Учет и документация операций по расчетам за недосдачу, потерю и порчу.

Методология отражения недостач материальных ценностей в бюджетном учете зависит от причин возникновения недостачи. Недостача может возникнуть в пределах норм естественной убыли или сверх этих норм, а также в результате порчи или хищения ценностей. В соответствии с законодательством любая недостача материальных ценностей должна быть подтверждена документально. Это значит, что в бухгалтерском учете она отражается только по результатам проведенной инвентаризации, проверки или ревизии.

Инструкция N 107н предписывала после установления недостачи в течение пяти дней передать материалы в следственные органы. Новая Инструкция по бюджетному учету также содержит требование о передаче документов в следственные органы. В соответствии с п. 161 Инструкции N 70н после установления фактов недостач и хищений материалы должны быть переданы для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела в установленном порядке. В свою очередь, порядок предъявления гражданского иска установлен ГПК РФ, а порядок возбуждения уголовного дела - УПК РФ. При получении решения суда суммы, отнесенные на виновных лиц, уточняются в соответствии с исполнительным листом. Это требование содержится и в старой, и в новой инструкции.

Инструкцией N 70н для учета расчетов по недостачам предназначен счет 0 209 00 000 " Расчеты по недостачам". Учет расчетов ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления на следующих счетах аналитического учета:

0 209 01 000 " Расчеты по недостачам основных средств";

0 209 02 000 " Расчеты по недостачам непроизведенных активов";

0 209 03 000 " Расчеты по недостачам нематериальных активов";

0 209 04 000 " Расчеты по недостачам материальных запасов";

0 209 05 000 " Расчеты по недостачам финансовых активов".

При определении размера ущерба следует исходить из рыночной стоимости недостающих ценностей. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи этих активов (п. 161 Инструкции N 70н).

Суммы выявленных недостач, хищений, потерь начисляются проводкой по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 и кредиту счета 0 401 01 172 " Доходы от реализации активов".

При возмещении ущерба суммы недостач, учтенные на соответствующих аналитических счетах счета 0 209 00 000, списываются в зависимости от способа возмещения в дебет счетов 0 201 01 510 " Поступления денежных средств учреждения на банковские счета", 0 201 04 510 " Поступления в кассу", или соответствующих счетов аналитического учета счета 0 210 02 400 " Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации нефинансовых активов".

Суммы, поступившие в возмещение недостач и хищений объектов основных средств, нематериальных активов и малоценного инвентаря, подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании ущерба с них, то суммы недостач списываются с кредита аналитических счетов счета 0 209 00 000 в дебет счета 0 401 01 172 " Доходы от реализации активов".

Таким образом, списание недостач в связи с неустановлением виновных лиц по новым правилам, определенным Инструкцией N 70н, происходит с использованием счетов учета финансового результата учреждения (раздел 4 Плана счетов бюджетного учета). То есть недостача в этом случае списывается на финансовый результат учреждения, а не на уменьшение финансирования.

Списание материальных запасов в пределах норм естественной убыли отражается по дебету счета 0 401 01 272 " Расходование материальных запасов" и кредиту счетов 0 105 01 440 " Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств", 0 105 02 440 " Уменьшение стоимости продуктов питания", 0 105 03 440 " Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов", 0 105 04 440 " Уменьшение стоимости строительных материалов", 0 105 05 440 " Уменьшение стоимости прочих материальных запасов" (п. 59 Инструкции N 70н).

При списании недостач основных средств, непроизведенных, нематериальных активов, образовавшихся вследствие стихийных бедствий, сначала списывается начисленная за период эксплуатации объекта амортизация: делается проводка по дебету аналитических счетов счета 0 104 00 000 " Амортизация" (уменьшение стоимости за счет амортизации) в корреспонденции с кредитом соответствующих аналитических счетов учета нефинансовых активов (уменьшение их стоимости). Затем остаточная стоимость списывается на чрезвычайные расходы проводкой: дебет счета 0 401 01 273 " Чрезвычайные расходы по операциям с активами" и кредит соответствующих аналитических счетов учета нефинансовых активов (уменьшение их стоимости).