния взаиморасчетов;

· установка программного обеспечения;

· создание и заполнение справочников условно-постоянной информации;

· ввод остатков по синтетическим и аналитическим счетам.

Аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета. На этапе ввода системы в эксплуатацию следует провести аудиторскую проверку ведения бухгалтерского учета и инвентаризацию материальных ценностей и расчетов. Это позволит еще раз убедиться в правильности выбранной учетной политики предприятия и обеспечит правильную настройку параметров и справочников программы, а также избавит от ввода лишних и неправильных данных.

Установка системы. Программные продукты обычно поставляются на одной или нескольких дискетах или компакт-дисках. Порядок установки всегда подробно описывается в документации. В процессе инсталляции его необходимо неукоснительно соблюдать.

Создание и заполнение справочников условно-постоянной информации. Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной (переменной), так и нормативно-справочной (условно-постоянной) информации. Если оперативная информация вводится в компьютер в процессе повседневной работы, то организация нормативно-справочной информации выполняется на этапе

внедрения системы автоматизированного учета. Эта процедура связана с созданием справочников, классификаторов, словарей, предназначенных для использования в повседневной работе бухгалтера при решении различных задач. Справочники нормативно-справочной информации могут пополняться и в процессе повседневной работы.

Справочники разделяются на пользовательские и системные.

Пользовательские справочники обеспечивают хранение условно-постоянной информации необходимой при решении задач учета. Они настраиваются и модифицируются непосредственно самим бухгалтером применительно к собственным условиям работы. Примером таких справочников являются справочник синтетических счетов – план счетов, справочники объектов аналитического учета – подразделений предприятия, дебиторов и кредиторов, подотчетных лиц и т.д.

Системные справочники используются разработчиками для обеспечения функционирования системы. К ним относятся справочники со значениями параметров, определяющих технические стороны ее функционирования, справочники с информацией о базах данных, схемах взаимодействия АРМов, групп пользователей и их полномочий и т.п. В отличие от пользовательских справочников элементы системных справочников не могут быть удалены или скорректированы бухгалтером.

Ввод начальных остатков по синтетическим и аналитическим счетам. При внедрении АИС БУ для обеспечения преемственности данных ручного и машинного учета необходимо ввести остатки по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, начиная с которого предполагается вести компьютерный учет, и сформировать вступительный баланс. Эта работа выполняется после создания всех необходимых справочников.

Ввод начальных остатков в программах реализован, как правило, одним из следующих двух способов. Первый способ предполагает простое редактирование сальдо счета/субсчета. Когда по какому-то счету открыты аналитические счета, то программа откроет их список и для каждого из них надо будет задать начальный остаток. При втором способе начальные остатки вводятся в виде так называемых фиктивных проводок. В такой проводке в качестве основного указывается счет, по которому вводится остаток, а в качестве корреспондирующего счета вводится фиктивный счет 00. Сумма проводки определяет сумму начального остатка. Проверить правильность ввода начальных остатков при этом способе можно путем составления оборотной ведомости, в которой конечное сальдо по фиктивному счету должно быть нулевым, а дебетовый и кредитовый обороты равны.

После того, как корректность ввода остатков не вызывает сомнений, можно сформировать и распечатать вступительный баланс на момент перехода на автоматизированный учет.

На этом ввод АИС-БУ в эксплуатацию заканчивается, и бухгалтер может приступить к повседневной текущей работе.

Помимо перечисленных работ на этапе внедрения выполняется ряд процедур технического характера для адаптации программных средств к конкретным техническим и операционным средам. Многие системы автоматизации учета предлагают пользователю разнообразные средства эргономической настройки, в числе которых установка желаемой цветовой палитры экранных форм, функции переопределения структуры меню системы, " горячих" клавиш, звуковых сигналов и некоторые другие. Эти вопросы, хотя и важны, но носят частный характер.