Типы меню. Основные форматы. Команда Формат/Ячейки

Меню бывают двух типов: иерархические и контекстные. В иерархические меню входят команды трех видов: выполняемые (возвращают требуемое действие сразу после применения команды), интерфейсные (вызывают меню следующего уровня, рядом с названием команды стоит треугольная метка), завершающие (вызывают диалоговые окна, рядом с названием команды стоит многоточие). Верхним уровнем иерархических меню является основное меню, за ним следуют ниспадающие меню. На нижнем уровне находятся диалоговые окна.

Различные типы команд иерархических меню рассмотрим на примере команды Формат основного меню (см. Рис.2.1).

В этом меню интерфейсными командами являются: Строка; Столбец; Лист, а завершающими – Ячейки, Автоформат, Условное форматирование, Стиль. Выполняемых команд нет. Активизируем опцию Ячейки. Обратите внимание на Рис.2.1: команда Формат / Ячейки может вызываться на исполнение комбинацией «горячих» клавиш < Ctrl > +< 1>.

Команды меню Формат позволяют управлять форматом данных. После выбора в этом меню команды Ячейки (см. Рис.2.2) активизируем вкладку Число в окне диалога Формат ячеек. Вкладка Число, как показано на Рис.2.2, предлагает 12 категорий форматов. Кратко охарактеризуем некоторые наиболее часто используемые форматы.

Рис.2.1. Экран Excel с активной кнопкой Формат

Рис. 2.2. Диалоговое окно Формат ячеек с активной вкладкой Общий

1. Формат Общий — это первая категория в окне диалога Формат ячеек. Если явно не изменить формат ячейки, Excel отобразит любое введенное текстовое или числовое значение в формате Общий. За некоторыми исключениями, формат Общий отображает точно то, что вводится в ячейку. Например, при вводе числа 123, 45 в ячейке будет выведено это же число 123, 45.

Формат Числовой имеет параметры, позволяющие выводить числовые значения в виде целых чисел или чисел с фиксированной запятой, а также выделять отрицательные значения с помощью цвета. Флажок Разделитель групп разрядов добавляет пробелы между сотнями и тысячами, тысячами и миллионами и т. д. Обратим внимание на одно важное обстоятельство: при стандартных настройках Ехсеl в форматах Числовой и Общий введенное число по умолчанию отображается прижатым к правой границе ячейки. Часто при вводе чисел возникает ошибка, если в качестве десятичного разделителя используется точка, а не запятая. Дело здесь в том, что в русскоязычных установках для Windows в качестве десятичного разделителя обычно применяется запятая, а в международных установках – точка. Отметим, что можно изменить эти установки с помощью последовательности команд Windows: Пуск / Настройка / Панель управления / Язык и стандарты. Однако обычно про это забывают. Ехсеl подскажет Вам, если допущена такая ошибка: “число” с точкой в качестве десятичного разделителя окажется прижатым к левой границе ячейки, что характерно для текстовых значений. С таким числовым текстом в ряде случаев нельзя проводить вычислений, однако, всегда можно выполнять действия, характерные для текстовых значений.

Формат Денежный действуетаналогично формату категории Числовой за исключением того, что вместо управления выводом пробела можно управлять выводом денежной единицы. Отметим, что с числами в денежном формате можно выполнять действия как с обычными числами.

Формат Финансовый в основном соответствует денежному формату, в частности, позволяет вывести число с денежной единицей или без нее с заданным количеством десятичных знаков. Основное различие состоит в том, что финансовый формат выводит денежную единицу с выравниванием по левому краю, в то время как само число выравнивается по правому краю ячейки.

Формат Процентный выводит числа в виде процентов. Десятичная запятая в форматируемом числе сдвигается на два знака вправо, а знак процента выводится в конце числа. Например, процентный формат без десятичных знаков 0, 1234 выведет число как 12%, а при задании двух десятичных знаков это же значение будет выведено как 12, 34%. Особо отметим, что с числами, записанными в процентном формате, вычисления следует проводить как с обычными числами, не уменьшая их предварительно в сто раз. В этом смысле символ процента надо рассматривать как оператор, выполняющий последнюю процедуру за пользователя.

Экспоненциальный формат выводит число в экспоненциальной записи. Например, экспоненциальный формат с двумя десятичными знаками выведет значение 98765432198 как 9, 88Е+10. Экспоненциальный формат можно также использовать для вывода очень малых чисел. Например, этот формат выведет число 0, 000000009 в виде 9, 00Е-09.

Применение формата Текстовый к ячейке означает, что значение в этой ячейке должно трактоваться как текст. Еще раз подчеркнем, что числовое значение в ячейке по умолчанию выравнивается по правому краю, а текстовое – по левому. Если к этой ячейке применен текстовый формат, то это значение выравнивается по левому краю, как если бы оно было текстовым значением (и в дальнейшем это число воспринимается Ехсеl как текст).

При выборе категории Числовой в списке форматов в правой части этого окна диалога выводятся имеющиеся для данной категории форматы и параметры. Секция в верхней части этого окна диалога показывает, как выбранный формат воздействует на содержимое активной ячейки. Перед открытием окна диалога следует всегда выделять ячейку, содержимое которой нужно отформатировать. В этом случае можно сразу увидеть результат в секции Образец и при необходимости подправить его.

Обратим внимание на различие между хранимыми в ячейках и отображаемыми в них значениями. На хранимые числовые или текстовые значения форматы не воздействуют. Например, при вводе числа с шестью десятичными знаками после запятой в ячейку, которая отформатирована с двумя десятичными знаками, число отображается в ней только с двумя десятичными знаками, но хранимое значение, используемое в вычислениях, при этом имеет шесть десятичных знаков.

На Рис.2.3 показана еще одна очень важная вкладка Выравнивание диалогового окна Формат ячеек, к которой приходится постоянно обращаться при работе в Excel.

Рис.2.3. Вкладка Выравнивание окна диалога Формат ячеек

Вкладка Выравнивание в окне диалога Формат ячеек контролирует расположение текста и чисел в ячейках. Эту вкладку можно также использовать для создания многострочных надписей, повторения ряда символов в одной или нескольких ячейках и для вертикальной или «угловой» ориентации текста. Имеется семь вариантов выравнивания по горизонтали: Обычное, По левому краю, По центру, По правому краю, С заполнением, По обоим краям и Центрировать по выделению. Секция Ориентация контролирует вертикальное выравнивание и ориентацию введенных данных. Можно установить флажок Переносить по словам при любом варианте выравнивания.

Если в секции Выравнивание по горизонтали установлено По значению, то числовые значения (в используемом по умолчанию варианте горизонтального выравнивания) выравниваются по правому краю, а текстовые значения – по левому.

При выборе позиции По левому краю, По центру или По правому краю содержимое выделенных ячеек выравнивается соответственно по левому краю, по центру и по правому краю ячейки.

Иногда нужно скрыть содержимое ячеек так, чтобы данные не появлялись ни на листе, ни в строке формул. Для этого используется защита ячеек. Для получения дополнительных сведений о защите ячеек следует обратиться к Справке Excel.

Выбор позиции По центру выделения позволяет центрировать текст от данной ячейки вдоль всех выделенных справа от нее пустых ячеек до края выделения или до следующей непустой ячейки в выделении.

В секции Выравнивание по вертикали имеется четыре позиции – По верхнему краю, По центру, По нижнему краю и По обоим краям.

Секция Ориентация позволяет размещать значения либо горизонтально, либо вертикально сверху вниз без поворота букв, а также с поворотом букв в пределах от 0 до 90 градусов по часовой или против часовой стрелки. Excel автоматически настраивает высоту строки при вертикальной ориентации в том случае, если она заранее не была установлена.

Еще две важные команды вкладки Выравнивание соответствуют установленным флажкам Переносить по словам и Объединение ячеек, которые можно использовать совместно. Установленный флажок Переносить по словам означает, что Ехсеl будет сам осуществлять перенос целых слов (или их частей без знака переноса) внутри ячейки заданной ширины, увеличивая ее высоту. Того же эффекта можно добиться при вводе текста с клавиатуры, если между словами или при переносах нажимать комбинацию клавиш < Alt> + < Enter>. Команда Объединение ячеек позволяет объединить предварительно выделенные связные прямоугольные диапазоны ячеек и работать с ними как с единым целым. Часто эта команда используется для центрирования введенного текста по нескольким подряд идущим горизонтально расположенным ячейкам при формировании заголовков таблиц. Однако следует иметь в виду, что объединенные ячейки в ряде случаев могут мешать выполнению многих стандартных процедур Ехсеl, например, вставке строк и столбцов.

Выравнивание содержимого ячейки можно также осуществлять с помощью кнопок По левому краю, По центру, По правому краю или Центрировать по выделению панели инструментов Форматирование. Если одна из кнопок выравнивания на панели инструментов Форматирование является активной (т.е. по ней выполнен! ЛКМ), то она принимает специальный вид «нажатой» кнопки, показывая тем самым, что исполняется соответствующая ей команда. В результате можно всегда визуально определить, какой из вариантов выравнивания был применен к активной ячейке. Отметим, что понятие «нажатой» кнопки имеет смысл и для всех прочих команд любой панели инструментов, а не только для обсуждаемых. Чтобы выключить активный режим и вернуть активную ячейку к первоначальному состоянию, нужно нажать кнопку еще раз (как говорят, «отжать» кнопку).

Команда Формат ячеек управляет также выбором шрифтов (вкладка Шрифт) текстовых значений ячеек, рамок (вкладка Граница), используемых для обрамления выделенных объектов, и цветовых эффектов (вкладка Вид). Рамки и тени используются для оформления таблиц, а также для привлечения внимания к важным областям рабочего листа. Иногда сетку Ехсеl удаляют из рабочего листа, чтобы рамки выглядели более выразительно. Для этого используется последовательность команд: Сервис / Параметры / Вид / снять флажок Сетка. Всегда имеет смысл удалять сетку при назначении границ таблицам, имеющим относительно сложную структуру.

Вопросы для самопроверки

2.1. Сколько в Ехсеl имеется типов меню?

2.2. Сколько видов команд входит в иерархические меню?

2.3. Являются ли диалоговые окна одним из уровней иерархических меню?

2.4. Сколько категорий форматов содержит вкладка Число команды Формат / Ячейки?

2.5. Если явно не изменить формат ячейки, в каком формате Excel отображает любое введенное текстовое или числовое значение?

2.6. Если приняты русскоязычные стандарты для Windows, а при вводе числав качестве десятичного разделителя использована точка, то к какому краю ячейки по умолчанию прижимается это число?

2.7. Можно ли с числами в Формате Денежный выполнять действия как с обычными числами?

2.8. Воздействуют ли форматы на хранимые в ячейках числовые или текстовые значения?

2.9. Воздействуют ли форматы на отображаемые в ячейках числовые или текстовые значения?

2.10. Что означает установленный флажок Переносить по словам вкладки Выравнивание в диалоговом окне Формат ячейки?

Контрольные вопросы

2.11. Какойкомбинацией «горячих» клавиш может вызываться на исполнение команда Формат / Ячейки?

2.12. К какому краю ячейки (по умолчанию) прижимается число, введенное в нее в формате Общий?

2.13. Следует ли символ процента рассматривать как оператор?

2.14. С помощью какой команды основного меню можно удалить сетку Ехсеl из рабочего листа?