Учет и документация операций по расчетам с подотчетными лицами

Бюджетные учреждения выдают денежные средства под отчет для расчетов:

- по оплате труда,

- за транспортные услуги,

- за коммунальные услуги,

- за приобретение материалов для хозяйственных нужд,

- за приобретение основных средств,

- за приобретение горюче-смазочных материалов,

- на командировочные расходы.

Движение денежных средств, выданных под отчет отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании Приходных и Расходных кассовых ордеров и Авансовых отчетов.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств. Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру. При этом следует иметь в виду, что денежные средства в подотчет могут выдаваться только работнику данного учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.

В соответствии с правилами ведения кассовых операций, подотчетное лицо, не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который был выдан аванс, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет или вернуть денежные средства в кассу учреждения.

Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс на основании статьи 137 ТК РФ.

Для отражения операций по учету подотчетных сумм Инструкцией №25н предусмотрен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Наиболее часто подотчетные суммы выдаются на оплату служебных командировок. Служебной командировкой, по определению статьи 166 ТК РФ, считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. (на срок более 1 суток). В служебную командировку могут быть направлены только работники (в том числе и совместители) бюджетного учреждения, состоящие с ним в трудовых отношениях, регулируемых трудовым кодексом. Лица, работающие в учреждении по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны, так как эти отношения регулируются ГК РФ. Возмещению при направлении работника в служебную командировку, на основании статьи 168 ТК РФ, подлежат следующие расходы:

- расходы по проезду до места командировки и обратно;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Существующие лимиты: суточные 100 руб в день, проживание согласно документов не более 550 рублей, без документов – 12 рублей.

Работник, направляемый в служебную командировку, обязан составить служебное задание, на основании которого оформляется приказ о направлении работника в командировку.

Работнику выдается командировочное удостоверение.

Выдача подотчетных средств на командировочные расходы отражается на счетах:

208.12 - суточные

208.22 – транспорт (проезд) К 40130000

208.26 – проживание

Представительские расходы бюджет не финансирует.